Excel heeft niet de gegevensbeheermogelijkheden van relationele databaseprogramma's zoals SQL Server en Microsoft Access. Wat het echter wel kan doen, is dienen als een eenvoudige database die voldoet aan de vereisten voor gegevensbeheer.
In Excel worden gegevens georganiseerd met behulp van de rijen en kolommen in een werkblad. De tabelfunctie maakt het gemakkelijk om gegevens in te voeren, te bewerken en te manipuleren.
Deze instructies zijn van toepassing op Excel-versies 2019, 2016, 2013, 2010 en Excel voor Microsoft 365.
Databasevoorwaarden: records en velden
Een database is een verzameling gerelateerde informatie die is opgeslagen in een of meer computerbestanden. Vaak zijn de gegevens zo in tabellen geordend dat ze gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt, gesorteerd, gecorrigeerd en gefilterd.
Een eenvoudige database, zoals Excel, bevat alle informatie over één onderwerp in één tabel. Relationele databases, aan de andere kant, bestaan uit vele tabellen met elk informatie over verschillende, maar gerelateerde onderwerpen.
Records
In databaseterminologie bevat een record alle informatie of gegevens over een specifiek object in de database. In Excel bevat elke cel in een werkblad één informatie-item of waarde.
Velden
Elk gegeven in een databaserecord, zoals een telefoonnummer of huisnummer, wordt een field genoemd. In Excel dienen de afzonderlijke cellen van een werkblad als velden, aangezien elke cel één stuk informatie over een object kan bevatten.
Veldnamen
Het is essentieel om een database te organiseren zodat u de gegevens kunt sorteren of filteren om specifieke informatie te vinden. Het toevoegen van kolomkoppen, ook wel veldnamen genoemd, maakt het gemakkelijker om gegevens in dezelfde volgorde voor elk record in te voeren.
Voorbeelddatabase
In de afbeelding hierboven heeft elke leerling een aparte rij in de tabel die alle beschikbare informatie over hen bevat.
Elke cel in een rij is een veld met één stukje informatie. De veldnamen in de kopregel zorgen ervoor dat de gegevens geordend blijven door alle gegevens over een specifiek onderwerp, zoals naam of leeftijd, voor alle leerlingen in dezelfde kolom te houden.
Excel's gegevensbeheertools
Bovendien heeft Microsoft verschillende gegevenshulpmiddelen om het gemakkelijker te maken om met grote hoeveelheden gegevens te werken die zijn opgeslagen in Excel-tabellen en om deze in goede staat te houden.
Een formulier voor records gebruiken
Een van die hulpmiddelen is het gegevensformulier. U kunt het gebruiken om records te zoeken, bewerken, invoeren of verwijderen in tabellen met maximaal 32 velden of kolommen.
Het standaardformulier bevat een lijst met veldnamen in de volgorde waarin ze in de tabel zijn gerangschikt, om ervoor te zorgen dat gebruikers records correct invoeren. Naast elke veldnaam staat een tekstvak voor het invoeren of bewerken van de afzonderlijke gegevensvelden.
Hoewel het mogelijk is om aangepaste formulieren te maken, is het maken en gebruiken van het standaardformulier vaak alles wat nodig is.
Verwijder dubbele gegevensrecords
Een veelvoorkomend probleem met alle databases zijn gegevensfouten. Naast eenvoudige spelfouten of ontbrekende gegevensvelden, kunnen dubbele gegevensrecords een probleem zijn naarmate een gegevenstabel groter wordt.
Een ander gegevenshulpmiddel van Excel kan worden gebruikt om deze dubbele records te verwijderen - exacte of gedeeltelijke duplicaten.
Gegevens sorteren in Excel
Sorteren betekent gegevens reorganiseren volgens een specifieke eigenschap, zoals een tabel alfabetisch sorteren op achternaam of chronologisch van oudste naar jongste.
De sorteeropties van Excel omvatten sorteren op een of meer velden, aangepaste sortering, zoals op datum of tijd, en sorteren op rijen, wat het mogelijk maakt om de velden in een tabel opnieuw te ordenen.
