Formulieren en documenten zijn een feit van het leven. Maar in het digitale tijdperk wordt het gebruik van papieren formulieren steeds omslachtiger en onhandiger.
DocuSign is de toonaangevende eSignature-tool die bedoeld is om dit probleem op te lossen. Het stelt individuen en bedrijven in staat om handmatige, op papier gebaseerde documentondertekening te vervangen. Het is veilig, snel en gemakkelijk om documenten in de cloud te ondertekenen, te beheren en op te slaan, allemaal vanuit één tool.
Hoe DocuSign werkt
DocuSign heeft een aantal kenmerken en functies, waaronder:
- Uploaden en verzenden: Upload uw document, geef aan wie het moet ondertekenen, plaats de juiste velden en stuur het naar de respectievelijke partijen.
- Sign: je ontvangt een link in je e-mail waarin om een handtekening wordt gevraagd. Vanaf hier selecteert u de link, volgt u de tabbladen en ondertekent u. DocuSign verzendt het document automatisch.
- Documentbeheer: u kunt de status van uw document bekijken vanaf het dashboard, uw documenten online opslaan en specifieke voorkeuren beheren, zoals branding en zichtbaarheid.
Om alle functies van DocuSign te ontgrendelen, moet u een maandabonnement hebben. Deze plannen variëren van $ 10 voor een persoonlijk account tot $ 32 per maand voor een zakelijk professioneel account. Als u DocuSign alleen wilt gebruiken om documenten die u ontvangt te ondertekenen, kunt u eenvoudig het gratis DocuSign-abonnement gebruiken. Er is ook een gratis proefperiode van 30 dagen die je kunt gebruiken om de tool te testen voordat je een abonnement afsluit.
Een document voor ondertekening verzenden met DocuSign
Het eerste dat u wilt weten, is hoe u een document kunt verzenden voor ondertekening met DocuSign. Meld u aan voor de gratis proefversie van DocuSign of een maandelijks account om aan de slag te gaan.
-
Selecteer op de startpagina Nu starten om uw document te uploaden, of sleep het documentbestand naar het witte uploadvak.
DocuSign ondersteunt veel bestandsindelingen die vanaf uw apparaat zijn geüpload, evenals cloudopslagproviders zoals Google Drive en Dropbox. De bestandsgrootte kan tot 25 MB zijn.
-
Eenmaal geüpload, selecteer Volgende.
Image Als je de enige ondertekenaar bent, kun je het selectievakje naast Ik ben de enige ondertekenaar aanvinken om verder te gaan.
-
Voer de naam en het e-mailadres van de ontvanger in. Als u meerdere ondertekenaars moet toevoegen, selecteert u Add Recipient.
- Zodra alle ontvangers zijn toegevoegd, selecteert u Volgende.
-
Plaats uw handtekeningvelden met behulp van de hulpmiddelen in de werkbalk aan de linkerkant van uw scherm. Selecteer Handtekening en plaats deze op de plek waar een handtekening vereist is.
Image -
Als je alle velden hebt aangemaakt die je nodig hebt, selecteer je Volgende. Hier kunt u de onderwerpregel van de e-mail wijzigen en een e-mailbericht aan uw ontvanger invoeren.
Je kunt er ook voor kiezen om automatische herinneringen in te stellen door Automatische herinneringen verzenden. te selecteren
- Als u klaar bent, verzendt u het document naar uw ontvangers door Verzenden. te selecteren
DocuSign gebruiken om een document te ondertekenen
Heeft u via DocuSign een document ontvangen van een andere partij waarin om uw handtekening wordt gevraagd? Het document ondertekenen is eenvoudig.
-
Select Bekijk Document in de e-mail die u van DocuSign ontvangt.
Het ondertekeningsproces kan enigszins verschillen als u een nieuwe gebruiker bent en een terugkerende gebruiker. DocuSign raadt aan om hun ondertekeningsvideo te bekijken of de handleiding te lezen om uzelf vertrouwd te maken.
-
Zodra het document is geopend, moet u akkoord gaan met elektronische ondertekening. Selecteer Ik ga akkoord met het gebruik van elektronische documenten en handtekeningen en selecteer vervolgens Doorgaan.
Image - Selecteer Start links van het document om te beginnen met ondertekenen. Dit toont u alle velden die nodig zijn om uw document in te vullen.
-
Selecteer Teken. Als u DocuSign eerder hebt gebruikt, ziet u uw handtekening nu op zijn plaats. Als u DocuSign nog niet hebt gebruikt, volgt u de instructies op het scherm om een nieuwe handtekening te maken.
Image - Zodra uw handtekening is geplaatst, controleert u of alles er goed uitziet en selecteert u vervolgens Finish. Je ziet een samenvatting van de ondertekeningssessie, inclusief de datum waarop je hebt ondertekend en de datum waarop het document is verzonden.
Een invulbare PDF maken met DocuSign
Je kunt eenvoudig elk invulbaar formulier maken dat je maar kunt bedenken met de tools van DocuSign. Zorg ervoor dat u bent aangemeld bij uw DocuSign-account om aan de slag te gaan.
- Upload uw formulier op de startpagina. DocuSign converteert het formulier automatisch naar een PDF.
-
Selecteer Next zodra uw bestand is geüpload.
Image - Voeg uw ontvangers toe en selecteer Volgende.
-
Op het scherm Voorbereiden kun je beginnen met het maken van je formulier met behulp van de velden in de werkbalk aan de linkerkant van het scherm.
Image -
Selecteer uit de velden en voeg ze toe aan uw formulier door het gebied te selecteren waar u het veld wilt plaatsen. Bij elk veld dat u selecteert, ziet u extra opties aan de rechterkant van het scherm. Met het veld Name kunt u bijvoorbeeld schakelen tussen volledige naam en voornaam.
Image Je kunt ook formules, tekstvakken, vervolgkeuzemenu's, keuzerondjes en meer toevoegen. Ze bevinden zich allemaal in de werkbalk aan de linkerkant van het scherm.
- Wanneer uw formulier compleet is, selecteert u Volgende, wijzigt u uw e-mailbericht als u dat wilt en selecteert u vervolgens Verzenden om uw document te verzenden naar de ontvanger(s).
-
Om uw formulier op te slaan voor toekomstig gebruik, selecteert u op het scherm Beheren het vervolgkeuzemenu rechts van het document. Selecteer Opslaan als sjabloon, vul de details in en selecteer vervolgens Opslaan. Je kunt nu je formulier zien op je sjabloonpagina.
Image
Een formulier invullen met DocuSign
Het proces voor het invullen van een formulier is vergelijkbaar met het ondertekenen van een document met DocuSign.
- Selecteer Review Document in de DocuSign-e-mail die u hebt ontvangen om aan de slag te gaan.
- Selecteer Doorgaan om uw formulier in te vullen.
- Selecteer de velden die u moet invullen of selecteer Start zodat DocuSign u door het document kan leiden en u naar elke sectie leidt waarvoor een handtekening vereist is.
-
Voer uw gegevens in de velden in. U kunt ook alle selectievakjes of opties in de vervolgkeuzemenu's selecteren.
Image - Als u klaar bent, selecteert u Voltooien. Uw formulier wordt automatisch teruggestuurd naar de afzender.
