Microsoft Excel basishandleiding voor beginners

2024 Auteur: Abigail Brown | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 06:36

Excel is een elektronisch spreadsheetprogramma dat wordt gebruikt voor het opslaan, organiseren en manipuleren van gegevens. Gegevens worden opgeslagen in afzonderlijke cellen die meestal zijn georganiseerd in een reeks kolommen en rijen in een werkblad; deze verzameling kolommen en rijen wordt een tabel genoemd.

Spreadsheets-programma's kunnen ook berekeningen uitvoeren op de gegevens met behulp van formules. Om het gemakkelijker te maken om de informatie in een werkblad te vinden en te lezen, heeft Excel een aantal opmaakfuncties die kunnen worden toegepast op afzonderlijke cellen, rijen, kolommen en hele tabellen met gegevens.

Aangezien elk werkblad in recente versies van Excel miljarden cellen per werkblad bevat, heeft elke cel een adres dat bekend staat als een celverwijzing, zodat ernaar kan worden verwezen in formules, grafieken en andere functies van het programma.

Onderwerpen in deze tutorial zijn:

Invoeren van de gegevens in de tabel
Individuele werkbladkolommen verbreden
De huidige datum en een benoemd bereik toevoegen aan het werkblad
De aftrekformule toevoegen
Toevoegen van de nettoloonformule
Formules kopiëren met de vulgreep
Getalopmaak toevoegen aan gegevens
Celopmaak toevoegen

Gegevens invoeren in uw werkblad

Het invoeren van gegevens in werkbladcellen is altijd een proces in drie stappen; deze stappen zijn als volgt:

Klik op de cell waar u de gegevens naartoe wilt laten gaan.
Typ de gegevens in de cel.
Druk op de Enter toets op het toetsenbord of klik op een andere cel met de muis.

Zoals vermeld, wordt elke cel in een werkblad geïdentificeerd door een adres of celverwijzing, die bestaat uit de kolomletter en het nummer van de rij die elkaar kruisen op de locatie van een cel. Bij het schrijven van een celverwijzing wordt altijd eerst de kolomletter geschreven gevolgd door het rijnummer, zoals A5, C3 of D9

Bij het invoeren van de gegevens voor deze zelfstudie is het belangrijk om de gegevens in de juiste werkbladcellen in te voeren. Formules die in de volgende stappen worden ingevoerd, maken gebruik van de celverwijzingen van de nu ingevoerde gegevens.

Om deze tutorial te volgen, gebruikt u de celverwijzingen van de gegevens in de bovenstaande afbeelding om alle gegevens in een leeg Excel-werkblad in te voeren.

Kolommen verbreden in Excel

Standaard staat de breedte van een cel toe dat slechts acht tekens van een gegevensinvoer worden weergegeven voordat die gegevens overlopen in de volgende cel aan de rechterkant. Als de cel of cellen aan de rechterkant leeg zijn, worden de ingevoerde gegevens weergegeven in het werkblad, zoals te zien is met de werkbladtitel Berekeningen inhouding voor werknemers ingevoerd in cel A1

Als de cel aan de rechterkant gegevens bevat, wordt de inhoud van de eerste cel echter afgekapt tot de eerste acht tekens. Verschillende cellen met gegevens die in de vorige stap zijn ingevoerd, zoals het label Aftrekpercentage: ingevoerd in cel B3 en Thompson A. ingevoerd in cel A8 worden afgekapt omdat de cellen aan de rechterkant gegevens bevatten.

Om dit probleem te corrigeren zodat de gegevens volledig zichtbaar zijn, moeten de kolommen met die gegevens worden verbreed. Zoals bij alle Microsoft-programma's zijn er meerdere manieren om kolommen te verbreden. De onderstaande stappen beschrijven hoe u kolommen kunt verbreden met de muis.

Individuele werkbladkolommen verbreden

Plaats de muisaanwijzer op de lijn tussen kolommen A en B in de kolomkop.
De aanwijzer verandert in een dubbele pijl.
Klik en houd ingedrukt met de linkermuisknop en sleep de dubbele pijl naar rechts om kolom A te verbreden tot het hele item Thompson A. is zichtbaar.
Verbreed andere kolommen om gegevens weer te geven als dat nodig is.

Kolombreedtes en werkbladtitels

Aangezien de titel van het werkblad zo lang is in vergelijking met de andere labels in kolom A, als die kolom werd verbreed om de volledige titel weer te geven in cel A1, het werkblad zou er niet alleen vreemd uitzien, maar het zou het ook moeilijk maken om het werkblad te gebruiken vanwege de openingen tussen de labels aan de linkerkant en de andere kolommen met gegevens.

Aangezien er geen andere vermeldingen zijn in rij 1, is het niet onjuist om de titel gewoon te laten zoals hij is - overlopen in de cellen aan de rechterkant. Als alternatief heeft Excel een functie genaamd samenvoegen en centreren die in een latere stap zal worden gebruikt om de titel snel over de gegevenstabel te centreren.

De datum en een benoemd bereik toevoegen

Het is normaal om de datum aan een spreadsheet toe te voegen - heel vaak om aan te geven wanneer het blad voor het laatst is bijgewerkt. Excel heeft een aantal datumfuncties die het gemakkelijk maken om de datum in een werkblad in te voeren. Functies zijn gewoon ingebouwde formules in Excel om het gemakkelijk te maken om veelvoorkomende taken uit te voeren, zoals het toevoegen van de datum aan een werkblad.

De TODAY functie is gemakkelijk te gebruiken omdat deze geen argumenten heeft – dit zijn gegevens die aan de functie moeten worden geleverd om te kunnen werken. De functie TODAY is ook een van de vluchtige functies van Excel, wat betekent dat het zichzelf bij elke herberekening bijwerkt - wat meestal is wanneer het werkblad wordt geopend.

De datum toevoegen met de TODAY-functie

De onderstaande stappen voegen de TODAY functie toe aan cel C2 van het werkblad.

Klik op cell C2 om het de actieve cel te maken.
Klik op de Formules tab van de ribbon.
Klik op de Datum & Tijd optie op het lint om de lijst met datumfuncties te openen.
Klik op de functie Today om de Formula Builder. te openen
Klik op Klaar in het vak om de functie in te voeren en terug te keren naar het werkblad.
De huidige datum moet worden toegevoegd aan cel C2.

Symbolen zien in plaats van de datum

Als een rij hashtagsymbolen verschijnt in cel C2 in plaats van de datum nadat de functie TODAY aan die cel is toegevoegd, is het omdat de cel niet breed genoeg is om de opgemaakte gegevens weer te geven.

Zoals eerder vermeld, lopen niet-opgemaakte getallen of tekstgegevens over naar lege cellen aan de rechterkant als deze te breed zijn voor de cel. Gegevens die zijn opgemaakt als een specifiek type getal, zoals valuta, datums of tijd, gaan echter niet over naar de volgende cel als ze breder zijn dan de cel waarin ze zich bevinden. In plaats daarvan geven ze de fout weer.

Om het probleem te verhelpen, verbreedt u kolom C met behulp van de methode die is beschreven in de vorige stap van de zelfstudie.

Een benoemd bereik toevoegen

Een benoemd bereik wordt gemaakt wanneer een of meer cellen een naam krijgen om het bereik gemakkelijker te identificeren. Benoemde bereiken kunnen worden gebruikt als vervanging voor celverwijzing bij gebruik in functies, formules en grafieken. De eenvoudigste manier om benoemde bereiken te maken, is door het naamvak in de linkerbovenhoek van het werkblad boven de rijnummers te gebruiken.

In deze tutorial wordt de naam rate gegeven aan cell C6 om het aftrekpercentage te identificeren dat wordt toegepast op de salarissen van werknemers. Het genoemde bereik wordt gebruikt in de aftrekformule die wordt toegevoegd aan cellen C6 tot C9 van het werkblad.

Selecteer cell C6 in het werkblad.
Typ rate in het Name Box en druk op de Enter toets op het toetsenbord
Cell C6 heeft nu de naam rate.

Deze naam wordt gebruikt om het maken van de Aftrekformules in de volgende stap van de zelfstudie te vereenvoudigen.

De formule voor werknemersaftrek invoeren

Met Excel-formules kunt u berekeningen uitvoeren op nummergegevens die in een werkblad zijn ingevoerd. Excel-formules kunnen worden gebruikt voor elementair rekenwerk, zoals optellen of aftrekken, maar ook voor complexere berekeningen, zoals het vinden van het gemiddelde van een student op testresultaten en het berekenen van hypotheekbetalingen.

Formules in Excel beginnen altijd met een gelijkteken (=).
Het gelijkteken wordt altijd getypt in de cel waar u het antwoord wilt laten verschijnen.
De formule wordt voltooid door op de Enter-toets op het toetsenbord te drukken.

Gebruik van celverwijzingen in formules

Een veelgebruikte manier om formules in Excel te maken, is door de formulegegevens in werkbladcellen in te voeren en vervolgens de celverwijzingen voor de gegevens in de formule te gebruiken in plaats van de gegevens zelf.

Het belangrijkste voordeel van deze aanpak is dat als het later nodig is om de gegevens te wijzigen, het een kwestie is van het vervangen van de gegevens in de cellen in plaats van de formule te herschrijven. De resultaten van de formule worden automatisch bijgewerkt zodra de gegevens veranderen.

Benoemde bereiken gebruiken in formules

Een alternatief voor celverwijzingen is het gebruik van benoemde bereiken – zoals het benoemde bereik rate dat in de vorige stap is gemaakt.

In een formule werkt een benoemd bereik hetzelfde als een celverwijzing, maar het wordt normaal gesproken gebruikt voor waarden die een aantal keren in verschillende formules worden gebruikt, zoals een aftrekpercentage voor pensioenen of gezondheidsuitkeringen, een belasting snelheid, of een wetenschappelijke constante, terwijl celverwijzingen praktischer zijn in formules die slechts één keer naar specifieke gegevens verwijzen.

De formule voor werknemersaftrek invoeren

De eerste formule die in cel C6 is gemaakt, vermenigvuldigt het brutosalaris van werknemer B. Smith met het aftrekpercentage in cel C3.

De voltooide formule in cel C6 zal zijn:

=B6tarief

Aanwijzen gebruiken om de formule in te voeren

Hoewel het mogelijk is om de bovenstaande formule gewoon in cel C6 te typen en het juiste antwoord te laten verschijnen, is het beter om aanwijzen te gebruiken om de celverwijzingen naar formules toe te voegen om de kans op fouten die ontstaan door in te typen te minimaliseren de verkeerde celverwijzing.

Aanwijzen houdt in dat u met de muisaanwijzer op de cel met de gegevens klikt om de celverwijzing of het genoemde bereik aan de formule toe te voegen.

Klik op cell C6 om het de actieve cel te maken.
Typ het gelijkteken (=) in cel C6 om de formule te beginnen.
Klik op cell B6 met de muisaanwijzer om die celverwijzing toe te voegen aan de formule na het gelijkteken.
Typ het vermenigvuldigingssymbool () in cel C6 na de celverwijzing.
Klik op cell C3 met de muisaanwijzer om het genoemde bereik rate aan de formule toe te voegen.
Druk op de Enter toets op het toetsenbord om de formule te voltooien.
Het antwoord 2747.34 moet aanwezig zijn in cel C6.
Ook al wordt het antwoord op de formule weergegeven in cel C6, als u op die cel klikt, wordt de formule weergegeven, =B6tarief, in de formulebalk boven het werkblad

De nettoloonformule invoeren

Deze formule is gemaakt in cel D6 en berekent het nettosalaris van een werknemer door het in de eerste formule berekende inhoudingsbedrag af te trekken van de Brutosalaris. De voltooide formule in cel D6 zal zijn:

=B6 - C6

Klik op cell D6 om het de actieve cel te maken.
Typ het gelijkteken (=) in cel D6.
Klik op cell B6 met de muisaanwijzer om die celverwijzing toe te voegen aan de formule na het gelijkteken.
Typ een minteken (-) in cel D6 na de celverwijzing.
Klik op cell C6 met de muisaanwijzer naar die celverwijzing naar de formule.
Druk op de Enter toets op het toetsenbord om de formule te voltooien.
Het antwoord 43, 041.66 moet aanwezig zijn in cel D6.

Relatieve celverwijzingen en formules kopiëren

Tot nu toe zijn de Aftrekkingen en Netto Salaris formules toegevoegd aan slechts één cel in het werkblad – C6 en D6 respectievelijk. Als gevolg hiervan is het werkblad momenteel voor slechts één werknemer compleet - B. Smid.

In plaats van de tijdrovende taak om elke formule opnieuw te maken voor de andere werknemers, staat Excel in bepaalde omstandigheden toe dat formules naar andere cellen worden gekopieerd. Deze omstandigheden hebben meestal betrekking op het gebruik van een specifiek type celverwijzing - ook wel een relatieve celverwijzing genoemd - in de formules.

De celverwijzingen die in de voorgaande stappen in de formules zijn ingevoerd, zijn relatieve celverwijzingen, en ze zijn het standaardtype celverwijzing in Excel, om het kopiëren van formules zo eenvoudig mogelijk te maken.

De volgende stap in de tutorial gebruikt de Fill Handle om de twee formules naar de onderstaande rijen te kopiëren om de gegevenstabel voor alle werknemers te voltooien.

Formules kopiëren met de vulgreep

De vulgreep is een kleine zwarte stip of vierkant in de rechterbenedenhoek van de actieve cel. De vulgreep heeft een aantal toepassingen, waaronder het kopiëren van de inhoud van een cel naar aangrenzende cellen. cellen vullen met een reeks getallen of tekstlabels en formules kopiëren.

In deze stap van de tutorial wordt de fill handle gebruikt om zowel de Deduction als Net Salaris formules van cellen C6 en D6 tot cellen C9 enD9.

Formules kopiëren met de vulgreep

Markeer cellen B6 en C6 in het werkblad.
Plaats de muisaanwijzer op het zwarte vierkant in de rechterbenedenhoek van cel D6 – de aanwijzer verandert in een plusteken (+).
Klik en houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de vulgreep omlaag naar cel C9.
Laat de muisknop los – cellen C7 tot C9 moeten de resultaten van de Aftrek bevattenformule en cellen D7 tot D9 de Netto Salaris formule.

Nummeropmaak toepassen in Excel

Nummeropmaak verwijst naar de toevoeging van valutasymbolen, decimale markeringen, procenttekens en andere symbolen die helpen om het type gegevens in een cel te identificeren en het gemakkelijker leesbaar te maken.

Het procentsymbool toevoegen

Selecteer cell C3 om het te markeren.
Klik op de Home tab van het lint.
Klik op de General optie om het Number Format drop-down menu te openen.
Klik in het menu op de Percentage optie om het formaat van de waarde in cel C3 te wijzigen van 0,06 naar 6%.

Het valutasymbool toevoegen

Selecteer cellen D6 tot D9 om ze te markeren.
Klik op het Home-tabblad van het ribbon op de General optie om te openen het vervolgkeuzemenu Nummernotatie.
Klik op de Valuta in het menu om de opmaak van de waarden in cellen D6 in D9 te wijzigennaar valuta met twee decimalen.

Celopmaak toepassen in Excel

Celopmaak verwijst naar opmaakopties, zoals vetgedrukte opmaak toepassen op tekst of getallen, gegevensuitlijning wijzigen, randen aan cellen toevoegen of de functie Samenvoegen en centreren gebruiken om het uiterlijk van de gegevens in een cel te wijzigen.

In deze zelfstudie worden de bovengenoemde celindelingen toegepast op specifieke cellen in het werkblad, zodat deze overeenkomen met het voltooide werkblad.

Vette opmaak toevoegen

Selecteer cell A1 om het te markeren.
Klik op de Home tab van de ribbon.
Klik op de Bold opmaakoptie zoals aangegeven in de afbeelding hierboven om de gegevens in cel A1. vet te maken
Herhaal de bovenstaande reeks stappen om de gegevens in cellen A5 tot D5. vet te maken

Gegevensuitlijning wijzigen

Deze stap verandert de standaard linker uitlijning van verschillende cellen in uitlijning in het midden.

Selecteer cell C3 om het te markeren.
Klik op het Home-tabblad van het lint.
Klik op de Center uitlijningsoptie zoals aangegeven in de afbeelding hierboven om de gegevens te centreren in cel C3.
Herhaal de bovenstaande reeks stappen om de gegevens te centreren in cellen A5 tot D5.

Cellen samenvoegen en centreren

De Samenvoegen en centreren optie combineert een aantal geselecteerde in één cel en centreert de gegevensinvoer in de meest linkse cel over de nieuwe samengevoegde cel. Met deze stap wordt de werkbladtitel samengevoegd en gecentreerd - Berekeningen van inhouding voor werknemers.

Selecteer cellen A1 tot D1 om ze te markeren.
Klik op de Home-tab van het lint.
Klik op de Merge & Center optie zoals aangegeven in de afbeelding hierboven om cells A1 samen te voegen met D1en centreer de titel over deze cellen.

Onderranden aan cellen toevoegen

Deze stap voegt onderranden toe aan de cellen met gegevens in rij 1, 5 en 9

Selecteer de samengevoegde cel A1 tot D1 om deze te markeren.
Klik op het Home-tabblad van het lint.
Klik op de pijl omlaag naast de optie Border zoals aangegeven in de afbeelding hierboven om het vervolgkeuzemenu randen te openen.
Klik op de Bottom Border optie in het menu om een rand toe te voegen aan de onderkant van de samengevoegde cel.
Herhaal de bovenstaande reeks stappen om een onderrand toe te voegen aan cellen A5 tot D5 en aan cellen A9 tot D9.