Heeft u een enorm Excel-spreadsheet waar u geen kop of staart van kunt maken?
Het is tijd om uw lijst met contactpersonen te ordenen in een Microsoft Access-database. Het is veel gemakkelijker dan u zich kunt voorstellen en u zult zeker tevreden zijn met de resultaten. Deze tutorial leidt je stap voor stap door het hele proces. Als je geen eigen spreadsheet hebt en de tutorial wilt volgen, kun je het voorbeeld Excel-bestand downloaden dat is gebruikt om de tutorial te genereren.
Een nieuwe Access 2013-database maken
Tenzij je een bestaande database hebt die je gebruikt om contactgegevens op te slaan, wil je waarschijnlijk een geheel nieuwe database maken. Om dit te doen, selecteert u het Blank Desktop Database-pictogram op het scherm Aan de slag met Microsoft Office Access. U krijgt het bovenstaande scherm te zien. Geef uw database een naam, selecteer de knop Create en u kunt aan de slag.
Begin met het Excel-importproces
Selecteer de External Data tab bovenaan het Access-scherm en dubbelklik op de Excel-knop om het Excel-importproces te starten.
Selecteer de bron en bestemming
Vervolgens krijg je het bovenstaande scherm te zien. Selecteer de Browse-knop en navigeer naar het bestand dat u wilt importeren. Zodra je het juiste bestand hebt gevonden, selecteer je de Open knop.
In de onderste helft van het scherm krijgt u opties voor importbestemmingen te zien. In deze zelfstudie zijn we geïnteresseerd in het converteren van een bestaand Excel-spreadsheet naar een nieuwe Access-database, dus we kiezen Import the source data into a new table in the current database Met andere opties op dit scherm kunt u:
- Koppel uw database aan een Excel-blad zodat wijzigingen in het bronblad worden weergegeven in de database.
- Importeer gegevens in een bestaande databasetabel.
Zodra je het juiste bestand en de juiste optie hebt geselecteerd, selecteer je OK om door te gaan.
Selecteer kolomkoppen
Zorg ervoor dat het vakje Eerste rij bevat kolomkoppen is geselecteerd als de eerste rij van het werkblad kolomnamen heeft voor de gegevens, zoals achternaam, voornaam en adres. Dit zal Access instrueren om de eerste rij als namen te behandelen, in plaats van feitelijke gegevens die in de lijst met contacten moeten worden opgeslagen.
Selecteer Volgende om door te gaan.
Maak alle gewenste indexen
Database-indexen zijn een intern mechanisme dat kan worden gebruikt om de snelheid te verhogen waarmee Access informatie in uw database kan vinden. U kunt bij deze stap een index toepassen op een of meer van uw databasekolommen. Selecteer gewoon het Indexed vervolgkeuzemenu en selecteer de juiste optie.
Houd er rekening mee dat indexen veel overhead voor uw database veroorzaken en de hoeveelheid gebruikte schijfruimte vergroten. Om deze reden wilt u geïndexeerde kolommen tot een minimum beperken. In onze database zoeken we meestal op de achternaam van onze contacten, dus laten we een index maken op dit veld. We hebben misschien vrienden met dezelfde achternaam, dus we willen hier dubbele personen toestaan. Zorg ervoor dat de kolom Achternaam is geselecteerd in het onderste gedeelte van de vensters en selecteer vervolgens Ja (Duplicaten OK) in het vervolgkeuzemenu Geïndexeerd.
Selecteer Volgende om door te gaan.
Selecteer een primaire sleutel
De primaire sleutel wordt gebruikt om records in een database op unieke wijze te identificeren. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door Access een primaire sleutel voor u te laten genereren. Selecteer de Laat Access primaire sleutel toevoegen optie en druk op Volgende om door te gaan. Als u geïnteresseerd bent in het kiezen van uw eigen primaire sleutel, kunt u ons artikel over databasesleutels lezen.
Geef je tafel een naam
U moet Access een naam geven om naar uw tabel te verwijzen. Voer dit in het juiste veld in en selecteer de Finish knop.
Bekijk uw gegevens
Je ziet een tussenscherm waarin je wordt gevraagd of je de stappen voor het importeren van je gegevens wilt opslaan. Zo niet, ga je gang en selecteer Sluiten.
Je keert dan terug naar het hoofddatabasescherm waar je je gegevens kunt bekijken door simpelweg te dubbelklikken op de tabelnaam in het linkerdeelvenster.
Gefeliciteerd, u heeft uw gegevens met succes geïmporteerd uit Excel in Access!
