In Microsoft Access is GROUP BY een clausule die u kunt gebruiken om records met identieke waarden in een specifiek veld in één record te combineren. Als u een SQL-aggregatiefunctie opneemt in de SELECT-instructie, zoals AVG, COUNT of SUM, maakt Access een samenvattingswaarde voor elke record.
Instructies in dit artikel zijn van toepassing op Access voor Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 en 2010.
Gebruik GROUP BY
U kunt de GROUP BY-functie vinden en gebruiken met behulp van een SQL-query in de SQL-weergave. Het is een van de eenvoudigste en meest directe manieren om toegang te krijgen tot uw gegevens en deze te beheren.
-
Start Access en open uw database.
Dit voorbeeld gebruikt de Northwind Sample Database.
-
Selecteer de Create tab.
Image -
Selecteer in de groep Query's Query Design.
Image -
Selecteer in de lijst Tabellen toevoegen de tabel waarmee u wilt werken.
Image -
Selecteer View in de groep Resultaten en kies SQL View.
Image - Het hoofdgedeelte zal overschakelen naar een query-terminalvenster. Hier kunt u elke gewenste zoekopdracht invoeren.
-
Om een basisgroepering van SQL te krijgen, zou je zoiets als dit invoeren:
SELECTFROM tabelnaam WAAR kolom/categorie LIKE ‘invoer’;
Vervang de werkelijke naam van de tabel, de categorie- of kolomkop en de werkelijke invoerwaarde die u zoekt.
De vraag doorbreken
Beschouw bijvoorbeeld een ordergegevenstabel die bestaat uit de onderstaande attributen:
- OrderID: Een numerieke waarde die elke bestelling op unieke wijze identificeert. Dit veld is de primaire sleutel voor de database.
- Verkoper: Een tekstwaarde met de naam van de verkoper die de producten heeft verkocht. Dit veld is een externe sleutel naar een andere tabel met personeelsinformatie.
- CustomerID: Een numerieke waarde die overeenkomt met een klantrekeningnummer. Dit veld is ook een externe sleutel, die verwijst naar een tabel met klantaccountgegevens.
- Revenue: Een numerieke waarde die overeenkomt met het dollarbedrag van de verkoop.
Als het tijd is om prestatiebeoordelingen voor verkopers uit te voeren, bevat de tabel Bestellingen waardevolle informatie die voor die beoordeling kan worden gebruikt. Wanneer u Jim evalueert, kunt u bijvoorbeeld een eenvoudige zoekopdracht schrijven die alle verkoopgegevens van Jim opha alt:
SELECTEERVAN BESTELLINGEN WAAR Verkoper ZOALS 'Jim';
Hiermee worden alle records opgehaald uit de database die overeenkomen met verkopen door Jim:
OrderID Verkoper Klant-ID Inkomsten
12482 Jim 182 40000
12488 Jim 219 25000
12519 Jim 137 85000
12602 Jim 182 10000 12741 Jim 155 90000
U kunt deze informatie bekijken en enkele handmatige berekeningen uitvoeren om prestatiestatistieken te ontwikkelen, maar dit zou een vervelende taak zijn die u voor elke verkoper in het bedrijf zou moeten herhalen. In plaats daarvan kunt u dit werk vervangen door een enkele GROUP BY-query die de statistieken van elke verkoper in het bedrijf berekent. U schrijft de query en geeft aan dat de database de resultaten moet groeperen op basis van het veld Verkoper. U kunt dan elk van de SQL-aggregatiefuncties gebruiken om berekeningen op de resultaten uit te voeren.
Hier is een voorbeeld. Als u het volgende SQL-statement hebt uitgevoerd:
SELECTEER Verkoper, SUM(Omzet) ALS 'Totaal', MIN(Omzet) ALS 'Kleinste', MAX(Omzet) ALS 'Grootste', AVG(Omzet) ALS 'Gemiddeld', COUNT(Omzet) AS ' Nummer' VAN Bestellingen GROEP OP Verkoper;
Je zou de volgende resultaten krijgen:
Verkoper Totaal Kleinste Grootste Gemiddeld aantal
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6Bob 118000 4000 36000 39333 3
Zoals u kunt zien, kunt u met deze krachtige functie korte rapporten genereren vanuit een SQL-query, waardoor waardevolle bedrijfsinformatie wordt verstrekt aan de manager die de prestatiebeoordelingen uitvoert. De GROUP BY-clausule wordt voor dit doel vaak gebruikt in databases en is een waardevol hulpmiddel in de trukendoos van de DBA.
