Hoe Slack te gebruiken voor werk

2024 Auteur: Abigail Brown | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 06:36

Wat te weten

• Ga naar Slack.com, selecteer Get Started en volg de aanwijzingen om een Slack Workspace in te stellen en een team samen te stellen.
• Selecteer + > Maak een kanaal om kanalen toe te voegen rond onderwerpen; voer de gewenste namen in de groep in.
• Als u berichten wilt verzenden, selecteert u Nieuw bericht, voegt u een naam of een groep namen toe, typt u uw bericht en selecteert u Nu verzenden.

Dit artikel legt uit hoe je een Slack-werkruimte opzet en functies uitvoert zoals het samenstellen van een team, het creëren van kanalen, het toevoegen van gebruikers, het verzenden van berichten, het plaatsen van oproepen en meer.

Hoe u een Slack Workspace voor uw team instelt

Slack kan op een computer worden gebruikt via uw webbrowser naar keuze of via een mobiele app, maar het installatieproces is ingewikkeld genoeg om te overwegen een webbrowser te gebruiken. In het kader van deze instructies laten we u precies zien hoe u uw eerste Slack-werkruimte helemaal opnieuw kunt instellen.

Je hebt geen Slack-account nodig voordat je je eerste werkruimte instelt, en je kunt alles instellen en de service gratis gaan gebruiken. Sommige functionaliteit zit vast achter een abonnement, maar je kunt kiezen of het abonnement de moeite waard is nadat je de gratis versie hebt uitgeprobeerd.

Zo stelt u uw eerste Slack-werkruimte in:

1. Navigeer naar slack.com en selecteer Get Started in de rechterbovenhoek van de pagina.

   

2. Select Mijn team gebruikt Slack nog niet.

   

   Deze instructies zijn voor het opzetten van een gloednieuwe Slack-werkruimte. Als u niet verantwoordelijk bent voor het instellen van Slack voor uw organisatie, klikt u op Mijn team is op Slack om te zoeken naar een werkruimte die is ingesteld door een van uw collega's.

3. Voer uw e-mailadres in en selecteer Bevestigen.

   

   Gebruik uw zakelijke e-mailadres of het e-mailadres dat u normaal gebruikt om met de mensen in uw team te communiceren.

4. Controleer je e-mail voor een bevestigingscode. Voer de code in wanneer deze arriveert.

   

5. Voer de naam van uw bedrijf of team in en selecteer vervolgens Volgende.

   

6. Voer de naam in van een project waar uw team momenteel aan werkt en selecteer vervolgens Volgende.

   

7. Voer de e-mailadressen in voor elk van de mensen in uw team en selecteer vervolgens Teamgenoten toevoegen.

   

   Je kunt later meer teamgenoten toevoegen als je niet iedereen bij deze stap krijgt.

8. Je Slack-kanaal is nu ingesteld. Selecteer Bekijk je kanaal in Slack om het te gebruiken.

   

Een team samenstellen in Slack

Als je eenmaal je werkruimte hebt gemaakt, moet je nog een handvol taken voltooien voordat Slack je loslaat. Je moet het samenstellen van je team voltooien, een welkomstbericht maken, je eerste bericht verzenden en enkele belangrijke instellingen voltooien.

1. Om extra leden voor uw team uit te nodigen, voert u hun naam en e-mailadres in, selecteert u vervolgens Invite of selecteert u Done en scrolt u omlaag naar voltooi het installatieproces.

   

2. Selecteer Kies een begroeting en selecteer vervolgens een standaardbegroeting voor uw team.

   

3. Bewerk de begroeting als je wilt en selecteer vervolgens Opslaan.

   

4. Selecteer Begin Slack te gebruiken voor het your-channel-name-project.

   

5. Voer uw eerste bericht in en selecteer vervolgens Verzenden. Wanneer je genodigden binnenkomen, is dit een van de eerste dingen die ze te zien krijgen.

   

6. Selecteer Instelling voltooien.

   

7. Voer uw naam in, kies een wachtwoord dat u wilt gebruiken om toegang te krijgen tot Slack en selecteer vervolgens Next.

   

8. Wijzig de naam of URL van uw werkruimte als u dat wilt, of selecteer gewoon Voltooien als u tevreden bent.

   

9. Je Slack-werkruimte is klaar en je team is helemaal klaar. Je kunt desgewenst meer teamleden toevoegen of je werkruimte gaan gebruiken om met je team te coördineren.

   

Kanalen maken en gebruikers toevoegen in Slack

Je hebt één kanaal gemaakt tijdens het eerste installatieproces, maar extra kanalen kunnen je team echt helpen om zich op specifieke projecten te concentreren. Dit is erg handig als je een groot team hebt, omdat je kanalen kunt beperken tot alleen de mensen die de informatie echt nodig hebben, maar het is nog steeds een goed idee om deze organisatietool te gebruiken, zelfs als je een kleiner team hebt.

1. Selecteer de + die zich rechts van de kop van de hoofdkanalen bevindt.

   

2. Selecteer Maak een kanaal in het vervolgkeuzemenu.

   

3. Voer een naam en beschrijving in voor je kanaal en selecteer vervolgens Maken.

   

   Selecteer de Maak privé schuifregelaar als je wilt bepalen wie kan deelnemen aan het kanaal. Als deze optie is uitgeschakeld, kan iedereen zichzelf lezen en toevoegen aan het kanaal. Privékanalen worden aangegeven met een slotpictogram links van hun naam in uw lijst met kanalen. Open kanalen hebben op die plek een hashtag.

4. Voer de namen in van de mensen die je in de groep wilt en selecteer Klaar, of selecteer Voor nu overslaan om later mensen toe te voegen.

   

   Als je later mensen wilt toevoegen, selecteer je het kanaal en vervolgens Voeg mensen toe.

5. Je kanaal is nu klaar voor gebruik.

   

Directe berichten verzenden in Slack

In Slack wordt elk bericht dat niet binnen een kanaal wordt verzonden, als een direct bericht beschouwd. Je kunt berichten sturen naar iedereen in je team, of een direct groepsbericht maken met meerdere teamleden om iedereen tegelijkertijd in te vullen.

1. Selecteer de naam van de persoon die je een direct bericht wilt sturen.

   

2. Typ uw bericht in het tekstveld en druk vervolgens op Enter.

   

3. Als u emoji's wilt toevoegen, selecteert u de smiley onder het tekstvak en selecteert u vervolgens een of meer emoji's.

   

   Je kunt zelfs aangepaste Slack-emoji's maken voor je werkruimte.

4. Om een document te verzenden, selecteert u het paperclip pictogram en selecteert u vervolgens een bestand op uw computer.

   

5. Voer een beschrijving in voor uw bestand en selecteer vervolgens Upload.

   

   Bij het uploaden van een bestand naar een direct bericht of kanaal, wordt het automatisch gedeeld met de relevante gebruikers.

Een groepsdirect bericht verzenden in Slack

Directe berichten van groepen lijken veel op directe berichten, maar ze stellen je in staat om met een specifieke groep mensen te praten zonder een speciaal kanaal te creëren. Het is sneller en netter dan het maken van een kanaal, en ideaal voor situaties waarin je belangrijke informatie aan specifieke teamleden moet verstrekken of snel moet samenwerken aan iets dat niet echt een kanaal rechtvaardigt. Je kunt ook spraak- en video-oproepen plaatsen via directe groepsberichten.

1. Selecteer de + naast de kop van de sectie Directe berichten.

   

2. Selecteer de mensen die je aan het groepsbericht wilt toevoegen en selecteer vervolgens Go.

   

3. De directe groepsberichten werken precies zoals uw één-op-één privéberichten. Je kunt op elk moment terugkeren naar dit groepsdirect bericht door het in het menu te selecteren.

   

4. Als je dit directe groepsbericht ooit wilt verwijderen, klik je er met de rechtermuisknop op in het menu en selecteer je Sluit gesprek. Je kunt er ook een ster aan toevoegen om het te markeren of het dempen om geen e-mail en pushmeldingen meer te ontvangen.

   

Hoe te bellen in Slack

Slack stelt je in staat om je teamleden individueel of in een groep te bellen, en je hebt de mogelijkheid om spraak- of videochat te gebruiken. Dit maakt het heel eenvoudig om ervoor te zorgen dat u altijd op dezelfde lijn zit als uw team, snel ideeën deelt en plannen bevestigt, en vergaderingen op afstand houdt zonder dat u extra teleconferentiesoftware nodig heeft.

1. Als u één teamlid wilt bellen, opent u uw directe bericht met dat teamlid en selecteert u vervolgens het pictogram Bellen.

   

2. Het gesprek wordt geopend in een ander venster en maakt verbinding zodra de andere persoon opneemt.

   

   Gebruik de pictogrammen onderaan het gesprek om je microfoon te dempen, je video in en uit te schakelen, je scherm te delen, emoji-reacties te verzenden en op te hangen, van links naar rechts. Het tandwielpictogram in de linkerbovenhoek biedt een optiemenu en het silhouet met het + -pictogram stelt u in staat mensen aan het gesprek toe te voegen.

3. Als u een groepsoproep wilt plaatsen, opent u een kanaal of groepsdirect bericht en selecteert u vervolgens het pictogram call.

   

   Groepsoproepen is een premiumfunctie die niet beschikbaar is in het gratis Slack-abonnement.

Hoe kanalen en directe berichten te verbergen zonder nieuwe berichten

Naarmate je werkruimte groeit, zul je merken dat het rommelig wordt met veel kanalen en gesprekken die niet altijd worden gebruikt. Het kan ook zijn dat u het moeilijk vindt om uit te zoeken welke kanalen nog ongelezen berichten hebben. In beide situaties kun je het beste kanalen en directe berichten verbergen die geen nieuwe berichten hebben.

1. Selecteer de naam van uw werkruimte in de linkerbovenhoek van de pagina.

   

2. Selecteer voorkeuren.

   

3. Selecteer Zijbalk.

   

4. Selecteer de radiaal naast alleen ongelezen conversaties, of ongelezen conversaties plus je sectie met ster.

   

5. Als je liever slechts één kanaal of gesprek tegelijk wilt dempen, klik je met de rechtermuisknop op dat kanaal en selecteer je kanaal dempen.

   

Slack Privacy-instellingen

Als je Slack voor zakelijke doeleinden gebruikt, is het een goed idee om niets te zeggen wat je normaal gesproken niet zou zeggen op kantoor in het bijzijn van je baas. Dat is niet omdat je baas Slack kan gebruiken om je te bespioneren, maar er is een kans dat het hoofd van je werkruimte je directe berichten kan exporteren en lezen.

Om te controleren of dit een optie is op uw werkruimte, logt u in op Slack, navigeert u naar slack.com/account/team en selecteert u vervolgens Retenties en Exports. Als u het volgende bericht ziet, bent u veilig:

Als beheerders ook toegang hebben tot uw directe berichten, ziet het bericht er als volgt uit:

Werkruimte-eigenaren kunnen berichten en bestanden exporteren van openbare kanalen. Werkruimte-eigenaren kunnen ook berichten en bestanden exporteren van privékanalen en directe berichten.

Als je dat bericht ziet, moet je ervoor zorgen dat je directe berichten verlopen in plaats van ze gewoon te laten staan. Om dat te doen, selecteert u het gear pictogram in de rechterbovenhoek wanneer u in een direct bericht bent, en selecteert u vervolgens bewaren van bericht bewerken >Volgende > Gebruik aangepaste bewaarinstellingen voor dit gesprek Stel het in op één dag en selecteer vervolgens Opslaan

Instellingen voor het bewaren van werkruimten zijn alleen beschikbaar als uw organisatie een betaald abonnement heeft.

Voorkomen dat externe sites uw verkeer zien

Als jij of je teamleden ooit naar externe websites linken, kunnen ze het volledige webadres van je Slack-werkruimte in de verwijzing zien. Als u dit wilt voorkomen, logt u in op Slack en navigeert u vervolgens naar slack.com/admin/settings.

Scroll naar beneden en zoek Verberg de URL van uw werkruimte in de logs van externe sites en selecteer vervolgens Uitbreiden. Verwijder het vinkje uit het vakje en selecteer vervolgens Save.

Als je een betaald abonnement hebt, kun je als beheerder ook de algemene instellingen voor het bewaren en verwijderen van berichten en bestanden aanpassen vanaf deze pagina.

Wat zijn Slack-integraties?

Inmiddels heb je een redelijk goed begrip van het instellen en gebruiken van Slack, inclusief enkele basisprivacy-instellingen. Als u de functionaliteit van Slack aanzienlijk wilt uitbreiden, kunt u een breed scala aan apps van derden integreren, zoals Google Drive en Agenda, Twitter, GitHub en meer.

Als je wat Slack-integraties wilt toevoegen, kun je dat als volgt doen:

1. Selecteer Apps in het hoofdmenu van Slack aan de linkerkant van het scherm.

   

2. Zoek een app die u met Slack wilt integreren en selecteer vervolgens Toevoegen.

   

3. Selecteer Toevoegen aan Slack.

   

4. Ga door met de aanwijzingen op het scherm. Selecteer in dit geval Twitterintegratie toevoegen.

   

5. Autoriseer Slack indien gevraagd om toegang te krijgen tot uw account met de app die u probeert te integreren.

   

6. Pas de instellingen naar wens aan en selecteer vervolgens Instellingen opslaan. De app is nu geïntegreerd met je Slack-werkruimte.

   

Slack-meldingen, thema's en andere voorkeuren

Slack maakt het gemakkelijk om verschillende gebruikersvoorkeuren aan te passen, ook wanneer je meldingen, thema's en meer ontvangt. Om toegang te krijgen tot deze krachtige instellingen, selecteert u de naam van uw werkruimte in de linkerbovenhoek en selecteert u vervolgens Voorkeuren.

Meldingen

Het menu Slack-meldingsvoorkeuren geeft je enkele belangrijke opties, zoals de mogelijkheid om bureaubladmeldingen in te schakelen. Selecteer Enable Desktop Notifications en u ontvangt een pop-upmelding op uw computer wanneer u een bericht op Slack ontvangt. Je kunt ook kiezen welk type berichten ervoor zorgt dat bureaubladmeldingen verschijnen.

In het vak Trefwoorden kunt u specifieke belangrijke termen invoeren waar u op wilt letten. Elke keer dat iemand een van die trefwoorden gebruikt in een kanaal waartoe je toegang hebt, kun je het belangrijke gesprek gemakkelijk vinden.

Als je geen meldingen wilt ontvangen tijdens je vrije uren, kun je de instellingen voor Niet storen gebruiken om je meldingen automatisch uit te schakelen gedurende een bepaalde tijd.

Met de meldingsopties kun je ook kiezen hoe pushmeldingen op je desktop worden weergegeven en of je al dan niet een ping naar je mobiele apparaat wilt sturen via de Slack-app als je niet op je desktop zit.

Thema

Als je je Slack-thema wilt aanpassen, selecteer dan Themes of Berichten & media in het voorkeurenmenu. Als u Thema's selecteert, wordt een basismenu geopend waarmee u kunt kiezen tussen de donkere en lichte thema's van Slack. Als je ogen moeite hebben met heldere, witte websites, is het donkere thema geweldig.

Blijf scrollen en je zult zien dat Slack een aantal andere thema's heeft die de manier waarop de app eruitziet en aanvoelt, veranderen. Je kunt je thema ook aanpassen en delen met anderen als je creatief bent.

Berichten en media

Selecteer Berichten & media, en je hebt nog meer controle over de manier waarop verschillende elementen van de site worden weergegeven. Met deze opties kunt u kiezen of gebruikerspictogrammen worden weergegeven, hoe berichten worden weergegeven, of volledige namen of weergavenamen worden weergegeven, en meer.

Slack communicatiemiddelen

Betaalde Slack-teams kunnen geavanceerde communicatietools gebruiken, zoals Slack Huddles. Huddles zijn audiogesprekken waaraan iedereen in een kanaal kan deelnemen. Je kunt ook een huddle starten vanuit een direct bericht en zelfs je scherm delen met andere deelnemers.

Betaalde abonnementen ondersteunen ook video- en spraakopnamen. Alle opnames die naar Slack zijn geüpload, worden geleverd met een transcript, dat kan worden opgeslagen in een doorzoekbaar archief. Opnamen kunnen worden gepland om op een bepaald tijdstip openbaar te worden gemaakt.

Als uw team een Slack Business+ of Enterprise Grid-abonnement heeft, kunt u profiteren van Slack Atlas, waarmee gedetailleerde profielen worden gemaakt om gebruikers een beter inzicht te geven in de structuur van uw organisatie. Deze functie integreert met tools zoals Workday, zodat u automatisch alle informatie up-to-date kunt houden.