Het is frustrerend om belangrijke documenten te verliezen waar je zoveel tijd aan hebt besteed, vooral als je bent zoals de meeste gebruikers, die documenten rechtstreeks op de computer maken en niet het voordeel hebben van een handgeschreven kopie.
Hier zijn zes manieren om uw tekstverwerkte documenten veilig te houden.
Sla uw documenten nooit op uw OS-schijf op
Hoewel de meeste tekstverwerkers uw bestanden opslaan in de map Mijn documenten, is dit de slechtste plaats voor hen. Of het nu een virus- of softwarefout is, de meeste computerproblemen hebben invloed op het besturingssysteem en vaak is de enige oplossing om de schijf opnieuw te formatteren en het besturingssysteem opnieuw te installeren. In zo'n geval gaat alles op de schijf verloren.
Het installeren van een tweede harde schijf op uw computer is een relatief goedkope manier om dit probleem op te lossen. Een tweede interne harde schijf wordt niet beïnvloed als het besturingssysteem beschadigd is, en het kan zelfs op een andere computer worden geïnstalleerd als u een nieuwe moet kopen.
Als je sceptisch bent over het installeren van een tweede interne schijf, is een externe harde schijf een uitstekende optie. Een externe schijf kan op elk moment op elke computer worden aangesloten door deze op een USB- of FireWire-poort aan te sluiten. Veel externe schijven hebben ook het extra voordeel van one-touch of geplande back-ups; u specificeert de mappen en planning, en de software zorgt voor de rest.
Bottom Line
Het is niet voldoende om uw bestanden op een andere locatie dan uw besturingssysteem op te slaan; u moet regelmatig back-ups van uw bestanden maken. Vergroot uw kans dat u een bestand kunt terughalen door er een tweede back-up van te maken. Als de gegevens belangrijk zijn, overweeg dan om een back-up op te slaan in een brandveilige kluis.
Pas op voor e-mailbijlagen
Zelfs als je zeker weet dat ze geen virussen bevatten, kunnen e-mailbijlagen ertoe leiden dat je gegevens kwijtraakt. Als u bijvoorbeeld een document ontvangt met dezelfde naam als op uw schijf en uw e-mailsoftware is ingesteld om bijlagen op dezelfde locatie op te slaan, loopt u het risico het bestand dat er al is te overschrijven. Dit gebeurt vaak wanneer u samenwerkt aan een document en collega's updates via e-mail verzenden.
Stel uw e-mailprogramma in om bijlagen op een unieke locatie op te slaan, of denk twee keer na voordat u een e-mailbijlage op uw harde schijf opslaat.
Pas op voor gebruikersfout
Profiteer van de beveiligingen in uw tekstverwerker, zoals versiebeheerfuncties en bijgehouden wijzigingen. Een veelvoorkomende manier waarop gebruikers gegevens verliezen, is wanneer ze een document bewerken en per ongeluk delen verwijderen. Nadat het document is opgeslagen, gaan de gewijzigde of verwijderde gedeelten verloren, tenzij u functies hebt ingeschakeld die wijzigingen voor u opslaan.
Als je de geavanceerde functies niet wilt gebruiken, gebruik dan de F12 toets voordat je begint te werken om het bestand onder een andere naam op te slaan. Het is niet zo georganiseerd als sommige andere methoden, maar het is een nuttige methode.
Ga naar de cloud
Bestanden en hun back-ups in de cloud opslaan wordt steeds gebruikelijker. Cloudopslag biedt veel voordelen, zoals royale toewijzingen, gebruiksgemak, toegang waar u ook bent en welk apparaat u ook gebruikt, en betrouwbaarheid.
Cloudopslagservices maken een back-up van hun servers, dus er is een dubbele beschermingslaag voor bestanden die op deze manier worden opgeslagen. Om deze redenen is cloudopslag voor de meeste mensen steeds meer de beste optie.
Er zijn verschillende reguliere gratis opties:
- Google Drive biedt 15 GB bij elk Google-account.
- Mac-gebruikers krijgen 5 GB met iCloud, dat in elk Apple-apparaat is ingebouwd.
- Microsoft biedt 5 GB aan ruimte met OneDrive, dat wordt geleverd met Microsoft 365- en Xbox-accounts.
Als u meer opslagruimte nodig heeft, bieden de bovenstaande services betaalde opties, net als andere cloudopslagbedrijven.
Bewaar papieren kopieën van uw documenten
Het zal niet voorkomen dat je je document opnieuw moet typen en opmaken, maar het bewaren van een afgedrukte kopie van een belangrijk document zorgt er in ieder geval voor dat je de inhoud van het bestand hebt, en dat is beter dan helemaal niets hebben.
