Wat u moet weten
- Orden eerst de gegevens in één Excel-blad.
- Kies vervolgens in Word Mailings > Start Mail Merge > kies type. Mailings > Selecteer ontvangers > Gebruik een bestaande lijst > Open het blad.
- Voeg tot slot velden in Word samen door naar Mailings > Samenvoegveld invoegen te gaan. Kies een veld en druk op Insert.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u de functie Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel kunt gebruiken om tekst uit een Word-document te combineren met een gegevensbrondocument, zoals een spreadsheet. De instructies in dit artikel zijn van toepassing op Word voor Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 en Word 2010.
Bereid de gegevens voor Afdruk samenvoegen
De functie Afdruk samenvoegen van Word werkt naadloos samen met gegevens uit Excel. Hoewel u een gegevensbron in Word kunt maken, zijn de opties voor het gebruik van deze gegevens beperkt. Als u mailinglijstgegevens in een spreadsheet heeft, is het niet nodig om de informatie opnieuw in de gegevensbron van Word te typen.
U kunt elk Excel-werkblad gebruiken in een Word-afdruk samenvoegfunctie zonder enige speciale voorbereiding. Om fouten in het samenvoegproces te voorkomen, is het echter een goed idee om de gegevens in de spreadsheet te ordenen.
Zorg ervoor dat alle wijzigingen die u in de spreadsheet aanbrengt, zijn voltooid voordat u met de samenvoegbewerking begint. Als de samenvoeging eenmaal is gestart, kan het aanbrengen van wijzigingen fouten veroorzaken bij de samenvoegbewerking.
Organiseer de spreadsheetgegevens
Organiseer uw Excel-mailinglijstgegevens in rijen en kolommen. Beschouw elke rij als een enkele record en elke kolom als een veld dat u in uw document gaat invoegen.
- Zet alle gegevens op een enkel blad: De mailinglijstgegevens die u voor de samenvoegbewerking wilt gebruiken, moeten op één blad staan. Als het over meerdere bladen is verspreid, combineert u de bladen of voert u meerdere samenvoegbewerkingen uit. Zorg er ook voor dat de bladen een duidelijke naam hebben, aangezien u degene moet selecteren die u wilt gebruiken zonder deze te kunnen bekijken.
- Maak een koptekstrij: maak een koptekstrij voor het blad dat u wilt gebruiken voor de samenvoegbewerking. Een koprij is een rij met labels die de gegevens in de cellen eronder identificeren. Om het voor Excel gemakkelijk te maken om onderscheid te maken tussen gegevens en labels, gebruikt u vetgedrukte tekst, celranden en celarcering die uniek zijn voor de koprij. Zorg er ook voor dat de koppen die u kiest overeenkomen met de namen van de samenvoegvelden, waardoor het ook minder waarschijnlijk is dat er fouten optreden.
- Numerieke gegevens correct opmaken: Zorg ervoor dat zaken als huisnummers en postcodes correct zijn opgemaakt voor de manier waarop ze zouden moeten verschijnen zodra de samenvoegbewerking is voltooid. Onjuiste opmaak van getallen kan fouten veroorzaken bij het samenvoegen.
Hoe de Mail Merge-ontvangerlijst op te geven
Zo koppelt u uw voorbereide Excel-werkblad met uw mailinglijst aan uw Word-document:
-
Open in Word het document dat u gaat gebruiken als uw mail merge-sjabloon. Dit kan een nieuw document zijn of een bestaand document. Selecteer Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Kies het soort samenvoeging dat u wilt uitvoeren. Uw opties zijn
- Brieven
- E-mailberichten
- Enveloppen
- Brieven
- Directory
Als u wilt, kunt u ook de wizard Afdruk samenvoegen gebruiken om uw samenvoegbewerking te maken. Voor dit voorbeeld zullen we de stappen doorlopen om handmatig een samenvoegbewerking te maken.
-
Ga vervolgens naar het tabblad Mailings en selecteer Selecteer ontvangers > Gebruik een bestaande lijst.
Image -
Navigeer naar en selecteer het Excel-bestand dat u hebt voorbereid voor de samenvoegbewerking en selecteer vervolgens Open.
-
Als Word u daarom vraagt, kiest u Sheet1$ > OK.
Als uw Excel kolomkoppen heeft, schakelt u het Eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen in.
Maak of bewerk het Mail Merge Document
Met uw Excel-spreadsheet verbonden met het samenvoegdocument dat u aan het maken bent in Word, is het tijd om uw Word-document te bewerken.
U kunt op dit moment geen wijzigingen aanbrengen in uw gegevensbron in Excel. Om wijzigingen in de gegevens aan te brengen, sluit u het document in Word voordat u de gegevensbron in Excel opent.
Voeg samenvoegvelden in uw document in
Selecteer in Word Mailings > Samenvoegveld invoegen om informatie uit de spreadsheet in het document te halen. Kies het veld dat u wilt toevoegen (voornaam, achternaam, stad, staat of iets anders) en selecteer vervolgens Insert.
Bekijk Mail Merge-documenten
Word neemt de opmaak niet over van de gegevensbron bij het invoegen van samenvoegvelden in een document. Als u opmaak wilt toepassen, zoals cursief, vet of onderstreept, doe dat dan in Word.
Wanneer u het document met velden bekijkt, selecteert u de dubbele pijlen aan beide zijden van het veld waarop u de opmaak wilt toepassen. Wanneer u de samengevoegde gegevens in het document bekijkt, markeert u de tekst die u wilt wijzigen.
Alle opmaakwijzigingen worden doorgevoerd in alle samengevoegde documenten, niet alleen in het samenvoegdocument waarin u het hebt gewijzigd.
Bekijk de samengevoegde documenten
Om een voorbeeld van de samengevoegde documenten te bekijken, gaat u naar de Mailings > Preview Results. Deze knop werkt als een tuimelschakelaar, dus als u terug wilt gaan naar het bekijken van alleen de velden en niet de gegevens die ze bevatten, drukt u er nogmaals op.
Navigeer door de samengevoegde documenten met behulp van de knoppen op het tabblad Mailings. Dit zijn, van links naar rechts: Eerste record, Vorige record, Ga naar record,Volgende Record , en Laatste Record.
Voordat u de documenten samenvoegt, moet u ze allemaal bekijken, of zoveel als u kunt, om te controleren of alles correct is samengevoegd. Besteed bijzondere aandacht aan interpunctie en spatiëring rond de samengevoegde gegevens.
Maak het samenvoegdocument af
Als je klaar bent om de documenten samen te voegen, heb je twee keuzes:
- Documenten afdrukken: Voeg de documenten samen met de printer. Als u voor deze optie kiest, worden de documenten zonder enige wijziging naar de printer gestuurd. Selecteer hiervoor Mailings> Finish & Merge > Print Documents.
- Individuele documenten bewerken: Als u sommige of alle documenten moet personaliseren (een alternatief is om een notitieveld toe te voegen in de gegevensbron voor gepersonaliseerde notities) of andere wijzigingen voordat u afdrukt, moet u elk afzonderlijk document bewerken. Selecteer hiervoor Mailings > Finish & Merge > Individuele documenten bewerken
Welke methode u ook kiest, u krijgt een dialoogvenster te zien waarin u Word kunt vertellen om alle records, het huidige record of een reeks records samen te voegen. Kies de records die u wilt afdrukken en selecteer vervolgens OK.
Als u een bereik wilt samenvoegen, voert u het beginnummer en het laatste nummer in voor de records die u in de samenvoeging wilt opnemen en selecteert u vervolgens OK.
