Een elektronische handtekening is een gegevensbestand dat verwijst naar andere elektronische gegevens en wordt gebruikt om te verifiëren dat een persoon van plan was een document te ondertekenen, dat de identiteit van de ondertekenaar is geverifieerd en dat het document niet is gewijzigd na de handtekening werd toegevoegd. Dat maakt het natuurlijk allemaal vrij eenvoudig, maar er komt veel meer kijken bij het begrijpen van elektronische handtekeningen. Dit is wat u moet weten over elektronische handtekeningen, inclusief hoe ze uw leven veel gemakkelijker kunnen maken.
Wat is een elektronische handtekening?
Zoals hierboven vermeld, is een elektronische handtekening technische gegevens over gegevens die de intentie van een persoon bewijzen om iets te ondertekenen, of het nu een juridisch bindend contract is, zoals een lease- of huurovereenkomst, of iets anders zoals een urenstaat, factuur, of verzekeringscontract. Elektronische handtekeningen zijn in de ogen van de rechtbank al geruime tijd geldig en worden algemeen gebruikt naarmate meer en meer gegevens elektronisch van de ene plaats naar de andere worden verzonden.
Niet alle elektronische handtekeningen zijn echter hetzelfde, dus het is belangrijk om een paar belangrijke verschillen te begrijpen voordat u elektronische handtekeningen gaat gebruiken om alles te ondertekenen wat op uw pad komt.
De technologie achter elektronische handtekeningen
Volgens de ESIGN-wet van 2000 betekent "de term "elektronische handtekening" een elektronisch geluid, symbool of proces, gehecht aan of logisch geassocieerd met een contract of ander document en uitgevoerd of aangenomen door een persoon met de intentie om de akte te ondertekenen.”
Wat belangrijk is in die definitie is de zinsnede "met de bedoeling om het document te ondertekenen", want om een elektronische handtekening geldig te laten zijn, moet er een proces zijn om het bewijs vast te leggen en te bewaren dat de handtekening was met opzet weergegeven. Dat is waar technologie om de hoek komt kijken.
Hoe digitale handtekeningen en elektronische handtekeningen verschillen
Het is ook belangrijk om te begrijpen dat de termen 'elektronische handtekening' en 'digitale handtekening' door elkaar kunnen worden gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde. Een digitale handtekening is een cryptografische technologie die wordt gebruikt om de intentie om te ondertekenen te verifiëren en vast te leggen wanneer een elektronische handtekening wordt gebruikt. De meest gebruikelijke manier waarop digitale handtekeningen dit doen, is met Public Key Infrastructure (PKI).
De beste manier om aan PKI te denken, is te overwegen om twee sleutels te hebben die u alleen gebruikt bij het ondertekenen van belangrijke documenten. Eén sleutel is exclusief van jou en niemand anders heeft er toegang toe. Om die sleutel te verkrijgen, moet u bewijzen wie u bent, hetzij met uw eigen beveiligingscertificaat, hetzij via iemand (zoals een externe ondertekenaar) die in het bezit is van een beveiligingscertificaat. Wanneer u een elektronische handtekening aanmaakt, kunt u de handtekening vervolgens vergrendelen met die sleutel. Wanneer u de handtekening vergrendelt, wordt informatie vastgelegd, waaronder wie u bent, hoe uw identiteit is geverifieerd, een tijdstempel en een lang nummer (een hash genoemd) dat is gekoppeld aan de tweede sleutel.
Wanneer u het elektronische document verzendt, met uw elektronische handtekening erop, ontvangt de ontvanger ook de tweede sleutel, een openbare sleutel. Als de sleutel in een wiskundige vergelijking wordt gebruikt om een aantal dingen te bepalen, waaronder of het nummer dat uw sleutel heeft gegenereerd overeenkomt, of de ontvanger geautoriseerd is om toegang te krijgen tot dat document en of er op enigerlei wijze met het document is geknoeid sinds u het hebt ondertekend.
Als alles overeenkomt, wordt de handtekening beschouwd als een geldige, juridisch bindende handtekening. Als daarentegen iets niet overeenkomt of er met het document is geknoeid, wordt de handtekening ongeldig. Aan die handtekening zijn de gegevens gekoppeld die nodig zijn om uw intentie om te ondertekenen en uw identiteit te bewijzen, zodat als er ooit een juridische vraag is over uw handtekening op het document, voor de rechtbank kan worden bewezen dat uw handtekening bindend is.
Dat wetende, is het ook belangrijk om te begrijpen dat niet alle elektronische handtekeningen hetzelfde zijn en ook niet hetzelfde beveiligingsniveau hebben.
Verschillende soorten elektronische handtekeningen
Er zijn drie veelvoorkomende soorten digitale handtekeningen:
- Het hierboven beschreven proces voor het maken van een elektronische handtekening wordt vaak gebruikt door aanbieders van elektronische handtekeningen zoals DocuSign en HelloSign. Het is een zogenaamde geavanceerde elektronische handtekening (AES) of een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). Het is het veiligste type elektronische handtekening dat beschikbaar is.
- Een stap verder zijn de basis elektronische handtekeningen, die nog steeds worden beschermd door een cryptografische sleutel, maar in plaats van dat u persoonlijk de ene sleutel vasthoudt terwijl de ontvanger de andere heeft, wordt uw sleutel bewaard op een elektronische server. Deze worden beschouwd als handtekeningen van getuigen en documenten zijn nog steeds beschermd tegen manipulatie of wijzigingen zodra een handtekening is aangebracht, maar het gebruikte cryptografische element is niet noodzakelijkerwijs PKI.
- De minst veilige methode van elektronische handtekeningen is de click-to-sign methode. In wezen biedt het een vinkje in een vakje, een gescande afbeelding van uw echte handtekening of een getypte naam als ondertekeningsmethode. Dit soort handtekeningen wordt vaak niet beschermd door enige cryptografische methode, wat betekent dat het document kan worden gewijzigd zodra de handtekening is toegepast.
Elektronische handtekeningen zijn een geweldige manier om snel belangrijke documenten te ondertekenen zonder dat u ergens persoonlijk hoeft te zijn of een ondertekend document per post of een koeriersdienst moet verzenden. Zolang u de basis kent, kunt u vol vertrouwen elektronische handtekeningen gebruiken, wetende dat uw handtekening nog steeds een bindende overeenkomst is.
