SharePoint is een platform om samen te werken met andere leden van een team of groep. In dit artikel helpen we u bij het maken van functionele en samenwerkingssites voor collega's en vrienden, het uploaden en delen van documenten en het toevoegen van widgets aan de SharePoint-sitepagina's.
Een SharePoint-site maken
Je hebt een aantal dingen nodig voordat je je site kunt maken:
- Toegang tot een zakelijk Microsoft 365-account, aangezien SharePoint niet is opgenomen in consumentenaccounts.
- Een beheerder om uw site te maken. Als u geen beheerder bent, vraagt u uw beheerder om een site voor u te maken.
Een SharePoint-site maken:
-
Log in bij Microsoft 365 als beheerder en selecteer vervolgens SharePoint in het menu Apps.
Image - Selecteer Page in het linker verticale deelvenster en selecteer vervolgens Create Site.
-
Kies Teamsite in het dialoogvenster.
Communicatiesites worden voornamelijk gebruikt voor het publiceren van aankondigingen en andere inhoud.
-
Kies een startontwerp voor uw site dat past bij uw andere inhoud. Maak je geen zorgen: je kunt de inhoud van de starter altijd later aanpassen.
- Voer de details van uw site in, inclusief de naam en beschrijving.
- Selecteer Finish om de installatie te voltooien. SharePoint werkt op de achtergrond om de site te maken en u zult de voortgang overal zien.
Na het instellen van je ruimte, heb je direct uit de doos een aantal functies beschikbaar, waaronder:
- Conversations: Prive-prikborden voor uw groep.
- Documenten: hier deel je bestanden en check je bestanden in en uit.
- OneNote Notebook: Uw teamgenoten kunnen samenwerken met dit OneNote Notebook door inhoud te maken en toe te voegen aan pagina's.
- Sitepagina's: Aangepaste webpagina's voor uw team of groep.
SharePoint-documentbibliotheken gebruiken
Bestanden delen met behulp van een documentbibliotheek is gebruikelijk op SharePoint-sites. Documentbibliotheken bevatten mappen en bestanden die u kunt bekijken en bewerken. Om de documentbibliotheek te gebruiken:
-
Selecteer Documents in het linker verticale paneel.
Image -
Selecteer New om nieuwe items toe te voegen, zoals mappen of Microsoft Office-bestanden. U kunt ook andere bestanden slepen en neerzetten in de huidige bibliotheekmap; het hoeven geen Office-bestanden te zijn.
Image -
Selecteer een Microsoft Office-bestand om het in de juiste app te openen. Het selecteren van een niet-Office-bestand doet een van de volgende drie dingen:
- Opent het voor een voorbeeld als het een webvriendelijke indeling heeft (bijvoorbeeld een afbeelding of pdf).
- Opent in een relevante app als je Windows gebruikt (Windows weet hoe het met SharePoint moet praten).
- Download het naar je computer zodat je het kunt openen met het relevante programma.
Image -
Hoewel je met moderne webapps tegelijkertijd een bestand met een collega kunt bewerken, heb je nog steeds de mogelijkheid om een bestand in SharePoint uit te checken om te voorkomen dat anderen aan het bestand werken terwijl jij eraan werkt.
Kies het bestand om uit te checken en selecteer vervolgens Check out in de vervolgkeuzelijst. Als u een bestand uitcheckt, kan niemand een nieuwe versie van het bestand opslaan terwijl u eraan werkt. Andere gebruikers kunnen nog steeds een kopie downloaden en eraan werken, maar ze kunnen geen nieuwe versie maken totdat je deze opslaat en weer incheckt.
Image
SharePoint-sitepagina's maken
SharePoint's sitepagina's stellen u in staat webpagina's te maken die tekst en grafische informatie bevatten. Het verschil tussen SharePoint-sitepagina's en gewone websitepagina's is dat alleen ingelogde leden van uw SharePoint-team ze kunnen bekijken. Sitepagina's zijn uw eigen privé-internet.
Nieuwe pagina's maken op uw SharePoint-site:
-
Selecteer Pagina's in het linker verticale paneel.
Image -
Select New en selecteer vervolgens uit de paginatypes:
- Wiki-pagina: pagina's met teamideeën, beleid, richtlijnen, best practices en meer. Een SharePoint-team kan Wiki-pagina's gebruiken om toegang te krijgen tot koppelingen naar alle soorten bedrijfsinformatie.
- Web Part-pagina: Vooraf gedefinieerde lay-outs die zijn ontworpen om u allerlei soorten gadgets in dashboardstijl op uw sitepagina's te laten invoegen.
- Sitepagina: blanco pagina's die u maakt, beginnend met een titel.
- Link: een link naar een website toevoegen.
Image -
Eenmaal gemaakt, wordt de pagina geopend die u kunt bewerken. Begin met het een naam te geven. Aanvullende inhoud wordt geleverd in de vorm van webonderdelen, die we in de volgende sectie behandelen.
Image -
Selecteer Publish in de rechterbovenhoek van het scherm om uw wijzigingen beschikbaar te maken voor collega's.
Image - Selecteer Pages in het linker verticale deelvenster om uw pagina's te bekijken.
-
Om bestaande pagina's te bewerken, opent u de pagina en selecteert u Bewerken in het linkerdeelvenster.
Image
Webonderdelen toevoegen aan SharePoint-pagina's
Een van de beste SharePoint-functies is de functie "Webonderdeel" of widget(s). Zelfs als u alleen tekst en afbeeldingen wilt toevoegen, moet u eerst een webonderdeel toevoegen om de inhoud vast te houden. Webonderdelen kunnen zaken bevatten zoals nieuwsfeeds, een lijst met teamleden of lijsten met recente activiteit op de site.
Als je een pagina hebt gemaakt, kun je hier webonderdelen aan toevoegen:
- Selecteer Pagina's in het linker verticale deelvenster, kies vervolgens een pagina om te bewerken en selecteer Bewerken.
-
Selecteer het plus (+) teken om webonderdelen aan een pagina toe te voegen.
Image -
Een pop-upmenu toont een lijst met beschikbare webonderdelen. Blader door de hele lijst of zoek op trefwoord. Zodra u een webonderdeel selecteert, wordt het aan de pagina toegevoegd.
Image -
Configureer het webonderdeel. Als u bijvoorbeeld een webonderdeel Afbeeldingengalerij toevoegt, selecteert u Afbeeldingen toevoegen om de afbeeldingen te kiezen die u wilt weergeven.
Image - Selecteer Publish om uw wijzigingen beschikbaar te maken voor collega's.
Hoewel de startpagina automatisch voor u wordt gemaakt, is het nog steeds een pagina die u kunt vullen met webonderdelen.
De Taken-app installeren en gebruiken
Het wordt interessant als je apps aan je site toevoegt. Apps gaan verder dan de functionaliteit van webonderdelen en ze bevatten zaken als blogs of een aangepaste lijst, die een kleine database kan zijn.
We zullen de Taken-app bekijken, waarmee u taken voor uw teamleden kunt instellen, taken kunt toewijzen en vervolgens kunt bijhouden hoe deze zijn voltooid.
De Taken-app toevoegen aan uw SharePoint-site:
- Selecteer op de startpagina van de SharePoint-site New en selecteer vervolgens App.
-
Selecteer Taken.
Image -
Selecteer in het linkermenu Site-inhoud om de Taken-app te bekijken en te beginnen met delegeren.
Image
Wie moet SharePoint gebruiken?
Meestal gebruiken bedrijfsteams SharePoint. Maar er zijn tal van niet-zakelijke scenario's waarin SharePoint van pas komt, zoals:
- Sportteams kunnen de kalender gebruiken om een wedstrijdschema te posten en ze kunnen een documentenbibliotheek gebruiken om wedstrijdvideo's op te slaan.
- Boekenclubs kunnen links plaatsen naar het boek van volgende week, terwijl schrijfgroepen kritieken, inzendingen en opmerkingen kunnen hosten.
- Vrijwilligersgroepen die een restauratieproject plannen, kunnen een plan maken met taken en een tijdlijn.
- Een buurt die een rommelmarkt organiseert, kan aankondigingen plaatsen over nieuwe deelnemers, of items en prijzen vermelden in een gedeeld Excel-bestand in een documentenbibliotheek.
De bovenstaande scenario's zijn mogelijk met andere apps en services, maar SharePoint brengt alles samen op één plek, met een interface die wordt ondersteund door Windows, macOS en Linux.
Waar SharePoint te downloaden
Download de SharePoint-app voor Android van Google Play of haal de SharePoint-app voor iOS uit de App Store. Bovendien kunt u Microsoft Office-apps zoals Word, Excel en PowerPoint gebruiken om bestanden rechtstreeks vanuit SharePoint te openen, waardoor downloaden en uploaden een fluitje van een cent is.
