Belangrijkste afhaalrestaurants
- Werknemers multitasken vaak tijdens vergaderingen, en de kans daarop neemt toe naarmate een vergadering voortduurt.
- Niet alle multitasking is echter slecht, en "positieve multitasking" kan de productiviteit verbeteren.
- Externe werkplatforms kunnen nieuwe functies toevoegen die werknemers naar taken sturen die relevant zijn voor een vergadering.
Als je op afstand werkt, is de kans groot dat je de afgelopen week hebt gemultitaskt tijdens een vergadering - en je bent bijna niet alleen.
Een nieuw document dat door Microsoft is uitgegeven, geeft cijfers aan het probleem. Hoewel multitasking zeldzaam was in korte, kleine vergaderingen, steeg het tot bijna universele niveaus in vergaderingen die meer dan een uur aansleepten. Het is echter niet allemaal slecht nieuws: de paper, die zich richtte op het gebruik van Microsoft Teams, suggereert verschillende manieren waarop werknemers hun focus kunnen verbeteren.
"FocusAssist voor Windows is al verzonden en zou hier een enorme hulp kunnen zijn", zei Dr. Mary Czerwinski, een partneronderzoeker en onderzoeksmanager bij Microsoft, via e-mail. "Het plannen van focustijd via Cortana is een andere beschikbare optie in Outlook."
Wat moet een externe medewerker doen?
Multitasken in een vergadering wordt vaak als onbeleefd of contraproductief beschouwd, en de krant vond dit soms waar. De onderzoekers stellen echter een complexer punt. Niet alle multitasking is negatief, en tools kunnen worden gebruikt om telewerkers naar positieve resultaten te leiden.
Deelnemers hebben de voordelen van positieve multitasking beschreven in een anoniem dagboek. "Ik ben minder gefrustreerd door vergaderingen die niet erg nuttig voor me waren", zei iemand.
Anderen zeiden dat ze de keuze waarderen om goed op te letten wanneer dat nodig is, en zich vervolgens ergens anders te concentreren als dat niet het geval is. Deelnemers zeiden dat multitasking hen hielp informatie te vinden, zoals gerelateerde bestanden of e-mailuitwisselingen, die relevant zijn voor een vergadering.
… een marathon van 80 minuten die kreunen opwekt, stimuleert meer dan zes keer meer multitasking.
Dr. Czerwinski zei dat externe werknemers die Microsoft Teams of Windows gebruiken zich kunnen wenden tot Focus Assist en Focus Time om afleiding te verwijderen die niet relevant is voor een vergadering en tijd vrij te maken om zich op specifieke taken te concentreren. De krant geeft de voorkeur aan elk hulpmiddel dat de aandacht van de werknemers tijdens een vergadering terzijde schuift.
Nieuwe, betere functies in externe werkplatforms kunnen nog verder gaan om positieve multitasking aan te moedigen. De paper stelt een vergaderingspecifieke "focusmodus" voor om werknemers te helpen multitasken op manieren die relevant zijn voor een vergadering, zoals het openen van e-mails of bestanden in de interface van een vergadering in plaats van een ander venster of programma. Dit zou positieve multitasking aanmoedigen en tegelijkertijd afleiding in andere programma's elimineren.
De onderzoekers stellen ook verbeterde agendatools voor waarmee werknemers vergaderingen vroegtijdig kunnen verlaten of halverwege de vergadering kunnen deelnemen als slechts delen van de vergadering relevant zijn. Dit zou de aartsvijand van elke aandachtsspanne kunnen bestrijden: lange, saaie vergaderingen.
Externe werknemers tikken uit tijdens lange vergaderingen
Multitasking was niet bijzonder gebruikelijk toen alle vergaderingen werden samengevoegd: ongeveer 30% van de vergaderingen betrof multitasking via e-mail en ongeveer 24% zag multitasking van bestanden.
Maar dat veranderde met de duur. Het is niet verwonderlijk dat vergaderingen van minder dan 20 minuten weinig gevallen van multitasking vertoonden, maar met een schokkende snelheid opliepen als vergaderdrug.
Bij een vergadering van 20 tot 40 minuten was de kans bijna twee keer zo groot dat de aanwezigen op zoek gingen naar ander werk, en een zuchtende marathon van 80 minuten had meer dan zes keer zoveel kans om werknemers afgeleid te zien worden.
De grootte van de vergadering - zoals in, het aantal aanwezigen - was ook cruciaal. Een-op-eengesprekken moedigden het minste multitasking aan, en een derde persoon veranderde het resultaat nauwelijks. Maar naarmate er meer gezichten in een videogesprek verschenen, werd het waarschijnlijker om andere taken uit te voeren. Multitasken was meer dan twee keer zoveel kans in een vergadering met 10 of meer mensen.
Eén deelnemer gaf een herkenbare motivatie. "In de grote vergaderingen, zoals gemeentehuizen, heb ik de neiging om te stoppen en echt te luisteren als er iets interessants wordt gezegd", zei de deelnemer. "De rest van de tijd lijk ik me helemaal niet op mijn werk te concentreren."
De gegevens bevatten nog een zwakker maar verrassender resultaat: geplande vergaderingen zijn slecht nieuws. Een geplande vergadering had ongeveer anderhalf keer meer kans om multitasking aan te moedigen dan een ad-hocvergadering. Van de geplande vergaderingen waren terugkerende vergaderingen de meest vruchtbare grond voor afleiding.
"Hoe vergaderingen op afstand worden gepland en gestructureerd, hangt in belangrijke mate samen met wanneer en in welke mate mensen hun aandacht verdelen", concludeert de krant. Dus voordat je op verzenden drukt op een uitnodiging voor een vergadering van een uur, heroverweeg dan, tenzij je collega's de tijd wilt geven om hun inbox leeg te maken.
