Wat te weten
- Selecteer in Outlook File > Info > Account Settings > Accountinstellingen.
- Ga naar het tabblad Data File en selecteer Add. Kies in het dialoogvenster Nieuw Outlook-gegevensbestand Outlook-gegevensbestand en selecteer vervolgens OK.
- Geef het archief een naam, kies er een locatie voor en selecteer OK. Sleep hele mappen naar de nieuwe archiefmap.
Dit artikel legt uit hoe je het PST-bestand klein kunt houden door je oude e-mail te archiveren. De instructies in dit artikel zijn van toepassing op Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010.
Hoe oude e-mail in Outlook te archiveren om het PST-bestand klein te houden
Naarmate de stapel e-mail die u in Outlook bewaart, groeit, neemt ook de tijd die Outlook nodig heeft om te doen wat u wilt, toe. De limiet voor de PST-bestandsgrootte doemt op. (In het PST- of "Persoonlijke mappen"-bestand bewaart Outlook al uw gegevens, inclusief agenda's, contacten en e-mails.)
Een archief van oude berichten in Outlook maken, los van het PST-bestand dat u elke dag gebruikt:
- Selecteer File en kies Info.
-
Selecteer Accountinstellingen en kies Accountinstellingen in het menu. Het venster Accountinstellingen wordt geopend.
Image -
Selecteer de Gegevensbestand tab.
Image -
Selecteer Toevoegen. Het dialoogvenster Nieuw Outlook-gegevensbestand wordt geopend.
Image -
Selecteer Outlook-gegevensbestand en kies OK.
Image -
Voer de naam van het archief in onder Bestandsnaam en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.
Image - Selecteer OK en sluit het venster.
Mail naar het archief verplaatsen
Om je nieuw gemaakte archief PST te vullen, sleep je hele mappen naar de hoofdmap die nieuw verschijnt onder Mail Folders Dit is handig als je al een hebt Archive map die bijvoorbeeld alle post van vorig jaar bevat. Zet het gewoon in het archief PST.
Als alternatief, om individuele items te archiveren:
- Klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap genoemd naar uw archief PST onder Mail Folders.
-
Selecteer Nieuwe map in het menu.
Image -
Typ de naam van de gewenste map.
Zorg ervoor dat Mail and Post Items is geselecteerd onder Map bevat als je e-mails wilt archiveren. Kies de juiste categorie om andere items te archiveren.
Image - Sleep individuele of groepen e-mails naar de nieuw gemaakte map.
- Als u alle e-mail voorafgaand aan een bepaalde datum in een map (of geneste mappen) wilt verplaatsen, selecteert u File > Info.
-
Selecteer Extra en kies Mailbox Cleanup.
Image -
Selecteer AutoArchiveren in het menu dat is verschenen.
Image
Sluit het archief PST-bestand
Nadat u alle items hebt gearchiveerd, kunt u het PST-bestand in Outlook sluiten:
- Klik met de rechtermuisknop op de hoofdmap van uw archief PST onder Mail Folders.
-
Selecteer Sluit "_" in het menu.
Image
Toegang tot e-mail vanuit een gesloten archief PST-bestand
Om berichten op te halen uit een archief PST-bestand dat u hebt gesloten:
- Selecteer het tabblad File en kies Open & Export.
-
Kies Open Outlook-gegevensbestand.
Image - Het PST-bestand en de bijbehorende mappen verschijnen onder Mail Folders, klaar voor actie.
Een klein PST-bestand is een snel PST-bestand
Het loont de moeite om de grootte van je PST-hoofdbestand klein en beheersbaar te houden. U kunt Outlook een deel daarvan laten doen met AutoArchiveren of uw berichten verdelen over meer PST-bestanden, wat pijnloos en snel kan zijn.
