Microsoft Teams beschikt over een verscheidenheid aan tools om de productiviteit te verhogen en de communicatie tussen werknemers te verbeteren met tekstchat, spraak- en video-oproepen, functionaliteit voor het delen van bestanden, online dienstregistraties en de gedeelde agenda's.
Microsoft Teams' gedeelde agendafunctionaliteit stelt groepsleden in staat vergaderingen rechtstreeks in de Teams-app te maken, details op te geven en andere leden toe te voegen, zodat ze niet alleen op de hoogte worden gehouden van de gebeurtenis, maar deze ook kunnen toevoegen aan hun gesynchroniseerde Microsoft Teams kalender ook.
Dit artikel is van toepassing op de Microsoft Teams-apps op Windows 10-, iOS- en Android-apparaten naast de webversie.
Hoe Microsoft Teams-agenda's werken
Microsoft Teams is een samenwerkingstool die is ontworpen voor organisaties of groepen en is dus gestructureerd met de focus van een groep of team in gedachten. U kunt zich mogelijk aanmelden bij een Microsoft Teams-groep met uw gewone e-mailadres, maar vaker wel dan niet krijgt u een zakelijk e-mailadres toegewezen dat u gebruikt om toegang te krijgen tot Teams en andere gerelateerde Microsoft 365-apps en -services.
De Microsoft Teams-app heeft één hoofdagenda die is toegewezen aan uw hele groep of organisatie. Groepsleden kunnen vergaderingen of evenementen toevoegen aan deze agenda die automatisch in de agenda verschijnen voor andere leden. Individuen kunnen ook worden toegevoegd aan agenda-afspraken of vergaderingen als ze moeten deelnemen.
Technisch gezien wordt de ingebouwde (of standaard) agenda de groepsagenda genoemd, terwijl externe agenda's die binnen Microsoft Teams worden gedeeld, gedeelde agenda's zijn. Deze termen worden echter vaak door elkaar gehaald en het onderscheid ertussen is vervaagd.
Het is een goed idee om naar agenda's in Microsoft Teams te verwijzen met unieke namen in plaats van de termen Gedeeld of Groep te gebruiken om verwarring te voorkomen.
Kalenders kunnen ook worden gedeeld binnen Microsoft Teams vanuit Outlook of andere planningsservices zoals Google Agenda.
Een gedeelde agenda-gebeurtenis van Microsoft Teams maken
Dit is het proces voor het maken van een evenement, een vergadering genoemd in Microsoft Teams, dat kan worden gedeeld met andere groepsleden en automatisch kan worden toegevoegd aan de groepsagenda.
Dit voorbeeld gebruikt de Windows 10 Microsoft Teams-app, maar deze instructies en de gebruikte menu's zijn identiek in alle andere versies.
- Open de Microsoft Teams-app.
-
Selecteer Kalender.
Image -
Klik op Nieuwe vergadering.
Image -
Kies de juiste tijdzone in het vervolgkeuzemenu bovenaan het scherm.
Image U hoeft zich geen zorgen te maken over in welke tijdzone uw teamleden zich bevinden, aangezien de tijd van uw vergadering automatisch voor hen wordt aangepast.
-
Typ een naam voor uw vergadering in het Voeg titelveld toe.
Image -
Typ in het veld Vereiste deelnemers toevoegen de namen in van de mensen die je op de hoogte wilt houden van het evenement. Zodra u begint te typen, zouden er automatisch namen moeten verschijnen die u kunt selecteren.
Image Als je deze agenda-afspraak wilt delen met mensen die niet tot je Microsoft Teams-groep behoren, of misschien niet eens Microsoft Teams gebruiken, kun je dat doen door hun volledige e-mailadres in te voeren in plaats van hun naam.
Klik op Optioneel om groepsleden toe te voegen die u wilt weten over de vergadering, maar die u niet hoeft bij te wonen.
Zodra de vergadering is gemaakt, ontvangen alle uitgenodigde partijen een uitnodiging naar het bijbehorende e-mailadres.
-
Geef vervolgens de begin- en eindtijd voor uw vergadering op.
Image -
Klik op Does not repeat om een menu te openen en van de vergadering een regelmatig terugkerend evenement te maken. U wilt bijvoorbeeld elke weekdag, wekelijks of één keer per maand dezelfde vergadering houden.
Image -
Klik op Kanaal toevoegen als uw vergadering specifiek is voor een bepaalde categorie binnen de Microsoft Teams-configuratie van uw bedrijf. U kunt het bijvoorbeeld in een Managers-kanaal plaatsen, zodat alleen de teamleden die dat kanaal gebruiken weten dat er een vergadering plaatsvindt.
Image Je kunt veel van deze velden leeg laten als je dat wilt.
-
Volgende is het Add location veld. Ondanks de naam is dit niet echt bedoeld om een fysieke locatie op te geven. In plaats daarvan is dit voor het selecteren van een verbonden Microsoft Teams-enabled Room-systeem of conferentietelefoonapparaat.
Als uw bedrijf dergelijke apparaten niet gebruikt, hoeft u zich geen zorgen te maken over het invullen van dit veld.
Image -
Typ in het grote veld onder aan het scherm details voor het vergaderveld, voer een beschrijving van uw vergadering in, een vergaderagenda of een bericht aan de aanwezigen.
Image -
Klik ten slotte op Verzenden. Hiermee wordt de gebeurtenis toegevoegd aan uw Microsoft Teams-agenda en worden degenen uitgenodigd die u hebt toegevoegd. Zodra ze zich hebben aangemeld, wordt het evenement ook automatisch aan hun agenda toegevoegd.
Image Als je nog niemand aan het evenement hebt toegevoegd, krijg je in plaats daarvan de knop Opslaan te zien. Hiermee wordt de gebeurtenis eenvoudig opgeslagen in uw persoonlijke Microsoft Teams-agenda.
Wat doet de planningsassistent van Microsoft Teams?
De optie Planningsassistent die wordt weergegeven bij het maken van een vergadering in Microsoft Teams op een computer, is een alternatieve manier om een afspraak te maken of te bewerken. Het gebruikt een meer visuele gebruikersinterface die de opties aan de linkerkant van het scherm weergeeft en waarmee je een tijdsperiode kunt selecteren met je muis die automatisch de wijzigingen in de planning aanbrengt.
Het echte voordeel van de planningsassistent is hoe het alle schema's van groepsleden weergeeft. Dit maakt het gemakkelijk om te zien op welke tijden en dagen iedereen beschikbaar is en voorkomt het gedoe om groepsleden te moeten vragen welke tijd het beste bij hen past.
Schedules verschijnen alleen in de planningsassistent als ze zijn ingevoerd in Microsoft Teams door de beheerder of andere gebruikers. Als uw organisatie Microsoft Teams niet gebruikt om planningen te beheren, is deze functie niet nuttig.
De planningsassistent van Microsoft Teams is een volledig optionele tool, hoewel sommigen er misschien de voorkeur aan geven boven de standaardoptie voor het maken van vergaderingen.
Een uitnodiging voor een Microsoft Teams-agenda accepteren
Zodra je bent toegevoegd aan een vergadering in een Microsoft Teams-agenda, zou je bijna onmiddellijk een uitnodiging per e-mail moeten ontvangen.
Wanneer u deze e-mail ontvangt, klikt u op de koppeling Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering om de uitnodiging te accepteren. De Microsoft Teams-app wordt geopend en u wordt toegevoegd aan het evenement. Als u Microsoft Teams niet hebt geïnstalleerd, wordt u gevraagd om het te installeren.
Als je geen uitnodiging hebt ontvangen, neem dan contact op met de maker van het evenement om er zeker van te zijn dat ze het juiste e-mailadres hebben gebruikt. U kunt ook uw map met spam of ongewenste e-mail controleren.
Sommige e-mailservices kunnen u vragen deze Microsoft Teams-evenementen toe te voegen aan hun eigen agendasysteem. Je kunt dit doen als je wilt, maar je moet nog steeds op de tekstlink in de e-mail klikken om de uitnodiging te accepteren.
Hoe Outlook Teams te gebruiken voor het maken en delen van evenementen
Microsoft Teams vereist een Microsoft-account om te gebruiken. Gewoonlijk zal uw bedrijf of organisatie u voorzien van een nieuw Microsoft-account dat kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot Microsoft Teams en een verscheidenheid aan andere Microsoft Office-services.
Het e-mailadres dat aan dit Microsoft-account is gekoppeld, kan worden gebruikt om in te loggen bij Outlook en omdat dit account ook wordt gebruikt om toegang te krijgen tot Teams, kunnen agendavergaderingen worden gemaakt in Outlook en automatisch worden gesynchroniseerd met Microsoft Teams.
Om dit te laten werken, moet u hetzelfde Microsoft-account gebruiken voor Outlook en Microsoft Teams. U kunt bijvoorbeeld uw persoonlijke Outlook-e-mailaccount niet gebruiken om een afspraak te maken voor een Microsoft Teams-werkagenda.
Dit kan zowel met de Outlook-apps als via de webervaring en het hele proces is bijna identiek aan hoe je een vergadering zou maken binnen Microsoft Teams zoals hierboven weergegeven.
Om toegang te krijgen tot de agenda in Outlook, klikt u op het Calendar pictogram onderaan het linkermenu. Zodra de kalender is geopend, klikt u op een dag om het proces voor het maken van een evenement te starten.
Als u wilt dat een evenement dat in Outlook is gemaakt, wordt geregistreerd binnen Teams, moet u de schakelaar naast Teams-vergadering activeren, die u kunt vinden naast de Zoek naar een kamer of locatie tekst. Als u dat niet doet, wordt de gedeelde agendafunctie van Microsoft Teams niet geactiveerd en wordt de gebeurtenis gewoon een basisgebeurtenis in uw Outlook-agenda.
Een andere agenda delen in Microsoft Teams
Hoewel Microsoft Teams zijn eigen ingebouwde agendafunctie heeft, is het ook mogelijk om extra agenda's te importeren vanuit Outlook, Google of een andere planningsservice die een deelbaar webadres voor zijn agenda's biedt.
Dit kan handig zijn als uw team een andere app of service gebruikt voor het beheren van evenementen buiten het Microsoft Office-ecosysteem.
Dit voorbeeld gebruikt Google Agenda, maar het proces is identiek voor andere dergelijke services.
- Open Google Agenda zoals gewoonlijk in een webbrowser.
-
Beweeg uw muiscursor over een kalendernaam zodat de drie stippen rechts van de naam verschijnen. Klik op de drie puntjes om het menu te openen.
Image -
Klik op Instellingen.
Image -
Klik op het webadres onder Openbare URL naar deze agenda en druk op Ctrl + Vom het naar je klembord te kopiëren.
Image -
Open Microsoft Teams en ga naar een groep of chat waaraan je de agenda wilt toevoegen.
Image -
Klik op het + symbool bovenaan het scherm.
Image -
Klik op Website.
Image -
Plak het adres van je agenda in het veld URL.
Image Je kunt er ook een aangepaste naam voor toevoegen door in het veld Tab name te typen en te kiezen of je de groep wilt waarschuwen voor de toevoeging van de agenda door het vakje naast aan te vinken Post op het kanaal over dit tabblad.
-
Klik op Opslaan.
Image Uw agenda wordt nu gedeeld binnen Microsoft Teams en kan door iedereen worden bekeken op dit nieuwe aangepaste tabblad.
Een Microsoft Teams-vergadering bewerken
Om een Microsoft Teams-vergadering te bewerken die u hebt gemaakt of waartoe u toegang hebt, hoeft u er alleen maar op te klikken vanuit uw agenda in de Microsoft Teams-app en de wijzigingen in de juiste velden aan te brengen.
Je kunt deelnemers toevoegen of verwijderen, de tijd of locatie wijzigen en ook de naam en beschrijving van het evenement bewerken. Zorg ervoor dat u op Send Update klikt wanneer u klaar bent om de wijzigingen op te slaan.
Als de wijzigingen niet zichtbaar zijn voor jou of je teamleden, probeer dan de app volledig te sluiten en opnieuw te openen.
Je kunt Teams-evenementen ook bewerken in Outlook door het evenement in de agenda te openen en vervolgens op Bewerken. te klikken
