Microsoft Teams is een online samenwerkingstool die chat, videogesprekken, bestandsdeling, schermdeling en andere tools ondersteunt om gecoördineerde productiviteit te vergemakkelijken. Elke Microsoft Office-gebruiker zou moeten weten hoe hij Microsoft Teams moet gebruiken.
De informatie in dit artikel is van toepassing op de desktopversie van Microsoft Teams, de Microsoft 365-versie voor webbrowsers en de mobiele apps voor iOS en Android.
Wie kan lid worden van Microsoft Teams?
Wanneer u Microsoft Teams instelt voor een organisatie, hangt het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de volledige functies ervan af van het aantal licenties dat is aangeschaft. U kunt extra Microsoft 365-gebruikers die geen toegang hebben tot Microsoft Teams als gast uitnodigen zonder extra licenties aan te schaffen, maar zij hebben beperkte toegang. Een enkel team kan maximaal 2500 leden hebben, inclusief gelicentieerde gebruikers en gasten.
Een Microsoft 365-abonnement is niet nodig om Microsoft Teams te gebruiken, maar wel om bepaalde functies te gebruiken.
Hoe teams te gebruiken
Microsoft Teams lijkt erg op Slack. Als u bijvoorbeeld andere teamleden in gesprekken vermeldt door @ naam te typen, ontvangt de gebruiker een melding op het tabblad Activiteit. Alle gebruikers kunnen de volledige chatlogs bekijken in de teams en kanalen waartoe ze toegang hebben.
Als je een team instelt, maak je ook automatisch het volgende aan:
- Een Office 365-groep
- Een Microsoft Planner-abonnement
- Een SharePoint-teamsite
- Een gedeeld OneNote-notitieblok
Als je wijzigingen aanbrengt in een van deze apps, worden ze automatisch gesynchroniseerd met de andere. U kunt bijvoorbeeld Microsft Planner gebruiken om herinneringen voor teams in te stellen, en vergaderingen die in Microsoft Teams zijn gepland, worden automatisch gesynchroniseerd met uw Outlook-agenda.
Gebruik de opdrachtbalk bovenaan de interface om te zoeken naar gesprekken, apps en bestanden. Typ forward-slash (/) om een lijst met sneltoetsen voor opdrachten weer te geven.
Een team maken in Microsoft Teams
Een team opzetten in de samenwerkingsapp van Microsoft:
-
Selecteer Teams in de werkbalk en selecteer vervolgens Create Team.
Image -
Select Bouw een team vanaf het begin.
Image Selecteer Maken van als je een team wilt opzetten met een bestaande Microsoft 365-groep.
-
Selecteer Private, Public of Org-wide om te bepalen wie toegang heeft tot de groep.
Image Als je leden toevoegt aan een privéteam, kun je ze aanwijzen als Lid of Owner. Alleen eigenaren kunnen extra leden uitnodigen.
-
Geef het team een naam en beschrijving en selecteer vervolgens Maken.
Image -
Je kunt gebruikers meteen uitnodigen om lid te worden, of Skip selecteren om dit later te doen.
Image -
Je kunt nu de weglatingstekens (…) naast de teamnaam selecteren om leden toe te voegen of te verwijderen, teaminstellingen te beheren en meer. Als u bijvoorbeeld Get link to team selecteert, ontvangt u een URL die u kunt kopiëren en naar anderen kunt sturen om hen uit te nodigen om mee te doen.
- Selecteer Kanaal toevoegen om een aparte sectie in het team te maken voor specifieke onderwerpen.
- Als je lid wilt worden van bestaande teams of een nieuwe wilt maken, selecteer je Join or create a team in de linkerbenedenhoek van het Teams-venster.
Image
Selecteer het plusteken (+) rechts van de teamnaam om snelkoppelingen toe te voegen naar verschillende apps, gedeelde bestanden en Wiki-pagina's.
Videogesprekken in Microsoft Teams
Als je in een specifiek team of kanaal zit, selecteer je het videocamera-pictogram onder aan het gespreksvenster om een videogesprek te starten. U wordt gevraagd om via e-mail uitnodigingslinks naar andere teamleden te sturen. U kunt vergaderingen plannen met Microsoft Outlook, of u kunt een app gebruiken zoals Calendar BOT.
Tijdens het chatten kun je je scherm delen door het Share icoon (het scherm met de pijl-omhoog) in de rechterbovenhoek van de chat-interface te selecteren.
Microsoft Teams-app-integraties
Microsoft Team kan worden geïntegreerd met honderden apps en webservices van derden, zoals Trello, GitHub en Evernote. Selecteer Apps in de werkbalk om al uw opties te zien. Sommige apps van derden vereisen een extra betaald abonnement, maar veel zijn gratis. Nadat u een app heeft toegevoegd, selecteert u de weglatingstekens (…) in de werkbalk om deze te openen.
Bestanden delen in Microsoft Teams
Een van de beste samenwerkingsfuncties van Microsoft Teams is de mogelijkheid om bestanden tussen gebruikers te delen. Bestanden delen met uw team is eenvoudig en kan in slechts een paar eenvoudige stappen worden gedaan.
-
Voer een team of kanaal in en selecteer het tabblad Files bovenaan de interface om bestanden te uploaden en downloaden.
Image -
Je kunt Files selecteren in de werkbalk om alle bestanden te bekijken waartoe je toegang hebt voor elk van je teams.
Image -
Selecteer Cloudopslag toevoegen om te synchroniseren met uw Google Drive, Dropbox of een andere provider voor bestandsopslag. U hebt ook de mogelijkheid om bestanden op uw persoonlijke OneDrive op te slaan.
Image
Microsoft Teams privacy-instellingen
Als je een Microsoft 365 Business Plan hebt, kan de accountbeheerder alle Microsoft Teams-gebruikers, instellingen en applicaties van derden beheren vanuit het Microsoft 365 Admin Center.
Iedereen kan zijn Microsoft Teams-thema wijzigen via het instellingenmenu.
Microsoft Teams best practices
Hier zijn enkele algemene tips om het meeste uit Teams te halen:
- Maak organisatieregels voor het benoemen van bestanden en kanalen om consistent te zijn.
- Erken en reageer op verzoeken door de "Vind ik leuk"-knop te gebruiken om het goedkeuringsproces te versnellen.
- Profiteer van bots om taken zoals het plannen van vergaderingen te automatiseren.
- Test de video en audio van uw computer voordat u een vergadering start of eraan deelneemt.
Je kunt videozelfstudies voor Microsoft Teams en gratis Microsoft Teams-trainingsmateriaal vinden op de ondersteuningswebsite van Microsoft Office.
