Als u een groot deel van uw dag bezig bent met het verwerken van e-mail, zijn er tal van manieren om Outlook efficiënter te gebruiken. Wijzig de standaardinstellingen zodat ze overeenkomen met de manier waarop u werkt. Maak gebruik van een of twee sneltoetsen. Stel filters in om taken te automatiseren. En zorg ervoor dat Outlook op maximale snelheid draait. Bekijk de volgende tips en geheimen, en je zult wat tijd terugwinnen.
Instructies in dit artikel zijn van toepassing op Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 en Outlook voor Microsoft 365.
Berichten met één klik bestand
Doe sneller wat je zo vaak doet. Stel acties met één klik in om e-mails gemakkelijk te beheren.
Gesprekken stroomlijnen
Vervuil uw e-mailmappen niet met berichten die elders worden geciteerd. Ontdek hoe u Outlook kunt gebruiken om e-mails automatisch op te schonen. Outlook zal die overbodige e-mails voor u verplaatsen of verwijderen.
E-mails opnieuw verzenden
Verzend een e-mail opnieuw in Outlook om de inhoud, het onderwerp of de ontvangers opnieuw te gebruiken in plaats van te beginnen met een leeg bericht.
Houd Outlook-bestanden klein en pittig
Als je wilt dat Outlook snel is, houd dan je belangrijkste PST-bestandsgrootte klein. Het PST-bestand is waar Outlook e-mails, contacten, agenda's en meer opslaat. Een manier om het PST-bestand klein te houden, is bijvoorbeeld oude e-mail naar een apart archiefbestand te verplaatsen.
Een automatisch antwoord bij afwezigheid of vakantie instellen
Laat Outlook namens u antwoorden wanneer u weg bent en u niet op uw e-mail kunt reageren. Dit bespaart u niet alleen tijd wanneer u uw vakantie inha alt, maar ook elke werkdag.
Verplaats e-mail snel naar elke map
Als u niet met één klik archiveren voor een map hebt ingesteld, heeft Outlook een andere manier om e-mails snel naar mappen te verplaatsen. U kunt berichten overzetten met bijvoorbeeld het toetsenbord of een handige knop op het lint.
Maak en gebruik e-mailsjablonen
Als je soortgelijke berichten opstelt voor verschillende ontvangers, sla dan een van deze e-mails op als sjabloon in Outlook voor toekomstig gebruik. U stuurt dezelfde e-mail, of een soortgelijke, herhaaldelijk met benijdenswaardige snelheid.
Wijzig het standaard lettertype en de grootte van Outlook
Als je denkt dat het lettertype dat Outlook gebruikt wanneer je een bericht opstelt of een e-mail leest te breed, lang, klein, klein, groot of blauw is, verander het dan. Ontdek hoe u het exacte lettertype, de tekenstijl en de kleur instelt die standaard worden gebruikt voor e-mails in Outlook.
Een gesprek verwijderen en dempen
Als je merkt dat je door e-mails en gesprekken waadt die totaal irrelevant zijn, kan Outlook helpen. Ontdek hoe u Outlook kunt gebruiken om een volledig gesprek te verwijderen en hoe Outlook toekomstige e-mails in dezelfde thread automatisch kunt laten verwijderen.
Filter de e-mail van één afzender automatisch naar een specifieke map
Begin met een e-mail om een Outlook-filter in te stellen dat alle toekomstige berichten automatisch van dezelfde afzender naar een specifieke map verplaatst.
Verwante berichten zoeken
In Outlook is het gemakkelijk om alle gerelateerde berichten te vinden. Zoek gewoon naar de naam van een contactpersoon of naar woorden in de onderwerpregel. Outlook vermeldt elk bericht dat overeenkomt met uw zoektermen.
Stel het standaardaccount voor nieuwe e-mails in
Zorg ervoor dat nieuwe berichten die u opstelt beginnen met het meest waarschijnlijke Van e-mailadres geselecteerd in Outlook.
Zoeken in een bericht
Wilt u iets vinden in een lange e-mail? Ontdek hoe u Outlook kunt gebruiken om de tekst in een e-mailbericht te doorzoeken.
Plan e-mails die later worden bezorgd
U kunt Outlook opdracht geven om alleen op of na een bepaalde datum een bericht te verzenden. Dit is handig voor regelmatig voorkomende gebeurtenissen, zoals een wekelijkse aankondiging van een vergadering.
Een bericht snel verwijderen
Heb je zojuist een e-mail in Outlook verwijderd die niet klaar was om naar de map Verwijderde items te gaan? Hier is een eenvoudige manier om die e-mail in een oogwenk terug te krijgen.
Distributielijsten instellen
Maak uw eigen mailinglijsten in Outlook en stuur eenvoudig berichten naar groepen mensen zonder dat u alle e-mailadressen hoeft te typen.
Verwijder bijlagen uit berichten
Bewaar het bericht; zijn grote omvang verliezen. Ontdek hoe u Outlook kunt gebruiken om bijgevoegde bestanden te verwijderen (nadat u ze ergens anders hebt opgeslagen) uit e-mailberichten. U kunt de grootte van uw mailbox aanzienlijk inkorten.
Zoek snel alle e-mail van een afzender
Outlook lokaliseert alle berichten van een bepaalde afzender en toont ze snel met deze tip.
Stel een map 'Alle berichten' in
Bekijk alle verzonden, ontvangen, gearchiveerde en gearchiveerde e-mails voor een account op één plek in Outlook.
Laat Outlook alleen e-mail markeren die naar u is verzonden
Als je de enige e-mailontvanger bent, is het bericht meestal belangrijker dan wanneer je een van de tientallen mensen bent. Ontdek hoe Outlook berichten kan markeren die alleen u in de Aan-regel hebben.
Ontvangen e-mailberichten bewerken
In plaats van e-mails naar uzelf door te sturen of ergens anders in Outlook of mogelijk daarbuiten een notitie te maken, kunt u elke ontvangen e-mail bewerken en uw eigen tekst toevoegen.
Automatisch CC: alle e-mail die u verzendt
Outlook kan een kopie van elk bericht dat u opstelt naar een ander e-mailadres sturen.
Breid Outlook uit met tijdbesparende invoegtoepassingen
Add-ins zoals ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen en Auto-Mate kunnen uw Outlook-workflow verbeteren door de juiste informatie binnen handbereik te hebben, intelligent te filteren en repetitieve taken te automatiseren.
