Wat te weten
- Miniaturen gebruiken: Ga naar File > Info > Properties > Geavanceerde eigenschappen > Samenvatting en vink Save Thumbnails for All Word Documents. aan
- Eigenschappen bijwerken: Ga naar File > Info > Properties > Geavanceerde eigenschappen > Samenvatting. Voer opmerkingen, trefwoorden en andere informatie in.
- Andere tips: maak mappen om uw Word-bestanden op te slaan en te sorteren, en gebruik een consistent bestandsnaamsysteem om snel de gewenste bestanden te vinden.
Dit artikel biedt suggesties voor het organiseren van uw Microsoft Word-bestanden. Instructies hebben betrekking op Word 2019 tot en met 2010 en Word voor Microsoft 365.
Bewaar alle Word-bestanden met miniaturen
Als u Word-bestanden opslaat met een voorbeeldafbeelding of miniatuur, kunt u gemakkelijker het document identificeren dat u nodig hebt zonder het te openen.
Om alle Word-documenten op te slaan met een voorbeeld- of miniatuurafbeelding:
-
Open in Microsoft Word een leeg of bestaand document en ga vervolgens naar de File tab.
Image -
Selecteer Info.
Image -
Selecteer de Eigenschappen vervolgkeuzepijl en kies Geavanceerde eigenschappen.
Image -
Ga in het Eigenschappen dialoogvenster naar de Samenvatting tab.
Image -
Selecteer het Save Thumbnails for All Word Documents check box.
Image -
Selecteer OK.
Image
Word-documenteigenschappen bijwerken
Als u met meerdere Word-documenten werkt die vergelijkbare namen en locaties hebben, gebruikt u de functie Word-documenteigenschappen.
-
Open het document waaraan u beschrijvende eigenschappen wilt toevoegen, ga dan naar de File tab.
Image -
Selecteer Info.
Image -
Selecteer de Eigenschappen vervolgkeuzepijl en kies Geavanceerde eigenschappen.
Image -
Ga in het Eigenschappen dialoogvenster naar de Samenvatting tab.
Image -
Voer opmerkingen, trefwoorden, categorieën, een titel en onderwerpinformatie in om u te helpen uw bestanden te onderscheiden.
Image - Selecteer OK om de wijzigingen toe te passen en het dialoogvenster te sluiten. Als het tijd is om te zoeken, kan Word precies vinden wat u nodig hebt.
Maak mappen op uw computer en gebruik ze
Stel één map in voor uw Word-documenten en geef deze een naam die u niet snel zult vergeten, zoals MyWordDocs Vul deze met mappen met namen op een manier die voor u logisch is, en gebruik deze mappen om uw Word-bestanden op te slaan en te sorteren. Als u bijvoorbeeld wekelijkse vergadernotities maakt, maakt u een map voor die notities en voegt u er maanden of jaren extra mappen in toe.
Als je jaren aan Word-documenten op je computer hebt staan en geen tijd hebt om ze allemaal te openen en te beslissen of je ze wilt bewaren of niet, maak dan een map voor elk jaar en verplaats de documenten naar die mappen. Dit is een goede manier om oudere bestanden op te slaan totdat u tijd heeft om de bestanden te ordenen op een manier die voor u werkt.
Gebruik een consistent bestandsnaamsysteem
Breng een naamgevingssysteem aan om snel de gewenste bestanden te vinden. Er zijn veel manieren om uw bestanden een naam te geven. Kies een naamgevingssysteem en gebruik het consequent.
Hier zijn een paar suggesties:
- Voeg het type document toe aan de bestandsnaam, bijvoorbeeld contract, lease of nieuwsbrief. Op deze manier kunt u naar de bestandsnaam kijken om een bestand te vinden.
- Begin de bestandsnaam met de naam van de klant (of de achternaam van de ontvanger als de documenten letters zijn).
- Neem de datum op in de bestandsnaam.
Neem je tijd
Als de harde schijf van uw computer weinig opslagruimte heeft, pak dan niet uw organisatorische taken in één keer aan. Breek de klus in behapbare stukken en besteed er 15 minuten per dag aan.
Terwijl u Word-bestanden op uw computer ordent, plaatst u elk bestand in een van de mappen die u hebt gemaakt, maakt u een nieuwe map of verwijdert u bestanden die u niet langer nodig hebt. Als u niet zeker weet wat u met een bestand moet doen, plaatst u het in een map met de naam HoldUntilDate en kiest u een datum in de toekomst die u kunt zal het prettig vinden om het te verwijderen.
Wat voor soort mappen je ook maakt, plaats deze map in je hoofdmap van Word, zodat je weet waar je moet zoeken.
