Door gegevens de eerste keer correct in een spreadsheet in te voeren, worden later problemen voorkomen en wordt het gemakkelijker om veel van de tools en functies van Excel te gebruiken, zoals formules en grafieken. Deze tutorial behandelt de basisdo's en don'ts van het invoeren van gegevens in spreadsheetprogramma's zoals Excel, Google Spreadsheets en Open Office Calc.
Instructies in dit artikel zijn van toepassing op Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel voor Mac, Excel voor Microsoft 365 en Excel Online.
Excel-gegevensinvoeroverzicht
Excel-werkbladen zijn krachtige analysetools die grote hoeveelheden gegevens opslaan. Zorg ervoor dat uw gegevens correct worden weergegeven en geanalyseerd door de best practices van Excel voor gegevensinvoer te gebruiken.
Dit zijn de belangrijkste do's en don'ts om in gedachten te houden bij het gebruik van Excel:
- Do plan uw spreadsheet.
- Niet doen laat lege rijen of kolommen achter bij het invoeren van gerelateerde gegevens.
- Do sla regelmatig op en sla op twee plaatsen op.
- Niet gebruik getallen als kolomkoppen en voeg geen eenheden toe aan de gegevens.
- Do gebruik celverwijzingen en benoemde bereiken in formules.
- Niet doen cellen met formules ontgrendeld laten.
- Do sorteer uw gegevens.
Plan je spreadsheet
Bij het invoeren van gegevens in Excel is het een goed idee om te plannen voordat u begint te typen. Bepaal hoe het werkblad zal worden gebruikt, welke gegevens het zal bevatten en wat er met die gegevens zal worden gedaan. Deze beslissingen hebben een aanzienlijke invloed op de uiteindelijke lay-out van het werkblad.
Plannen voordat u typt, bespaart later tijd als de spreadsheet moet worden gereorganiseerd om deze efficiënter te maken.
Hier zijn enkele punten waarmee u rekening moet houden bij het plannen van uw Excel-werkmappen:
- Wat is het doel van de spreadsheet?
- Hoeveel gegevens bevat de spreadsheet?
- Zijn grafieken nodig?
- Wordt de spreadsheet afgedrukt?
Bottom Line
Het doel van de spreadsheet bepa alt de locatie van de gegevens, aangezien de meest kritische informatie zichtbaar en gemakkelijk toegankelijk moet zijn. Als uw gegevens berekeningen vereisen, bepalen de berekeningen welke formules en functies nodig zijn en waar de formules moeten worden ingevoerd.
Hoeveel gegevens bevat de spreadsheet?
De hoeveelheid gegevens die de spreadsheet aanvankelijk zal bevatten en hoeveel er later aan wordt toegevoegd, bepa alt het aantal werkbladen dat je nodig hebt voor de werkmap.
Hier zijn een paar tips:
- Verspreid je gegevens niet te veel. Wanneer gegevens in meerdere werkbladen staan, kan specifieke informatie moeilijk te vinden zijn. Berekeningen die meerdere werkbladen of werkmappen beslaan, zijn ook van invloed op de prestaties van Excel.
- Geef voor grote werkbladen significante kolomtotalen weer boven de kolomkoppen, in plaats van onder aan het werkblad om snel overzichtsinformatie te vinden.
Zijn grafieken nodig?
Als alle of een deel van de gegevens in een of meer grafieken worden gebruikt, kan dit de lay-out van de informatie beïnvloeden.
Volg deze best practices bij het gebruik van grafieken:
- Afhankelijk van het type diagram, moeten de gegevens mogelijk anders worden gegroepeerd. Maak bijvoorbeeld een overzichtsgebied voor cirkeldiagrammen.
- Verplaats voor grote spreadsheets grafieken naar afzonderlijke pagina's, zodat werkbladen niet vol staan met gegevens en afbeeldingen.
Wordt de spreadsheet afgedrukt?
Hoe u de gegevens organiseert, hangt af van hoe de gegevens worden afgedrukt. Worden alle gegevens afgedrukt of slechts een deel van de gegevens? Worden de gegevens in staande of liggende lay-out afgedrukt?
Houd bij het afdrukken van werkbladen deze tips in gedachten:
- Als het werkblad is afgedrukt in staande weergave op papier van Letter-formaat (8,5" x 11"), plaatst u de meeste gegevens in rijen onder een paar kolommen. Op deze manier zijn de koppen zichtbaar op één blad.
- Als het werkblad op meerdere bladen is afgedrukt, drukt u de kolomkoppen boven aan elke pagina af. Kolomkoppen geven een overzicht van de gegevens en maken de gegevens toegankelijker en gemakkelijker te lezen.
- Als er meerdere kolommen met gegevens worden afgedrukt, gebruik dan de liggende lay-out om alle koppen op één pagina te houden. Nogmaals, als er meerdere bladen nodig zijn, druk dan de kolomkoppen bovenaan elke pagina af.
- Als het werkblad grafieken bevat, verplaatst u de grafieken naar een apart blad voordat u de werkmap afdrukt.
Laat geen lege rijen of kolommen achter bij het invoeren van gerelateerde gegevens
Lege rijen of kolommen in gegevenstabellen of gerelateerde gegevensbereiken maken het moeilijk om verschillende functies van Excel, zoals grafieken, draaitabellen en specifieke functies, correct te gebruiken.
Zelfs lege cellen in een rij of kolom die gegevens bevatten, kunnen problemen veroorzaken, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
De afwezigheid van lege spaties helpt Excel bij het detecteren en selecteren van gerelateerde gegevens bij het gebruik van een reeks functies zoals sorteren, filteren of AutoSom.
Als je gegevens wilt opsplitsen om ze leesbaarder te maken, gebruik dan randen of maak koppen en labels op. Gebruik visuele aanwijzingen zoals vetgedrukte tekst, lijnen en celkleur om de gegevens te scheiden en te markeren.
Volg deze tips bij het werken met gegevens in rijen en kolommen:
- Plaats een beschrijvende kop bovenaan de eerste kolom van de tabel met de gegevens eronder.
- Als er meer dan één gegevensreeks is, vermeld ze dan achter elkaar in kolommen (van links naar rechts) met de titel voor elke gegevensreeks bovenaan.
Bottom Line
Hoewel het bij elkaar houden van gerelateerde gegevens essentieel is, is het ook handig om niet-gerelateerde gegevensreeksen te scheiden. Laat lege kolommen of rijen tussen verschillende gegevensbereiken of andere gegevens op het werkblad zodat Excel de juiste gerelateerde bereiken of gegevenstabellen selecteert.
Vaak opslaan
Het belang van het regelmatig opslaan van je werk kan niet genoeg worden benadrukt, of te vaak worden gezegd. Als u een webgebaseerde spreadsheet gebruikt, zoals Google Spreadsheets of Excel Online, is opslaan geen probleem. Deze programma's hebben geen save-optie. In plaats daarvan worden spreadsheets automatisch opgeslagen in uw cloudaccount met de functie Automatisch opslaan.
Voor desktop-spreadsheetprogramma's: sla uw werk op na twee of drie wijzigingen. Sla bijvoorbeeld op nadat u gegevens heeft toegevoegd, kolomkoppen heeft opgemaakt of een formule heeft ingevoerd. Sla je werk op zijn minst elke twee of drie minuten op.
Hoewel de stabiliteit van computers en computersoftware in de loop van de tijd drastisch is verbeterd, crasht software nog steeds, treden er stroomstoringen op en struikelen andere mensen soms over je netsnoer en trekken het uit het stopcontact. En als er ongelukken gebeuren, verhoogt het verlies van gegevens uw werklast omdat u reconstrueert wat u al hebt gedaan.
Excel heeft een AutoSave-functie, die meestal heel goed werkt, maar je moet er niet volledig op vertrouwen. Maak er een gewoonte van om uw gegevens te beveiligen door regelmatig op te slaan.
Snelkoppeling naar opslaan
U hoeft de muis niet naar het lint te verplaatsen en op pictogrammen te klikken om uw werk op te slaan. Maak er in plaats daarvan een gewoonte van om op te slaan met behulp van de sneltoetscombinatie. Als u uw werkblad wilt opslaan, drukt u op Ctrl+ S.
Opslaan op twee plaatsen
Het is ook belangrijk om je gegevens op twee verschillende locaties op te slaan. De tweede locatie is een back-up. De beste back-up is er een die zich op een andere fysieke locatie bevindt dan het origineel.
Als u een reservekopie van uw werkmappen opslaat, kunt u overwegen om bestanden op te slaan in uw cloudaccount. Wanneer werkmappen op uw computer en in de cloud worden opgeslagen, hebt u niet alleen een back-up in de cloud, maar is de cloud ook ontworpen met redundante back-ups, wat betekent dat uw gegevens op meerdere servers worden opgeslagen.
Cloud-gebaseerde back-ups
Nogmaals, het maken van een back-up hoeft geen tijdrovende taak te zijn.
Als beveiliging geen probleem is, bijvoorbeeld als het werkblad een lijst met uw dvd's is, is het waarschijnlijk voldoende om uzelf een kopie te e-mailen. Als beveiliging een probleem is, is cloudopslag een optie.
In het geval van online spreadsheets maken de eigenaren van het programma een back-up van hun servers, inclusief alle gebruikersgegevens. Maar download voor de zekerheid een kopie van het bestand naar uw computer.
Gebruik geen getallen als kolomkoppen en neem geen eenheden op bij de gegevens
Gebruik koppen boven aan kolommen en aan het begin van rijen om uw gegevens te identificeren, koppen maken bewerkingen zoals sorteren eenvoudiger. Maar gebruik geen nummers zoals 2012, 2013, enzovoort, als kopjes.
Zoals weergegeven in de afbeelding hierboven, kunnen kolom- en rijkoppen die getallen zijn, onbedoeld worden opgenomen in berekeningen. Als uw formules functies bevatten die automatisch het gegevensbereik voor het argument van de functie selecteren, zoals AutoSom, zullen getallen in de kolomkoppen een probleem veroorzaken.
Normaal gesproken zullen dergelijke functies, die ook AutoMax en AutoAverage omvatten, eerst zoeken naar kolommen met getallen en dan naar links kijken naar een rij getallen. Alle koppen die getallen zijn, worden opgenomen in het geselecteerde bereik.
Getallen die als rijkoppen worden gebruikt, kunnen worden aangezien voor een andere gegevensreeks als ze worden geselecteerd als onderdeel van een bereik voor een diagram in plaats van als aslabels.
Maak getallen in de kopcellen op als tekst of maak tekstlabels door elk nummer vooraf te laten gaan door een apostrof ('), zoals '2012 en '2013. De apostrof wordt niet weergegeven in de cel, maar het verandert het nummer in tekstgegevens.
Eenheden in de kopjes behouden
Voer geen valuta, temperatuur, afstand of andere eenheden in elke cel met de nummergegevens in. Als u dat doet, bestaat de kans dat Excel of Google Spreadsheets al uw gegevens als tekst ziet.
Plaats in plaats daarvan eenheden in de koppen boven aan de kolom om ervoor te zorgen dat die koppen in tekstformaat zijn en geen problemen opleveren.
Tekst naar links, cijfers naar rechts
Een snelle manier om te zien of je tekst- of cijfergegevens hebt, is door de uitlijning van de gegevens in een cel te controleren. Tekstgegevens worden standaard links uitgelijnd in Excel en Google Spreadsheets en nummergegevens worden rechts uitgelijnd in een cel.
Hoewel deze standaarduitlijning kan worden gewijzigd, moet de opmaak worden toegepast nadat alle gegevens en formules zijn ingevoerd. De standaarduitlijning geeft u een idee of de gegevens correct zijn opgemaakt in het werkblad.
Percentage- en valutasymbolen
De beste methode voor het invoeren van gegevens in een werkblad is om het gewone getal in te voeren en vervolgens de cel op te maken om het getal correct weer te geven, bijvoorbeeld als een percentage of als valuta.
Excel en Google Spreadsheets herkennen procenttekens die samen met het getal in een cel worden getypt. Deze apps accepteren ook veelvoorkomende valutasymbolen, zoals het dollarteken ($) of het Britse pond-symbool (£) als u ze samen met cijfergegevens in een cel typt, maar andere valutasymbolen, zoals de Zuid-Afrikaanse rand (R), wordt geïnterpreteerd als tekst.
Om mogelijke problemen te voorkomen, voert u het bedrag in en formatteert u vervolgens de cel voor valuta in plaats van het valutasymbool te typen.
Gebruik celverwijzingen en benoemde bereiken in formules
Zowel celverwijzingen als benoemde bereiken kunnen en moeten worden gebruikt in formules om formules en het hele werkblad vrij van fouten en up-to-date te houden.
Celverwijzingen zijn een combinatie van de kolomletter en het rijnummer van een cel, zoals A1, B23 en W987. Celverwijzingen identificeren de locatie van gegevens in een werkblad.
Een benoemd bereik of gedefinieerde naam lijkt op een celverwijzing in die zin dat het wordt gebruikt om een cel of celbereik in een werkblad te identificeren.
Verwijzen naar gegevens in formules
Formules worden in Excel gebruikt om berekeningen uit te voeren, zoals optellen of aftrekken.
Als de werkelijke getallen in formules staan zoals:
=5 + 3
Elke keer dat de gegevens veranderen, moet u de formule bewerken. Dus als de nieuwe getallen 7 en 6 zijn, wordt de formule:
=7 + 6
Als u de gegevens invoert in cellen in het werkblad, kunt u ook celverwijzingen of bereiknamen in de formule gebruiken in plaats van de getallen.
Als u het getal 5 invoert in cel A1 en 3 in cel A2, wordt de formule:
=A1 + A2
Om de gegevens bij te werken, wijzigt u de inhoud van de cellen A1 en A2, maar laat u de formule ongewijzigd. Excel werkt de formuleresultaten automatisch bij.
Deze methode is handig wanneer het werkblad ingewikkelde formules bevat en wanneer meerdere formules naar dezelfde gegevens verwijzen. Dan wijzigt u de gegevens slechts op één locatie, die op zijn beurt de formules die ernaar verwijzen bijwerkt.
Celverwijzingen en benoemde bereiken maken werkbladen ook veiliger door de formules te beschermen tegen onbedoelde wijzigingen, terwijl gegevenscellen die veranderen toegankelijk blijven.
Bottom Line
Een ander kenmerk van Excel en Google Spreadsheets is dat celverwijzingen of bereiknamen in formules kunnen worden ingevoerd met behulp van aanwijzen, waarbij op een cel moet worden geklikt om de verwijzing in de formule in te voeren. Aanwijzen verkleint de kans op fouten die worden veroorzaakt door het typen van de verkeerde celverwijzing of het verkeerd spellen van een bereiknaam.
Gebruik benoemde bereiken om gegevens te selecteren
Door een gebied met gerelateerde gegevens een naam te geven, is het gemakkelijker om de gegevens te selecteren die worden gesorteerd of gefilterd.
Als de grootte van een gegevensgebied verandert, bewerk dan het genoemde bereik met de Name Manager.
Laat cellen met formules niet ontgrendeld
Na zoveel tijd te hebben besteed aan het correct maken van hun formules en het gebruik van de juiste celverwijzingen, maken veel mensen de fout om die formules kwetsbaar te laten voor onbedoelde of onbedoelde wijzigingen.
Vergrendel de cellen die uw formules bevatten als u celverwijzingen of benoemde bereiken gebruikt. Beveilig cellen indien nodig met een wachtwoord om ze veilig te houden.
Laat tegelijkertijd de cellen met de gegevens ontgrendeld zodat gebruikers wijzigingen kunnen invoeren en de spreadsheet up-to-date kunnen houden.
Het beschermen van een werkblad of werkmap is een proces in twee stappen:
- Zorg ervoor dat de juiste cellen zijn vergrendeld.
- Beveilig het werkblad door een wachtwoord toe te voegen.
Sorteer uw gegevens
Sorteer uw gegevens nadat u klaar bent met het invoeren ervan. Werken met kleine hoeveelheden ongesorteerde gegevens in Excel of Google Spreadsheets is meestal geen probleem, maar naarmate de spreadsheet groter wordt, wordt het moeilijker om er efficiënt mee te werken.
Gesorteerde gegevens zijn gemakkelijker te begrijpen en te analyseren. Sommige functies en hulpmiddelen, zoals VERT. ZOEKEN en SUBTOTAAL, vereisen gesorteerde gegevens om nauwkeurige resultaten te geven.
Sorteer uw gegevens ook op verschillende manieren om trends te ontdekken die in eerste instantie niet duidelijk zijn.
Selecteer de te sorteren gegevens
Excel moet het exacte bereik weten dat u moet sorteren en identificeert gebieden met gerelateerde gegevens als die er zijn:
- Geen lege rijen of kolommen binnen een gebied met gerelateerde gegevens.
- Lege rijen en kolommen tussen gebieden met gerelateerde gegevens.
Excel bepa alt ook of het gegevensgebied veldnamen heeft en sluit die rij uit van sortering.
Het kan echter riskant zijn om Excel het bereik voor sorteren te laten selecteren, vooral bij grote hoeveelheden gegevens die moeilijk te controleren zijn.
Gebruik namen om gegevens te selecteren
Om er zeker van te zijn dat de juiste gegevens zijn geselecteerd, markeert u het bereik voordat u begint met sorteren. Als u van plan bent hetzelfde gegevensbereik herhaaldelijk te sorteren, kunt u het het beste een naam geven.
Wanneer u een benoemd gegevensbereik sorteert, typt u de naam in het naamvak of selecteert u het in de bijbehorende vervolgkeuzelijst. Excel markeert automatisch het juiste gegevensbereik in het werkblad.
Verborgen rijen en kolommen sorteren
Excel bevat geen verborgen rijen en kolommen met gegevens bij het sorteren, dus deze rijen en kolommen moeten zichtbaar zijn voordat de sortering plaatsvindt. Als rij 7 bijvoorbeeld is verborgen in een gegevensbereik dat wordt gesorteerd, blijft het als rij 7 en wordt het niet naar de juiste locatie in de gesorteerde gegevens verplaatst.
Hetzelfde geldt voor kolommen met gegevens. Sorteren op rijen houdt in dat de kolommen met gegevens opnieuw worden gerangschikt, maar als kolom B vóór de sortering verborgen is, blijft deze na de sortering als kolom B.
Bewaar nummers als nummers
Controleer of alle getallen zijn opgemaakt als getallen. Als de resultaten niet zijn wat u had verwacht, bevat de kolom mogelijk getallen die als tekst zijn opgeslagen en niet als getallen. Negatieve getallen die uit sommige boekhoudsystemen zijn geïmporteerd of een getal dat is ingevoerd met een apostrof (') worden bijvoorbeeld opgeslagen als tekst.
Als gegevens snel worden gesorteerd met de A-Z of Z-A knop, kan het mis gaan. Als de gegevens een lege rij of lege kolommen bevatten, zullen sommige gegevens worden gesorteerd en andere niet. De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat u het juiste gegevensbereik hebt geselecteerd voordat u gaat sorteren, is door het een naam te geven.
Als een enkele cel is geselecteerd, breidt Excel de selectie uit tot een bereik (net zoals het indrukken van Ctrl+ Shift+ 8 ) begrensd door een of meer lege kolommen en rijen. Vervolgens wordt de eerste rij in het geselecteerde bereik onderzocht om te bepalen of deze koptekstinformatie bevat of niet.
Kolomkoppen moeten aan strikte richtlijnen voldoen voordat Excel deze als koptekst herkent. Als er bijvoorbeeld lege cellen in de koptekstrij staan, denkt Excel mogelijk dat het geen koptekst is. Evenzo, als de koptekstrij dezelfde opmaak heeft als de andere rijen in het gegevensbereik, herkent Excel de koptekst mogelijk niet. Als een gegevenstabel uit tekst bestaat en de koprij alleen maar tekst bevat, herkent Excel de koprij niet; de koprij ziet er net zo uit als een andere gegevensrij voor Excel.
Excel sorteert alleen nadat het bereik is geselecteerd en Excel bepa alt of er een kopregel is. De sorteerresultaten zijn afhankelijk van het feit of Excel zowel de bereikselectie als de bepaling van de koprij goed heeft. Als Excel bijvoorbeeld niet denkt dat er een koptekstrij is, wordt de koptekst gesorteerd in de hoofdtekst van de gegevens.
Om ervoor te zorgen dat uw gegevensbereik correct wordt herkend, gebruikt u de Ctrl+ Shift+ 8snelkoppeling om te zien wat Excel selecteert. Als het niet aan uw verwachtingen voldoet, wijzigt u het karakter van de gegevens in uw tabel of selecteert u het gegevensbereik voordat u het dialoogvenster Sorteren gebruikt.
Om ervoor te zorgen dat koppen correct worden herkend, gebruikt u de Ctrl+ Shift+ 8 snelkoppeling om het gegevensbereik te selecteren en kijk vervolgens naar de eerste rij. Als de koptekst lege cellen bevat tussen de cellen die in de eerste rij zijn geselecteerd, is de eerste rij op dezelfde manier opgemaakt als de tweede rij, of als u meer dan één koptekstrij hebt geselecteerd, gaat Excel ervan uit dat er geen koptekstrij is. Om dit te corrigeren, brengt u wijzigingen aan in de koprij om ervoor te zorgen dat Excel ze herkent.
Als uw gegevenstabel koppen met meerdere rijen gebruikt, kan Excel het moeilijk hebben om ze te herkennen. Het probleem wordt verergerd wanneer u verwacht dat Excel lege rijen in die koptekst opneemt; het kan gewoon niet automatisch. U kunt echter de rijen selecteren die moeten worden gesorteerd voordat u gaat sorteren. Met andere woorden, wees specifiek in wat u wilt dat Excel sorteert; laat Excel de aannames niet voor u doen.
Bewaar datums en tijden als tekst
Als de resultaten van het sorteren op datum niet naar verwachting zijn, kunnen de gegevens in de kolom met de sorteersleutel datums of tijden bevatten die zijn opgeslagen als tekstgegevens in plaats van als getallen (datums en tijden zijn opgemaakte getalgegevens).
In de afbeelding hierboven eindigde het record voor A. Peterson onderaan de lijst, terwijl het op basis van de leendatum 5 november 2014 boven dat van A. Wilson zou moeten staan, die ook heeft een uitleendatum van 5 november. De reden voor de onverwachte resultaten is dat de uitleendatum voor A. Peterson is opgeslagen als tekst in plaats van als een getal.
Gemengde gegevens en snelle sorteringen
Bij gebruik van de snelle sorteermethode met records die tekst- en getalgegevens bevatten, sorteert Excel de getal- en tekstgegevens afzonderlijk, waarbij de records met tekstgegevens onderaan de gesorteerde lijst worden geplaatst.
Excel kan ook de kolomkoppen in de sorteerresultaten opnemen, waardoor ze worden geïnterpreteerd als gewoon een nieuwe rij tekstgegevens in plaats van als de veldnamen voor de gegevenstabel.
Sorteer waarschuwingen
Bij gebruik van het dialoogvenster Sorteren, zelfs voor sorteringen op één kolom, kan Excel een waarschuwing weergeven dat het gegevens heeft aangetroffen die als tekst zijn opgeslagen en geeft deze opties:
- Sorteer alles dat op een getal lijkt, als een getal.
- Sorteer nummers en nummers die afzonderlijk als tekst zijn opgeslagen.
De eerste optie plaatst de tekstgegevens op de juiste locatie van de sorteerresultaten. De tweede optie plaatst de records met tekstgegevens onderaan de sorteerresultaten, net als bij snelle sorteringen.
