Wat te weten
- Selecteer de contacten die u aan de lijst wilt toevoegen en ga naar Home > Categoriseren > Alle categorieën> Nieuw > geef de lijst een naam.
- Om contacten aan de lijst toe te voegen, kiest u de contacten en selecteert u Home > Categoriseren > lijstcategorie > OK.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een distributielijst met categorieën maakt en e-mails naar hen verzendt in Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 en 2007.
Gebruik contactcategorieën als distributielijsten in Outlook
Een distributie- of mailinglijst maken met categorieën in Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 en 2010:
-
Selecteer in Outlook Mensen. Of druk op Ctrl+3.
Image -
Markeer de contacten die u aan de distributielijst wilt toevoegen. Om meerdere aaneengesloten vermeldingen te markeren, drukt u op Ctrl en selecteert u contacten. Om een bereik te selecteren, druk je op Shift en selecteer je het eerste en laatste contact in het bereik.
Om mensen toe te voegen die niet in uw Outlook-contacten staan, drukt u op Ctrl+N om een nieuw contact te maken.
-
Ga naar de Home tab.
Image -
In de Tags groep, selecteer Categoriseren.
Image -
Selecteer Alle categorieën.
Image -
In het Kleurcategorieën dialoogvenster selecteert u Nieuw.
Image -
Voer in het dialoogvenster Nieuwe categorie toevoegen een naam in voor de distributielijst.
Image - Selecteer de Color vervolgkeuzepijl en kies None of wijs een kleur toe.
-
Selecteer OK.
Image - Controleer in het dialoogvenster Kleurcategorieën of de nieuwe categorie is geselecteerd.
- Selecteer OK.
Leden toevoegen aan een distributielijst
Om op elk moment nieuwe leden aan de distributielijst toe te voegen:
- Ga naar Mensen.
-
Markeer de contacten die u aan de lijst wilt toevoegen.
Image - Ga naar de Home tab.
- In de Tags groep, selecteer Categoriseren.
-
Selecteer de categorie van de lijst.
Image - Als de categorie niet in het menu verschijnt, selecteert u Alle categorieën, selecteert u het selectievakje voor de categorie van de lijst en selecteert u vervolgens OK.
Stuur een bericht naar uw categoriedistributielijst
Een nieuw bericht of vergaderverzoek opstellen voor alle leden van de categoriedistributielijst:
-
Ga naar Mensen.
Image -
Selecteer Contactpersonen zoeken of druk op Ctrl+E.
Image - Ga naar de Zoeken tab.
-
In de Refine groep, selecteer Categorized.
Image -
Selecteer de gewenste categorie.
Image - Ga naar de Home tab.
-
In de Actions groep, selecteer Mail Merge.
Image - In het Mail Merge Contacts dialoogvenster, selecteer Alle contacten in huidige weergave.
- Selecteer de Document type vervolgkeuzepijl en kies Form Letters.
- Selecteer de Samenvoegen tot vervolgkeuzepijl en kies E-mail.
-
Voer in het tekstvak Berichtonderwerp het onderwerp voor de e-mail in.
Image - Selecteer OK.
-
Stel de e-mailtekst op in Word. Ga naar het tabblad Mailing om de tools in de groep Write & Insert Fields te gebruiken om begroetingen voor elke ontvanger aan te passen en andere adresboekvelden in te voegen. Selecteer Preview Results om uw velden en regels in de e-mail voor elke ontvanger te bekijken.
Image -
Select Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden.
Image -
In het Merge to E-mail dialoogvenster, selecteer de To vervolgkeuzepijl en kies Email.
Image - Selecteer de Mail format vervolgkeuzepijl en kies Platte tekst of HTML.
- Selecteer Alle. in het gedeelte Records verzenden
- Selecteer OK.
- Als daarom wordt gevraagd, selecteert u Toestaan.
Gebruik contactcategorieën als distributielijsten in Outlook 2007
Een distributie- of mailinglijst met categorieën maken in Outlook 2007:
- Ga naar Contacten.
-
Markeer de contacten die u aan uw nieuwe distributielijst wilt toevoegen.
Om later nieuwe leden toe te voegen, wijst u ze afzonderlijk toe aan de juiste categorie.
- Selecteer de Categoriseren werkbalkknop. Of selecteer Acties > Categoriseren in het menu.
- Selecteer Alle categorieën.
- Selecteer Nieuw.
- Voer een naam in voor de distributielijst.
- Selecteer de Color vervolgkeuzepijl en kies None.
- Selecteer OK.
- Controleer of de nieuwe categorie is aangevinkt en selecteer OK.
Stuur een bericht naar uw categoriedistributielijst in Outlook 2007
Een nieuw bericht of vergaderverzoek opstellen voor alle leden van de door categorieën beheerde distributielijst:
- Ga naar Contacten.
- Select View > Huidige weergave > Per categorie.
- Selecteer de kop van de gewenste lijstcategorie.
- Select Actions > Create > Nieuw bericht voor contact of Acties > Maken > Nieuwe vergadering Verzoek om contact op te nemen.
- Selecteer OK als Outlook u laat weten dat uw actie van toepassing is op alle items in de groep.
-
Selecteer het To veld of het Bcc veld. Overweeg voor lijstberichten adressen toe te voegen aan het Bcc-veld om te voorkomen dat het adres van elk contact wordt onthuld.
Als een contactpersoon meerdere e-mailadressen heeft, voegt Outlook elk adres toe. Verwijder onnodige adressen om te voorkomen dat u een dubbele e-mail naar uw contactpersoon stuurt.
- Voer in het veld To uw e-mailadres in.
- Stel het bericht of het vergaderverzoek op.
- Stuur het bericht.
