E-mails archiveren in Outlook

2024 Auteur: Abigail Brown | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 06:36

Wat te weten

• Handmatig archief: Ga naar File > Info > Tools > Oude spullen opruimen. Selecteer in het pop-upvenster Archief Archiveer deze map en alle submappen.
• Selecteer vervolgens de map voor het archief. Selecteer de Archief items ouder dan vervolgkeuzelijst en stel een datum in.
• Auto archiveren: Ga naar File > Options > Advanced > AutoArchiveren Instellingen. Selecteer Run AutoArchive every en voer een tijdsinterval in.

Als je te veel e-mails in je inbox laat ophopen, kunnen de prestaties van Outlook eronder lijden. Leer hoe u e-mails in Outlook kunt archiveren en die oude e-mails kunt beheren, handmatig of automatisch. De instructies in dit artikel zijn van toepassing op Outlook voor Microsoft 365 en Outlook 2019, 2016, 2013 en 2010.

Handmatig e-mails archiveren in Outlook

Als je liever bepa alt wanneer je oude e-mails worden gearchiveerd en waar ze worden gearchiveerd, is er een handmatig proces dat je kunt volgen om dat te doen. U kunt e-mailberichten handmatig in elke map archiveren.

1. Open Outlook en selecteer File > Info > Extra > Oude voorwerpen opruimen.

   

2. Selecteer in het pop-upvenster Archief Archiveer deze map en alle submappen en selecteer vervolgens de map waarin u items wilt archiveren.

   

3. Selecteer de vervolgkeuzelijst Archiveer items die ouder zijn dan en stel vervolgens de datum in waarop u berichten wilt archiveren.

   Je kunt ook Browse selecteren om een individueel PST-bestand te identificeren dat je voor dit archief wilt gebruiken. Of u kunt het als de standaard bestandsnaam behouden.

   

4. Selecteer OK. Outlook archiveert nu de berichten in die map volgens de instellingen die u hebt geconfigureerd.

   

5. Als u berichten liever in alle mappen wilt archiveren dan in afzonderlijke, selecteert u Archiveer alle mappen volgens hun AutoArchiveringsinstellingen Als u dit kiest, moet u ga terug naar het tabblad Start, klik met de rechtermuisknop op een van de mappen waarvoor u de AutoArchiveren-instellingen wilt instellen en selecteer vervolgens Eigenschappen

   

6. Selecteer in het venster Eigenschappen de tab AutoArchiveren.

   

7. Selecteer Archiveer deze map met deze instellingen, configureer vervolgens de instellingen voor het aantal maanden aan berichten dat u wilt bewaren en waar u oude items naartoe wilt verplaatsen.

   Configureer met behulp van AutoArchiveren Instellingen zowel hoe berichten worden gearchiveerd wanneer u AutoArchiveren hebt ingeschakeld, en hoe e-mails worden gearchiveerd wanneer u ze handmatig archiveert met behulp van de AutoArchiveren-instellingen.

   

Handmatig activeren van AutoArchiveren

U kunt AutoArchiveren handmatig of automatisch activeren. Als u uw AutoArchiveren-instellingen al voor al uw mappen hebt ingesteld zoals hierboven beschreven, kunt u de archiveringsprocedure onmiddellijk starten.

Select File > Info > Extra > Mailbox Cleanup en selecteer vervolgens AutoArchiveren om het archiveringsproces te starten. Dit gebruikt de AutoArchiveren-instellingen die u voor elke e-mailmap hebt geconfigureerd.

AutoArchiveren automatisch activeren

Naast het handmatig activeren van de archiveringsprocedure, kunt u AutoArchiveren ook zo instellen dat het regelmatig wordt uitgevoerd.

1. Select File > Options > Advanced > AutoArchive Settings.

   

2. Selecteer in het instellingenvenster van AutoArchiveren AutoArchiveren elke uitvoeren en voer in hoe vaak u AutoArchiveren wilt uitvoeren.

   U kunt de instellingen configureren om te vragen wanneer AutoArchiveren wordt uitgevoerd, en deze instellen om oude e-mailberichten te verwijderen of ze naar een PST-archiefbestand op uw computer te verplaatsen.

   

3. Selecteer OK,en AutoArchiveren wordt uitgevoerd met het interval dat u instelt, dus u hoeft zich nooit zorgen te maken dat uw inbox te veel ruimte in beslag neemt.

   

Gebruik Outlook Sweep om automatisch te archiveren in Outlook Web

In Outlook Online is het archiveren van berichten een handmatig proces. Een functie genaamd Outlook Sweep helpt je je inbox schoon te houden.

Het is onmogelijk om de leeftijd van de berichten die je archiveert te wijzigen, maar de sweep-functie geeft je in ieder geval de mogelijkheid om al je inbox-berichten die ouder zijn dan 10 dagen te archiveren. Dit zal je helpen je inbox automatisch schoon te houden.

1. Open de accountinbox waar je e-mailberichten wilt archiveren. Selecteer de e-mail die u wilt archiveren en selecteer vervolgens Sweep in het menu.

   

2. Selecteer in het pop-upscherm Verplaats berichten ouder dan 10 dagen altijd uit de INBOX-map.

   

3. Selecteer het Verplaatsen naar vervolgkeuzemenu en selecteer Archiveren.