Een voorstel voor werken op afstand is een schriftelijk verzoek om vanuit huis of een andere virtuele kantoorlocatie buiten de bedrijfslocatie te werken. Gedetailleerde voorstellen voor werk op afstand kunnen je leidinggevende of werkgever ervan overtuigen om je toe te staan om te telewerken, in ieder geval parttime.
Schrijf het thuiswerkvoorstel vanuit het perspectief van je werkgever en beantwoord alle vragen of zorgen over het feit dat je niet fysiek op kantoor bent.
Er zijn enkele dingen die je moet weten voordat je vraagt om thuis te werken.
Tips voor werk op afstand
Hieronder staan de vragen die u moet beantwoorden in uw voorstel voor werken op afstand. Het idee is om te antwoorden wat uw supervisor zich waarschijnlijk zal afvragen als het gaat om het al dan niet krijgen van een thuiswerkpositie.
Wat is uw werkplan?
Geef een beschrijving van het voorgestelde werkplan, met details over de lengte van het plan en de voorgestelde proefperiode.
Dit is belangrijk omdat u wilt dat het voorstel alleen als proef wordt beschouwd. U stelt geen ultimatum of oefent geen druk uit op het bedrijf om nu een beslissing te nemen. Ze kunnen je prestaties meten terwijl je thuis werkt en kijken of het uiteindelijk een voordeel zal zijn.
Hier is een voorbeeld:
Ik zou graag de mogelijkheid onderzoeken om mijn taken als webontwikkelaar drie dagen per week vanuit mijn thuiskantoor uit te voeren. Ik stel voor dat we een proefregeling voor telewerken van drie maanden kunnen doen, beginnend op 1 maart en dan evalueren of we die werkregeling voortzetten op basis van mijn productiviteit en kwaliteit van het werk.
Zijn er verzachtende omstandigheden?
Als je dringende redenen hebt waarom je thuis moet werken, ga je gang en vermeld ze, maar zo niet, verzin ze dan niet.
Misschien ben je zwanger, maar wil je je werk gedaan blijven krijgen terwijl je thuis bent met je baby. Of misschien is uw vrouw of kind net overleden - of bent u onlangs gewond geraakt en kunt u nauwelijks lopen - zou thuiswerken de overgang van gastgezin naar weer aan het werk gaan helpen vergemakkelijken.
Een andere reden kan zijn dat het moeilijk is om met je collega's om te gaan. Misschien zijn ze erg afleidend of nutteloos, en zou thuiswerken je die broodnodige gemoedsrust geven. Denk er echter goed over na of dit het vermelden waard is, omdat het een breuk kan veroorzaken tussen jou en de andere werknemers of zelfs je baas.
Hoe zal het bedrijf hiervan profiteren?
Een belangrijke vraag die uw werkgever zich zeker zal afvragen, is hoe voordelig uw thuiswerken voor de afdeling en het bedrijf zal zijn. Als het hen financieel niet ten goede komt, is het waarschijnlijk een no-go.
Vermeld alles wat je kunt bedenken over hoe telewerken het bedrijf ten goede zal komen. Hier zijn enkele ideeën die van toepassing kunnen zijn op uw situatie:
- Kostenbesparing: ze kopen je koffie niet, nemen je niet mee uit lunchen, bestellen geen kantoorbenodigdheden voor je bureau of betalen je elektriciteits- en waterverbruik niet, enz. Hetzelfde geldt voor jou: je hoeft niet te betalen voor benzine om naar je werk te gaan, of trein-/Uber-/buskosten.
- Verhoogde productiviteit: Veel mensen die vanuit huis werken, leggen uit dat het met minder afleiding en geen over-the-shoulder management gemakkelijker is om werk gedaan te krijgen en langer aan het werk te blijven tijds perioden. Beschrijf hoe u denkt dat uw werk zal verbeteren als u niet op kantoor bent.
- Grotere werknemersmoraal: Het kan moeilijk zijn om enthousiast te zijn over je werk als je wordt omringd door minder goede werknemers en de typische kantooromgeving. Leg in je voorstel voor werken op afstand uit dat thuis zijn of in een meer ontspannen omgeving precies is wat je nodig hebt om gemotiveerd en enthousiast te blijven over je werk.
- Flexibele planning: Sommige mensen die vanuit huis werken, slagen erin om met hun bedrijf af te spreken dat ze de uren zullen werken die ze willen, zolang het werk maar op tijd wordt gedaan. Dit type schema kan erg nuttig zijn voor het bedrijf, omdat ze in principe op elk moment van de dag of zelfs in het weekend op je kunnen rekenen.
Benadruk dat u een waardevol personeelslid bent geweest en dat u gelooft dat u uw productiviteit en werkkwaliteit kunt behouden of zelfs verhogen vanuit huis, waar er minder onderbrekingen zijn dan op kantoor. Als uw bedrijf al een telewerkenbeleid heeft, vermeld hier dan feiten over.
Hoe communiceert u met het kantoor?
Geef aan of je huidige schema hetzelfde blijft of niet en welk effect dit kan hebben op de workflow. Houd er bijvoorbeeld rekening mee of u op kantoor bent op dagen dat er regelmatig vergaderingen plaatsvinden of dat u op andere dagen persoonlijk of via externe conferenties beschikbaar bent.
Verzeker je werkgever dat je tijdens kantooruren thuis beschikbaar blijft om contact te houden met je leidinggevende, collega's en klanten.
Hoe zal uw thuiskantoor functioneren?
Geef een beschrijving van uw werkadres, locatie en telefoonnummer(s), evenals uw werkruimte. Benadruk de manieren waarop het privacy garandeert, vrijheid van afleiding toelaat en de focus verbetert.
Het kan zelfs een goed idee zijn om uw thuiskantoor van tevoren in te richten, zelfs als u niet zeker weet of uw voorstel voor werken op afstand wordt geaccepteerd, zodat u een idee krijgt van hoe het eruit ziet en aanvoelt. Dit zal je helpen uitleggen hoe het allemaal werkt.
Wat heeft u van ons nodig?
Heeft u apparatuur en andere middelen van het bedrijf nodig? Geef een overzicht van uw huidige configuratie en wat het bedrijf mogelijk moet bieden.
Uw thuiskantoor kan bijvoorbeeld volledig zijn uitgerust met alles wat nodig is om uw werk efficiënt en effectief uit te voeren: breedbandinternettoegang, een computer, een speciaal telefoonnummer voor het werk en een webcam.
Het is echter mogelijk dat u moet voorstellen dat u de gevestigde VPN-configuratie van het bedrijf moet gebruiken om verbinding te maken met de kantoordesktop en bestanden veilig over het netwerk over te dragen.
Vermeld alle hardware of software die nodig is voor uw specifieke taken. U hebt waarschijnlijk geen bureau of computerstoel nodig, maar als u veel items heeft die om de paar weken moeten worden afgedrukt en naar kantoor moeten worden gebracht, kunt u bijvoorbeeld vragen naar printerpapier en -inkt. Of, als je werkcomputer specifieke software draait die je thuis nodig hebt, moet je die ook aanvragen.
VPN's en andere software voor externe toegang zouden in deze situatie handig zijn. In plaats van softwarekopieën voor uw thuiscomputer aan te vragen, kunt u uitleggen dat u met programma's voor toegang op afstand uw werkcomputer vanuit huis kunt gebruiken; geen extra softwarelicenties of installaties nodig.
Aanvullende zekerheden
Vermeld alle feiten over uw baan die bijzonder geschikt zijn voor telewerken en uw strategieën om productief en verantwoordelijk te blijven.
Je zou bijvoorbeeld kunnen noemen wekelijkse statusrapporten te e-mailen en beschikbaarheid te behouden via instant messaging.
