Er zijn veel manieren om een map in Outlook met anderen te delen. Het kan het werken met een team of aan een project veel gemakkelijker maken als alle communicatie op één plek is, en het kan een geweldige manier zijn om huishoudelijke activiteiten, financiën en nog veel meer te beheren. Leer hoe u gedeelde Outlook-mappen kunt maken en uw werk kunt ordenen.
Je moet toegang hebben tot de Exchange Server. Dit is de enige manier waarop u uw Outlook-mappen kunt beheren of delen.
Een map delen in Outlook 2016
Wat u wilt controleren voordat u een map probeert te delen, is of uw beheerder u dit toestaat. Zo ja, dan is dit wat u moet doen:
- Open Outlook zoals u dat normaal zou doen.
- Zoek de map die je met iemand wilt delen.
-
Eenmaal gevonden, klik met de rechtermuisknop op de map en selecteer vervolgens Eigenschappen
Image -
Selecteer in het eigenschappenvenster de Permissions tab.
Image - Selecteer Toevoegen.
-
Selecteer in de lijst met e-mailadressen op de server degene waarmee u de map in Outlook wilt delen.
Image
Een gedeelde map openen in Outlook
Als iemand anders een map met je heeft gedeeld, zorg er dan voor dat hij je de juiste rechten heeft gegeven. U ontvangt hoogstwaarschijnlijk een uitnodiging voor delen via e-mail en u hoeft alleen maar Open this Notes/Tasks/Journal/Contacts/Calendar in de linkerbovenhoek te selecteren.
Overweeg om de uitnodigingsmail voor de gedeelde map te bewaren.
Als je de uitnodigingse-mail verwijdert, is de gedeelde inhoud nog steeds voor jou toegankelijk, er zijn slechts enkele extra stappen. Selecteer het tabblad Folder en selecteer vervolgens Open gedeelde agenda/contacten/dagboek/notities/taken.
Dit werkt op Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 en Outlook 2019
Een gedeelde map verwijderen
Of je nu een map deelt of een gedeelde map verwijdert, het proces is ongeveer hetzelfde. Als een map met u is gedeeld, is de gemakkelijkste manier om er vanaf te komen, de persoon die u toegang heeft verleend te vragen om alle machtigingen in te trekken.
Als je iemand wilt verwijderen om je gedeelde map te bekijken, volg dan deze paar stappen:
- Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde map in Outlook en selecteer vervolgens Eigenschappen.
- Selecteer de Folder Sharing tab.
- Kies met welke gebruiker je de map niet meer wilt delen en selecteer vervolgens Verwijderen.
Toestemmingsniveaus in gedeelde mappen in Outlook
Er is een manier om te beperken wat mensen kunnen doen binnen een gedeelde map met behulp van een hele reeks machtigingsrichtlijnen.
Open Outlook, klik met de rechtermuisknop op de map die u wilt delen en selecteer vervolgens Properties > Permissions. Van daaruit selecteert u het Toestemmingsniveau vervolgkeuzemenu en kiest u een ander niveau voor elke persoon met wie u de map zou kunnen delen.
Als u bijvoorbeeld Eigenaar selecteert, kan die persoon alles en nog wat, maar als u Reviewer selecteert, is het enige ze kunnen doen is de items lezen en niets anders.
