Wat te weten
- Selecteer Start Mail Merge en kies welk type document u wilt maken. Selecteer vervolgens Selecteer ontvangers om te kiezen wie het ontvangt.
- Selecteer Voeg samenvoegveld in en voeg alle velden toe die u wilt gebruiken. Selecteer Finish & Merge om het proces te voltooien.
- U kunt ook de Step by Step Wizard Afdruk samenvoegen gebruiken als u meer hulp nodig heeft bij het maken van uw samengevoegde document.
Als u Afdruk samenvoegen in alle versies van Microsoft Word gebruikt, worden gegevens uit een gegevensbron samengevoegd met uw document. Het is perfect voor brieven, catalogi, etiketten en meer. Hier leest u hoe u aan de slag kunt gaan met deze tijdbesparende functie.
Afdruk samenvoegen in Word
In alle huidige versies van Word helpt de optie Afdruk samenvoegen op het tabblad Verzendlijsten van het lint u bij het maken van een samenvoegbrief.
Maak een nieuwe brief of open een bestaande brief voordat je begint.
-
Selecteer Start Mail Merge op het Mailings-lint en selecteer het type document dat u wilt maken. U kunt bijvoorbeeld brieven, enveloppen of etiketten selecteren. U kunt ook Step by Step Wizard Mail Merge selecteren voor meer hulp bij het maken van uw document.
Image -
Kies Selecteer Ontvangers op het Mailings-lint om ontvangers aan de mailing toe te voegen. U kunt ervoor kiezen om een nieuwe database met ontvangers aan te maken. U kunt er ook voor kiezen om een bestaande lijst of Outlook-contactpersonen te gebruiken.
Image -
Gebruik in het vak Afdruk samenvoegen ontvangers de selectievakjes om de contacten te selecteren die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking. Selecteer OK als je lijst klaar is.
Image -
Selecteer Voeg samenvoegveld in op het Mailings-lint. Kies het eerste veld dat u wilt toevoegen. De veldnaam verschijnt op de plaats waar de cursor zich in uw document bevindt. Herhaal dit en voeg elk veld in dat u wilt opnemen. U kunt ook een optie selecteren zoals Adresblok of Begroetingslijn
U kunt de tekst rondom het veld bewerken en opmaken. Opmaak die op het veld wordt toegepast, wordt overgedragen naar uw voltooide document. U kunt doorgaan met het toevoegen van velden aan uw brief.
Image -
Voordat u uw brieven afdrukt, moet u ze controleren op fouten. Let vooral op de spatiëring en interpunctie rond de velden. U moet er ook zeker van zijn dat u de juiste velden op de juiste plaatsen hebt ingevoegd.
Om een voorbeeld van de letters te zien, selecteert u Preview Results op het Mailings-lint. Gebruik de pijlen om door het document te navigeren.
Image -
Misschien ziet u een fout in de gegevens voor een van uw documenten. U kunt deze gegevens niet wijzigen in het samenvoegdocument. In plaats daarvan moet je het in de gegevensbron herstellen.
Om dit te doen, selecteert u Bewerk lijst met ontvangers op het Mailings-lint. In het vak dat wordt geopend, kunt u de gegevens voor al uw ontvangers wijzigen. U kunt ook de ontvangers beperken. Schakel het selectievakje naast de namen van de ontvangers uit om ze weg te laten van de samenvoegbewerking en selecteer OK.
Image -
Nadat je je documenten hebt gecontroleerd, ben je klaar om ze af te ronden door het samenvoegen te voltooien. Selecteer de Finish & Merge knop op het Mailings-lint. U kunt ervoor kiezen om afzonderlijke documenten te bewerken, de brieven af te drukken of te e-mailen. Als u ervoor kiest om uw brieven af te drukken of te e-mailen, wordt u gevraagd een bereik in te voeren. U kunt ervoor kiezen om alle, één of een reeks aaneengesloten letters af te drukken. Word zal u voor elk proces door het proces leiden.
Image
