Wat te weten
- U kunt er een aanmaken in het MS 365-beheercentrum onder Groups > Gedeelde mailboxen. Selecteer Een mailbox toevoegen en volg de stappen vanaf daar.
- Iedereen die is toegewezen aan een gedeelde mailbox van Microsoft Office 365 heeft toegang tot alles erin: inkomende e-mails, antwoorden, doorsturen, enz.
- Office 365-gebruikers hebben een Microsoft Exchange Online-abonnement nodig om toegang te krijgen tot gedeelde e-mail.
Dit artikel legt uit hoe u gebruikers toevoegt aan een gedeeld Outlook-postvak en hoe u gedeelde postvakken gebruikt in Outlook, op het web en vanuit een mobiele app. Deze instructies zijn van toepassing op Office 365 voor Windows en macOS; Vooruitzichten 2019, 2016, 2013 en 2010; Outlook voor iOS en Android; en Outlook op het web.
Een gedeelde mailbox maken in Office 365
Je kunt zoveel gedeelde mailboxen maken als je nodig hebt, maar elke gebruiker die je aan de mailbox toewijst, moet een Microsoft 365-abonnement hebben. Een gedeelde mailbox instellen:
-
Meld u aan bij het Microsoft 365-beheercentrum met uw Microsoft 365 globale beheerdersaccount of Exchange-beheerdersaccountreferenties.
Het Microsoft 365-beheercentrum was voorheen bekend als het Office 365-beheercentrum.
-
Selecteer Groepen > Gedeelde mailboxen in het navigatievenster.
Image - Selecteer Voeg een mailbox toe op de Gedeelde mailboxen pagina.
-
Typ op de pagina Een mailbox toevoegen een naam voor de gedeelde mailbox in het veld Name.
Image -
Een mailboxalias wordt automatisch aangemaakt in het Email veld, maar u kunt de alias desgewenst wijzigen. Als je de gedeelde mailbox een naam hebt gegeven, selecteer je Add.
Image - Selecteer Voeg leden toe aan deze mailbox onder Volgende stappen.
- Selecteer Add members op de Add Shared Mailbox members pagina.
-
Vink onder Leden het vakje aan naast elke persoon die toegang heeft tot de gedeelde mailbox. Als u klaar bent, selecteert u Opslaan en vervolgens Sluiten.
Als u de naam van een persoon niet in de lijst ziet, selecteert u Zoeken en typt u de naam van de persoon.
Verzonden e-mail opslaan in de gedeelde mailbox
Wanneer een gebruiker een e-mailbericht verzendt vanuit de gedeelde mailbox, wordt een kopie van dat bericht opgeslagen in de map Verzonden items van die gebruiker, niet in de gedeelde mailbox. Als u deze e-mails in de gedeelde mailbox wilt opslaan, moet u de instellingen van de gedeelde mailbox bewerken.
Volg de volgende stappen om verzonden e-mailberichten op te slaan in de gedeelde mailbox:
- Log in op het Microsoft 365-beheercentrum en selecteer Groups > Gedeelde mailboxen in het navigatievenster.
- Selecteer je gedeelde mailbox.
-
Selecteer Bewerken naast Verzonden items.
Image - Stel beide in Kopieer items die zijn verzonden als deze mailbox en Kopieer items die namens deze mailbox zijn verzonden naar On en selecteer vervolgens Opslaan.
Hoe de gedeelde mailbox te gebruiken in Outlook 2016, Outlook 2013 en Outlook 2010
Wanneer u de gedeelde mailbox instelt, hoeven andere gebruikers niets te doen om de gedeelde mailbox weer te geven in de desktopversie van Outlook. Het gedeelde postvak verschijnt automatisch in de zijbalk van Outlook.
Als u een e-mail wilt verzenden vanuit de gedeelde mailbox, voert u de volgende stappen uit:
- Selecteer het tabblad Home bovenaan Outlook.
-
Selecteer Nieuwe e-mail om een nieuw bericht te maken.
Image - Selecteer Van in het nieuwe e-mailbericht en selecteer vervolgens de gedeelde mailbox.
- Typ je bericht en selecteer Verzenden.
Toegang tot de gedeelde mailbox in Outlook op het web
Als u met de gedeelde mailbox in een webbrowser wilt werken, moet u de mailbox handmatig toevoegen. Voer de volgende stappen uit om het gedeelde postvak aan Outlook op het web toe te voegen:
- Log in op uw Microsoft 365-account en selecteer vervolgens de Outlook app.
-
Klik met de rechtermuisknop Mappen (of de naam van uw mailbox) in het navigatievenster en selecteer vervolgens Gedeelde map toevoegen.
- Typ het e-mailadres van het gedeelde postvak in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen en selecteer vervolgens Toevoegen.
Gedeelde mailboxen toevoegen aan de Outlook Mobile App
Als u toegang wilt tot een gedeelde mailbox vanaf uw smartphone of tablet, volgt u deze stappen:
- Start de Outlook-app voor iOS of Android en meld u aan bij uw account.
-
Tik op Account toevoegen in het linkerdeelvenster en tik vervolgens op Een gedeelde mailbox toevoegen.
Als je meerdere Outlook-accounts hebt, kies dan degene die toegang heeft tot de gedeelde mailbox.
-
Voer het e-mailadres in. Zodra het proces is voltooid, zou u uw gedeelde mailbox onder uw accounts in de Outlook-app moeten zien.
Als u een gedeelde mailbox uit de Outlook-app wilt verwijderen, gaat u naar Instellingen > Accounts, tikt u op de gedeelde mailbox en kies Account verwijderen.
Wat is een gedeelde mailbox in Office 365?
Iedereen die is toegewezen aan een gedeeld Office 365-postvak heeft volledige toegang tot alle berichten erin. Leden kunnen inkomende e-mails lezen, berichten beantwoorden, berichten doorsturen en zien hoe anderen hebben gereageerd.
Als een teamlid reageert op een e-mailbericht vanuit de gedeelde mailbox, wordt de e-mail verzonden vanaf het gedeelde adres in plaats van het e-mailadres van het individu, zodat de informatie van iedereen vertrouwelijk blijft. Dat gezegd hebbende, gedeelde mailboxen hebben meestal geen gebruikersnamen of wachtwoorden, wat veiligheidsproblemen met zich meebrengt.
Waarom een gedeelde mailbox gebruiken?
Gedeelde mailboxen zijn ideaal voor klantenservice- of marketingafdelingen die willen dat inkomende e-mailberichten worden beantwoord door het volgende beschikbare teamlid. Gedeelde mailboxen worden ook geleverd met een gedeelde lijst met contactpersonen en een gedeelde agenda, zodat leden van de groep afspraken kunnen maken op een centrale locatie die alle leden kunnen zien.
