Door rijen en kolommen in Excel te groeperen, kunt u delen van een werkblad samenvouwen en uitvouwen. Dit kan grote en complexe datasets veel gemakkelijker te begrijpen maken. Weergaven worden compact en georganiseerd. In dit artikel wordt stap voor stap uitgelegd hoe u uw gegevens kunt groeperen en bekijken.
Instructies in dit artikel zijn van toepassing op Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel voor Microsoft 365, Excel Online en Excel voor Mac.
Groeperen in Excel
U kunt groepen maken door handmatig de rijen en kolommen te selecteren die u wilt opnemen, of u kunt Excel automatisch groepen gegevens laten detecteren. Groepen kunnen ook in andere groepen worden genest om een hiërarchie met meerdere niveaus te creëren. Zodra uw gegevens zijn gegroepeerd, kunt u groepen afzonderlijk uitvouwen en samenvouwen, of u kunt alle groepen op een bepaald niveau in de hiërarchie uitvouwen en samenvouwen.
Groepen bieden een erg handige manier om te navigeren en grote en complexe spreadsheets te bekijken. Ze maken het veel gemakkelijker om u te concentreren op de gegevens die belangrijk zijn. Als u complexe gegevens wilt begrijpen, moet u zeker Groepen gebruiken en kunt u ook profiteren van Power Pivot voor Excel.
Hoe Excel te gebruiken om rijen handmatig te groeperen
Om Excel-groepsrijen te maken, is de eenvoudigste methode om eerst de rijen te selecteren die u wilt opnemen en er vervolgens een groep van te maken.
-
Voor de groep rijen die u wilt groeperen, selecteert u het eerste rijnummer en sleept u omlaag naar het laatste rijnummer om alle rijen in de groep te selecteren.
Image -
Selecteer de Data tab > Group > Group Rows, of selecteer gewoonGroup , afhankelijk van welke versie van Excel je gebruikt.
Image -
Er verschijnt een dunne lijn links van de rijnummers, die de omvang van de gegroepeerde rijen aangeeft.
Image Selecteer de min (-) om de groep samen te vouwen. Kleine vakjes met de nummers één en twee verschijnen ook bovenaan dit gebied, wat aangeeft dat het werkblad nu twee niveaus in zijn hiërarchie heeft: de groepen en de individuele rijen binnen de groepen.
- De rijen zijn gegroepeerd en kunnen nu naar wens worden samengevouwen en uitgevouwen. Dit maakt het veel gemakkelijker om je te concentreren op alleen de relevante gegevens.
Kolommen handmatig groeperen in Excel
Om Excel-groepskolommen te maken, zijn de stappen bijna hetzelfde als voor rijen.
-
Voor de groep kolommen die u wilt groeperen, selecteert u de eerste kolomletter en sleept u naar rechts naar de laatste kolomletter, waarbij u alle kolommen in de groep selecteert.
Image -
Selecteer de Data tab > Group > Group Columns, of selecteerGroup , afhankelijk van welke versie van Excel je gebruikt.
Image -
Er verschijnt een dunne lijn boven de kolomletters. Deze regel geeft de omvang van de gegroepeerde kolommen aan.
Image Selecteer de min (-) om de groep samen te vouwen. Kleine vakjes met de nummers één en twee verschijnen ook bovenaan dit gebied, wat aangeeft dat het werkblad nu twee niveaus in de hiërarchie heeft voor kolommen en voor rijen.
- De rijen zijn gegroepeerd en kunnen nu naar wens worden samengevouwen en uitgevouwen.
Hoe u kolommen en rijen in Excel automatisch kunt groeperen
Hoewel u de bovenstaande stappen kunt herhalen om elke groep in uw document te maken, kan Excel automatisch groepen gegevens detecteren en dit voor u doen. Excel maakt groepen waarin formules verwijzen naar een doorlopend celbereik. Als uw werkblad geen formules bevat, kan Excel niet automatisch groepen maken.
Selecteer het Data tabblad > Group > Auto Outline en Excel zal de groepen maken voor jou. In dit voorbeeld heeft Excel elk van de groepen rijen correct geïdentificeerd. Omdat er geen jaartotaal is voor elke bestedingscategorie, zijn de kolommen niet automatisch gegroepeerd.
Deze optie is niet beschikbaar in Excel Online, als u Excel Online gebruikt, moet u handmatig groepen maken.
Een groepshiërarchie op meerdere niveaus maken in Excel
In het vorige voorbeeld werden categorieën van inkomsten en uitgaven gegroepeerd. Het zou logisch zijn om ook alle gegevens voor elk jaar te groeperen. U kunt dit handmatig doen door dezelfde stappen toe te passen als bij het maken van het eerste niveau van groepen.
-
Selecteer alle rijen die moeten worden opgenomen.
Image - Selecteer het Data tabblad > Group > Group Rows, of selecteerGroup , afhankelijk van welke versie van Excel u gebruikt.
-
Er verschijnt nog een dunne lijn links van de lijnen die de bestaande groepen vertegenwoordigen en de omvang van de nieuwe groep rijen aangeven. De nieuwe groep omvat twee van de bestaande groepen en er zijn nu drie kleine genummerde vakjes bovenaan dit gebied, wat betekent dat het werkblad nu drie niveaus in zijn hiërarchie heeft.
Image - De spreadsheet bevat nu twee niveaus van groepen, met individuele rijen binnen de groepen.
Hoe automatisch hiërarchie op meerdere niveaus te creëren
Excel gebruikt formules om groepen op meerdere niveaus te detecteren, net zoals het ze gebruikt om individuele groepen te detecteren. Als een formule verwijst naar meer dan één van de andere formules die groepen definiëren, geeft dit aan dat deze groepen deel uitmaken van een bovenliggende groep.
Om bij het voorbeeld van de cashflow te blijven, als we aan elk jaar een rij voor brutowinst toevoegen, wat eenvoudigweg het inkomen minus de uitgaven is, kan Excel detecteren dat elk jaar een groep is en dat de inkomsten en uitgaven zijn subgroepen daarbinnen. Selecteer het tabblad Data > Group > Auto Outline om deze groepen met meerdere niveaus automatisch te maken.
Hoe groepen uit te vouwen en samen te vouwen
Het doel van het maken van deze groepen rijen en/of kolommen is dat de delen van de spreadsheet kunnen worden verborgen, waardoor een duidelijk overzicht van de hele spreadsheet ontstaat.
-
Als u alle rijen wilt samenvouwen, selecteert u het vak nummer 1 bovenaan het gebied links van de rijnummers.
Image -
Selecteer het nummer twee vakje om het eerste niveau van groepen uit te vouwen en het tweede niveau van groepen zichtbaar te maken. De afzonderlijke rijen binnen de groepen op het tweede niveau blijven verborgen.
Image -
Selecteer het nummer drie vakje om het tweede niveau van groepen uit te vouwen, zodat de individuele rijen binnen deze groepen ook zichtbaar worden.
Image Het is ook mogelijk om individuele groepen uit te vouwen en samen te vouwen. Om dit te doen, selecteert u de Plus (+) of Minus (-) die verschijnt om een groep te markeren die is samengevouwen of uitgevouwen. Op deze manier kunnen groepen op verschillende niveaus in de hiërarchie naar wens worden bekeken.
