Microsoft Access - een onderdeel van de Microsoft 365-kantoorsuite - biedt een robuuste relationele database van desktopklasse waarvoor geen server nodig is. Access-databases werken vanuit een vast bestand op uw harde schijf of een netwerkshare en bieden geavanceerde tools voor het maken van tabellen, query's, formulieren en rapporten.
Aan de slag en belangrijke voorwaarden in Access
Start Microsoft Access. Selecteer in het Create menu-item Table. Een tabel is de basiseenheid voor opslag in een database. Binnen een object zoals een tabel wordt informatie opgeslagen in attribuut/waarde-combinaties.
Hier zijn enkele belangrijke termen die u moet kennen tijdens het gebruik van Access:
- Fields: Gegevenselementen in een tabel die overeenkomen met kolommen.
- Database: Een database is een reeks goed gedefinieerde objecten die u verbindt met relaties.
- Form: Een grafische front-end waarin u informatie in een tabel invoert.
- Queries: Een query destilleert een subset van een of meer tabellen om tot een unieke on-the-fly set informatie te komen.
- Records: Gegevenselementen in een tabel die overeenkomen met rijen.
- Reports:De inhoud van een tabel of de resultaten van een zoekopdracht. Rapporten zijn afdrukbare samenvattingen van informatie.
- Tables: Gestructureerde, goed gedefinieerde verzamelingen attributen. De organisatie van een tabel komt uit velden (kolommen) en records (rijen).
Relaties van objecten in Access
Alle tabellen hebben betrekking op elkaar via een reeks relaties. Microsoft Access is een relationeel databasebeheersysteem, wat betekent dat het regels afdwingt die bepalen hoe gegevens in de ene tabel zich verhouden tot gegevens in een andere tabel.
Formulieren gebruiken in Access
Gebruik een formulier om het ordelijk invoeren van records in de database te vergemakkelijken. Formulieren zijn grafische hulpmiddelen die zijn geoptimaliseerd om gegevensinvoer te ondersteunen. In plaats van informatie rechtstreeks aan de tabel toe te voegen, voeren gebruikers deze in een formulier in, dat gemakkelijker te navigeren en te lezen is.
Bottom Line
De resultaten van een zoekopdracht komen niet perfect overeen met de resultaten van een tabel. In plaats daarvan put een query uit een of meer tabellen met behulp van geavanceerde filter- en sorteerregels om een tabelachtig resultaat te retourneren dat een rapport of een gestructureerd exportbestand voedt.
Rapporten in Access
Gebruik een rapport om de resultaten van een zoekopdracht of de inhoud van een tabel te nemen en een leesbare versie te maken die u gemakkelijk kunt afdrukken of delen op een scherm. Rapporten vatten de inhoud van een tabel geheel of gedeeltelijk samen.
Bottom Line
Microsoft Access is een front-end rapportagetool die gegevens ha alt uit testbestanden, Excel-spreadsheets, SQL- of Azure-databases, Microsoft Outlook of tientallen andere informatiebronnen. Door gekoppelde tabellen of geïmporteerde gegevensbronnen te importeren, bent u vrij om Access te gebruiken als querytool en rapportageagent. Access ondersteunt ook het publiceren van rapporten en gegevens naar andere databases en het Microsoft SharePoint-platform.
Uitvoerformaten in Access
Voor het grootste deel blijft informatie in een Access-database erin. Query's en rapporten worden echter netjes uit de database geëxporteerd in Excel-, platte tekst-, XML-, PDF- of XPS-indelingen. Daarnaast voedt Access Microsoft Outlook- en Microsoft Word-distributielijsten.
