Ondanks de toename van online communicatiemethoden blijft e-mail het populairst, met bijna 300 miljard e-mails die in 2019 elke dag worden verzonden. Of u nu helemaal nieuw bent met e-mail of het al tientallen jaren gebruikt, zorg ervoor dat u volg de regels voor e-mailetiquette.
Bekijk uw bericht voordat u het verzendt
Nadat je de adressen van je ontvangers hebt ingevoerd, maak je een toepasselijke onderwerpregel, schrijf je je bericht en voeg je een paar ondersteunende documenten toe, ga terug en zorg ervoor dat je alles goed hebt gedaan:
- Bekijk het bericht. Is er iets onduidelijk? Zijn er grammaticale fouten of typfouten? Heb je alles gezegd wat je wilde zeggen?
- Controleer je bronnen. Zou een link naar een externe bron uw betekenis verduidelijken? Zou een link uw ontvanger helpen om snel een website te vinden?
- Kijk naar de namen van de ontvangers. Ben je een belangrijk persoon vergeten die het bericht moet zien? Heb je iemand toegevoegd die het bericht niet zou moeten zien?
- Kijk naar je adres. Als je er meer dan één hebt, zorg er dan voor dat je het bericht verzendt vanaf de meest geschikte voor het doel van het bericht.
- Bepaal de berichtprioriteit. Moet het bericht als belangrijk worden gemarkeerd?
- Voeg ondersteunende documenten toe. Ben je de bijlagen vergeten?
Niet altijd iedereen beantwoorden
Je moet weten wanneer en wanneer je niet iedereen moet beantwoorden op groeps-e-mails. Als iedereen in de originele e-mail (degene waarop je reageert) moet weten wat je te zeggen hebt, gebruik dan Allen beantwoorden.
Persoon A e-mailt u en persoon B bijvoorbeeld om met ideeën te komen over hoe u het 10-jarig jubileum van uw baas bij het bedrijf kunt vieren. Uw antwoord is relevant voor zowel persoon A als persoon B, dus gebruik Allen beantwoorden om op beide te antwoorden.
Als iemand een uitnodiging voor een feestje per e-mail naar jou en 20 andere vrienden stuurt, is je reactie niet relevant voor de andere e-mailontvangers, dus gebruik Beantwoorden om alleen een reactie naar de oorspronkelijke afzender te sturen.
Schrijf effectieve onderwerpregels
De sleutel tot het schrijven van een goed e-mailonderwerp is ervoor te zorgen dat het kort de essentie van uw bericht weergeeft. Hier zijn een paar voorbeelden:
- Verkoopvergadering gewijzigd in 3:00
- Halloweenfeestuitnodiging
- Revisies van websitetekst
- De 20 beste videokeuzes van deze week
- Details van uw nieuwe lidmaatschap
- Bevestiging van uw afspraak
- Verzoek om vrijwilligers voor inzamelingsacties
Om onderwerpregels effectiever te maken, neemt u de actie op die u wilt dat de ontvangers ondernemen, zoals:
- Uitnodiging voor Halloween-feestje - RSVP vóór 11 mei
- Revisies van websitetekst - Goedkeuring nodig voor dinsdag
Bottom Line
Als je een e-mailbericht van iemand anders doorstuurt, leg dan aan de nieuwe ontvanger uit waarom je het doet en hoe je verwacht dat ze er baat bij hebben. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een klant, Jay, u een vraag stuurt, en u weet het antwoord niet. Stuur het bericht door naar je collega Sara, met een briefje waarin staat: "Sara, Jay wil het proces weten om vanaf zijn mobiele apparaat in te loggen op onze portal. Zie hieronder voor details. Kun je helpen?"
Leg uit waarom je CC
Als je iemand in een e-mailbericht plaatst, leg dan aan de primaire ontvanger uit dat je dit doet en waarom. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat Jenna lid wil worden van je boekenclub en dat je haar er informatie over stuurt. Je zou de leider van de boekenclub, Ann, in een cc plaatsen en Jenna schrijven: "Ik stuur onze leider, Ann, een cc, zodat ze kan zien wat ik je stuur en alles invullen wat ik misschien heb weggelaten." Wanneer je dit proces gebruikt, weet Ann ook waarom ze een kopie van het bericht ontvangt.
Bottom Line
E-mailberichten kunnen verloren gaan in de e-mail of in de spamfilter. Schrijf als beleefdheid, vooral bij belangrijke berichten (zoals berichten met bijlagen of die te maken hebben met deadlines), een kort briefje om de afzender te laten weten dat hun e-mail is ontvangen. Als je baas je bijvoorbeeld een nieuw project stuurt om aan te werken, antwoord dan met: "Ik begrijp het, ik begin morgen."
Gebruik acroniemen spaarzaam
Niet iedereen kent elk acroniem, dus gebruik er zo weinig mogelijk, en alleen als je zeker weet dat de ontvanger weet wat ze bedoelen. Er zijn verschillende afkortingen die vaak worden gebruikt in zakelijke e-mailcorrespondentie. Hier zijn er een paar:
- ASAP: Zo spoedig mogelijk
- BTW: Trouwens
- EOD: Einde van de dag
- EOM: Einde van bericht (meestal gebruikt in de onderwerpregel om aan te geven dat er geen e-mailtekst is om te volgen)
- EOW: Einde van de week
- FYI: Ter informatie
- IMO: Naar mijn mening
- OOO: Niet op kantoor
- Y/N: Ja of Nee
Bottom Line
Omdat je de context van gezichtsuitdrukkingen en de toon van de stem in e-mail niet begrijpt, is het geen goed medium om sarcasme of humor uit te drukken, vooral niet bij ontvangers die je niet goed kent. Breng uw boodschap eenvoudig en duidelijk over, in ieder geval totdat u een ontvanger beter leert kennen. Als je jezelf echt niet kunt helpen, voeg dan een lachende of lachende emoticon toe om te laten zien dat je een grapje maakt.
Kies een passend einde
Soms is het moeilijk om te weten hoe je een e-mailbericht moet beëindigen. Hier zijn een paar suggesties, gebaseerd op de situatie:
- Bedankt of Veel dank: Als je om een gunst vraagt.
- Love of Hugs: Als de ontvanger een vriend of familielid is.
- Proost of Beste: Als de ontvanger een toevallige kennis is.
- Met vriendelijke groet: Als uw bericht formeel is.
- Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groet: Als u een formele zakelijke toon wilt behouden.
