Als je ooit in een kantooromgeving hebt gewerkt, heb je waarschijnlijk wel eens van Microsoft Exchange gehoord, maar misschien weet je niet wat het is. In dit artikel beschrijven we wat MS Exchange is en hoe je er nu mee omgaat zonder het te weten.
Wat is Microsoft Exchange?
Exchange is de groupware-server van Microsoft, oorspronkelijk ontwikkeld voor zakelijke klanten. Net als andere groupware-oplossingen bevat het communicatie- en organisatorische functies, waaronder:
- E-mailhosting
- Een agendacomponent, inclusief samenwerkingsfuncties zoals uitnodigingen voor vergaderingen, gedeelde agenda's en boekbare bronnen
- Contactbeheer met een adresboek voor de hele organisatie, evenals winkels met persoonlijke contactpersonen
- Gezamenlijk taakbeheer, zoals de mogelijkheid om taken aan een andere gebruiker te delegeren
- Kleverige notities, bestanden en andere
Exchange zelf is de servertoepassing die al deze gegevens voor u opslaat en beheert. Dus, als een serverprogramma, welke invloed heeft dit op u? Welnu, het is de engine die twee tools aanstuurt die u misschien heel bekend bent: Microsoft Outlook en zijn webgebaseerde neef, Outlook Web Access.
Microsoft Outlook en Exchange
Je kunt Microsoft Outlook instellen om je e-mail uit verschillende bronnen te verzamelen, van eerbiedwaardige IMAP-mailboxen tot Gmail. Maar in het begin was Outlook ontworpen voor zakelijke gebruikers om verbinding te maken met Exchange-servers en hun e-mail te verzamelen of hun bedrijfsagenda's up-to-date te houden.
Het gebruikte Microsoft's eigen ActiveSync-technologie en meer recentelijk de open Messaging Application Programming Interface (MAPI). Met deze protocollen kunnen Outlook-clients verbinding maken, hun verschillende soorten gegevens synchroniseren en offline blijven werken.
Het verbinden van Outlook met Exchange vereist doorgaans weinig interactie van gebruikers, omdat de twee zijn ontworpen om samen te werken. Maar u kunt ook andere clients met Exchange verbinden, zoals Gmail, hoewel ze een wisselende hoeveelheid inspanning kunnen vergen om geconfigureerd te worden.
Exchange en Outlook Web Access
Naast het gebruik van een clienttoepassing, kunt u ook communiceren met een Exchange-server via een browser, op voorwaarde dat uw beheerder dit toestaat. Outlook Web Access (OWA) is de naam voor de browsergebaseerde interface voor uw Exchange-server, en het wordt zo genoemd omdat het schermen biedt die er echt uitzien als webgebaseerde versies van de Outlook-app.
Om een link naar uw OWA-site te vinden, indien deze bestaat, selecteert u Files > Account Settings in Outlook.
Veel mensen gebruikten OWA voor mobiele toegang tot Exchange-gegevens voordat Outlook-applicaties direct beschikbaar waren. Nu is het handig om in te loggen op uw e-mail wanneer u bijvoorbeeld geen van uw apparaten beschikbaar heeft. U kunt naar een vooraf bepaalde URL gaan (die zich vaak op hetzelfde domein bevindt als de hoofdwebsite van uw bedrijf), uw e-mailadres en wachtwoord invoeren en beginnen met het lezen van e-mail, het bekijken van uw agenda of het afvinken van taken.
Exchange is de ruggengraat van zakelijke en consumenten e-mail- en informatiediensten
De meest gebruikelijke manier waarop u een "juiste" Exchange-server tegenkomt, is in een zakelijke omgeving, waar uw bedrijf mogelijk een eigen on-premises heeft. In dit geval krijgt u waarschijnlijk een bedrijfs-pc waarop Outlook is geïnstalleerd en die verbinding maakt met deze server, of u kunt zich in een mum van tijd aanmelden bij OWA.
Maar Exchange is ook de technologie die cloudgebaseerde services mogelijk maakt waartoe u als consument toegang hebt. U kunt bijvoorbeeld verbinding maken met uw Outlook.com-account via het Exchange-protocol en Outlook gebruiken om uw e-mail te beheren. U kunt ook inloggen op office.com met een Microsoft 365-account en Outlook op het web gebruiken, een bijgewerkte versie van Outlook Web Access voor consumenten.
Exchange-servers maken waarschijnlijk elke dag deel uit van je leven en werken stil als de scènes om je de informatie te geven die je nodig hebt.
