Veel bedrijven gebruiken Microsoft Word voor het maken van briefhoofden, rapporten, formulieren, nieuwsbrieven en ander typisch zakelijk materiaal. De documenten worden prima afgedrukt op een desktopprinter, ongeacht de kleurenafbeeldingen in het bestand.
Het probleem met het gebruik van Word voor documenten met kleurenafbeeldingen doet zich voor wanneer de gebruiker dat elektronische bestand naar een commerciële drukker wil brengen voor offsetdruk. Het bestand is gedrukt in een combinatie van vier inktkleuren: cyaan, magenta, geel en zwart, in de wereld van commercieel drukwerk bekend als CMYK. Kleurenafbeeldingen worden afgedrukt in de vierkleurenprocesinkten, die op de drukpers worden geladen. De drukkerij moet de kleurenafbeeldingen in het document alleen in CMYK scheiden voordat het wordt afgedrukt.
Microsoft Word ondersteunt geen CMYK-afbeeldingen rechtstreeks in zijn bestanden. Word gebruikt het RGB-kleurformaat dat gebruikelijk is in computermonitoren en desktopprinters, maar er is een oplossing voor dit probleem.
De CMYK-oplossing
Het gebrek aan CMYK-ondersteuning in Word is een van de redenen waarom u het niet zou moeten gebruiken om documenten te maken voor afdrukken in kleur op een offsetdrukpers. Als het te laat is of als je geen andere optie had, en je lange dagen of nachten hebt doorgebracht met zwoegen over je elektronische bestand, is er een mogelijke manier om het op te slaan; converteer het naar een PDF.
Vraag of uw commerciële drukker Adobe Acrobat heeft of een eigen softwareprogramma dat een RGB Word-PDF kan converteren naar het CMYK-formaat dat nodig is voor commercieel drukwerk. PDF's worden veel gebruikt in de commerciële grafische industrie en de meeste drukkerijen doen dit routinematig.
Zelfs als het antwoord ja is, kunnen er nog steeds problemen zijn met de kleuren van het document, maar het is een grote stap in de goede richting en de printer kan eventueel de nodige aanpassingen maken.
Hoe maak je een PDF in Microsoft Word
-
Stel uw Word-bestand in zoals u wilt dat het wordt weergegeven wanneer het wordt afgedrukt, compleet met kleurenafbeeldingen. Terwijl u werkt, kunt u het zoals gewoonlijk opslaan in het standaard Word-formaat door File > Save te selecteren in de menubalk. Deze stap is belangrijk omdat het gemakkelijker is om op het laatste moment wijzigingen aan te brengen in uw Word-bestand dan met een PDF.
Image -
Om de PDF te maken, selecteer File op de Word-menubalk en kies Save As. Voer de naam en locatie in waar u de PDF wilt opslaan en selecteer PDF in het menu Bestandsindeling.
Image - Stuur de PDF naar de commerciële drukkerij en bewaar het Word-bestand voor toekomstig gebruik of herzieningen.
Alternatieven
Als u wilt weten welke programma's u moet gebruiken om documenten voor offsetdruk te maken, bepaal dan de beste desktop publishing-software voor uw behoeften. Zelfs Microsoft raadt aan om Publisher over Word te gebruiken voor materiaal dat bestemd is om commercieel te worden gedrukt. Recente releases van Publisher hebben verbeterde commerciële afdrukopties en omvatten kleurmodellen zoals Pantone-steunkleuren en CMYK.
