Wanneer u een vergadering plant in Outlook met een andere persoon of een groep mensen, ontvangen zij een uitnodigingsmail met de details van de vergadering. Vanuit deze e-mail kunnen ze de uitnodiging voor de vergadering accepteren of weigeren. Outlook voegt de vergadering toe aan uw Outlook-agenda, houdt de antwoorden van uw deelnemers bij en stuurt een herinnering voordat de vergadering begint.
Instructies in dit artikel zijn van toepassing op Outlook voor Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 en Outlook 2013.
Een agenda-uitnodiging verzenden in Outlook
Zo plan je een vergadering in Outlook:
-
Selecteer de Home tab.
Image -
Select Nieuwe items > Vergadering.
U kunt ook op Ctrl+Shift+Q. drukken
Image -
Voer in de uitnodiging voor de vergadering een beschrijving van de vergadering in het tekstvak Title in.
Image -
Voer in het Required tekstvak de e-mailadressen in van elke deelnemer die de vergadering moet bijwonen. Voer in Outlook 2016 en 2013 de e-mailadressen in het tekstvak To in.
Als u contacten uit uw adresboek wilt selecteren, selecteert u Required, Optional of To.
Image -
Voer in het Optional tekstvak de e-mailadressen in van de mensen die u graag aan de vergadering wilt bijwonen, maar u hoeft ze niet te verplichten dit te doen.
Image -
Kies een Starttijd en Eindtijd voor de vergadering.
Image -
Als u een hele dag in uw agenda wilt blokkeren voor de vergadering, selecteert u All day.
Image -
Voer in het tekstvak Locatie in waar u de vergadering houdt.
Image -
Voer in het gebied Message andere informatie in die uw deelnemers moeten weten voor de vergadering en voeg eventuele bestanden toe die u wilt dat ze bekijken.
Als u een bestand wilt toevoegen aan de uitnodiging voor de vergadering, selecteert u het tabblad Invoegen en selecteert u vervolgens Bestand bijvoegen. Om een link naar een document op uw OneDrive toe te voegen, selecteert u de Link vervolgkeuzepijl.
Image -
Als u een uitnodiging voor een vergadering verzendt in Outlook, bevat de uitnodiging standaard een verzoek om een reactie en geeft de ontvanger de mogelijkheid om een nieuwe tijd voor de vergadering voor te stellen. Om deze opties te wijzigen, selecteert u het tabblad Meeting en selecteert u vervolgens Responsopties
Image -
Selecteer Verzenden.
Als uw planning verandert of als uw deelnemers andere plannen moeten maken, annuleer dan de vergadering of verplaats deze.
Image
Een terugkerende vergadering opzetten
Outlook laat je ook terugkerende vergaderingen opzetten. Gebruik deze optie voor bijeenkomsten die u elke week, maand of andere periode wilt herhalen. Bij een terugkerende vergadering hoef je de details maar één keer in te voeren en worden alle toekomstige afspraken aan je agenda toegevoegd op basis van het interval dat je instelt.
-
Selecteer het tabblad Home en selecteer vervolgens Nieuwe items > Meeting.
Image - Voer in de uitnodiging voor de vergadering de titel, vereiste deelnemers, optionele deelnemers, locatie en een bericht in dat het doel van de vergadering beschrijft.
-
Selecteer Maak terugkerend.
Selecteer in Outlook 2016 en 2013 Meeting > Herhaling.
Image -
Het Afspraakherhaling dialoogvenster wordt geopend. Voer de Starttijd, Eindtijd en Duur van de vergadering in.
Image -
Kies in de sectie Herhalingspatroon wanneer de vergadering opnieuw zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld een reguliere wekelijkse vergadering die elke maandag plaatsvindt.
Image -
Kies in het gedeelte Bereik van herhaling hoe lang de terugkerende vergaderingen doorgaan. U kunt een terugkerende vergadering vertellen om op een bepaalde datum of na een bepaald aantal keren te annuleren. Kies Geen einddatum als u niet wilt dat de vergadering verloopt.
Image -
Selecteer OK.
Image -
Selecteer in de uitnodiging voor de vergadering Verzenden.
Image
De planningsassistent gebruiken om een vergadering te maken
Als je Microsoft 365 op je werk gebruikt en een Exchange-gebruiker bent, gebruik dan de Planningsassistent om de beste tijd te vinden om een vergadering met anderen te plannen. Wanneer u de Planningsassistent opent, ziet u de agenda's van de mensen die u voor de vergadering hebt uitgenodigd.
Als u de Planningsassistent wilt gebruiken, maakt u een uitnodiging voor een vergadering en selecteert u het tabblad Meeting > Scheduling Assistant.
Hoe u de vergadering in uw Outlook-agenda kunt bekijken
Zodra u een vergadering hebt gemaakt of geaccepteerd, verschijnt deze in uw Outlook-agenda op basis van de datum- en tijdinformatie. Hier leest u hoe u aankomende evenementen kunt vinden.
- Selecteer de View Switcher en selecteer vervolgens Calendar.
- Om de vergadering te vinden, bladert u door de agenda of gebruikt u het zoekvak en voert u de titel van de vergadering in.
-
Om de details van de vergadering te bekijken, dubbelklikt u op het agenda-item.
Image -
Als u reacties wilt bekijken, selecteert u het tabblad Tracking. De kolom Reactie laat zien welke deelnemers de uitnodiging voor de vergadering hebben geaccepteerd en welke niet hebben gereageerd.
Image -
Als je een mondelinge acceptatie van een deelnemer hebt ontvangen, selecteer je Geen en vervolgens Accepted, Declined, of gaf een Voorlopig antwoord.
Image - Sluit de uitnodiging voor de vergadering als je klaar bent.
Mensen toevoegen aan een bestaande uitnodiging voor een vergadering
U kunt een vergadering opzetten en later meer deelnemers hebben om uit te nodigen (bijvoorbeeld als u een andere werknemer inhuurt en deze wilt toevoegen aan reguliere personeelsvergaderingen). Hier leest u hoe u nieuwe deelnemers kunt uitnodigen voor een vergadering die u al heeft ingesteld.
- Vind de vergadering in je agenda.
- Dubbelklik op het vergaderingsitem.
-
Selecteer de Scheduling Assistant tab > Add Attendees.
Image -
Kies in het dialoogvenster Selecteer deelnemers en bronnen de naam van de deelnemer.
Image -
Selecteer Vereist of Optioneel om aan te geven of de deelnemer verplicht aanwezig moet zijn bij de vergadering of dat zijn aanwezigheid optioneel is.
Image -
Selecteer OK.
Image -
De deelnemer verschijnt nu in de lijst Alle deelnemers in de Planningsassistent.
Image -
Selecteer Verstuur update.
Image
