Wat te weten
- Niet-Exchange-account: maak een nieuwe sjabloon voor e-mailberichten en maak vervolgens een regel om een automatisch antwoord te verzenden.
- Exchange-account: File > Info > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden verzenden > bericht opstellen > start- en eindtijden selecteren > OK.
- Op Outlook.com: Instellingen > Bekijk alle Outlook-instellingen > Mail > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden inschakelen > opstellen > Opslaan.
Dit artikel legt uit hoe u een afwezigheidsbericht maakt voor Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook voor Microsoft 365 en Outlook.com, afhankelijk van het type account dat u gebruikt. Het legt ook uit hoe u kunt bepalen of u een Exchange-account heeft.
Automatische antwoorden instellen in Outlook
Een effectief automatisch antwoord bij afwezigheid in Outlook zorgt ervoor dat terwijl u weg bent, mensen weten dat u niet beschikbaar bent wanneer u terug bent en wat ze moeten doen als ze een probleem hebben dat onmiddellijk moet worden opgelost aandacht.
De instelling voor een afwezigheidsbericht in Outlook verschilt, afhankelijk van of uw e-mailaccount zich op een Microsoft Exchange-server bevindt of een IMAP- of POP-e-mailaccount is (zoals veelgebruikte e-mailservices zoals Gmail, Yahoo Mail, en anderen).
Hoe weet u of u een Exchange-account heeft
Als je niet zeker weet of je Outlook gebruikt met een Exchange-account, kijk dan in de statusbalk onder aan het Outlook-venster. Als je een Exchange-account gebruikt, zie je Verbonden met: Microsoft Exchange in de statusbalk.
Maak uw automatische antwoord-e-mailsjabloon
Om een automatisch antwoord in Outlook in te stellen voor een IMAP- of POP-e-mailaccount (voor Exchange, zie verder hieronder), gebruikt u de regelfunctie van Outlook. Begin met het maken van een e-mailsjabloon voor de e-mail met automatisch antwoord die naar ontvangers wordt verzonden terwijl u weg bent.
-
Selecteer Nieuwe e-mail.
Image -
Voer Subject in voor de e-mail en de berichttekst om de ontvanger te laten weten dat u niet beschikbaar bent.
Laat ontvangers weten wanneer ze een persoonlijk antwoord van je kunnen verwachten en wees je bewust van de hoeveelheid informatie die je onthult in je automatische antwoord, omdat het onthullen van te veel informatie een risico kan vormen.
-
Wanneer u klaar bent met het opstellen van uw automatische antwoordbericht, selecteert u Bestand.
Image -
Selecteer Opslaan als.
Image -
Selecteer de Opslaan als type vervolgkeuzepijl en selecteer Outlook-sjabloon.
Image - Outlook gebruikt standaard het onderwerp van de sjabloon als de naam in het Bestandsnaam tekstvak. Verander dit in alles wat je leuk vindt, zodat je weet dat het je afwezigheids-e-mailsjabloonbestand is.
-
Selecteer Opslaan.
Image - Sluit het berichtvenster.
Maak een automatische afwezigheidsregel aan
De volgende stap voor IMAP- of POP-e-mailaccounts is het instellen van een Outlook-regel. Deze regel stuurt een reactie met behulp van de sjabloon die u in de vorige sectie hebt gemaakt.
-
Select File > Info.
Image -
Select Regels en waarschuwingen beheren.
Image -
Selecteer de E-mailregels tab.
Image -
Selecteer onder Wijzigingen toepassen op deze map het e-mailaccount waarvoor u het automatische antwoord aanmaakt.
In een latere stap heeft u de mogelijkheid om uw nieuwe regel op alle accounts toe te passen.
-
Selecteer Nieuwe Regel.
Image -
In de Begin met een lege regel sectie, selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang.
Image - Selecteer Volgende.
-
Onder Stap 1: Selecteer voorwaarde(n), selecteer het Waar mijn naam in het Aan-vak staat.
De automatische antwoordregel beantwoordt alle inkomende e-mail als u alle selectievakjes voor voorwaarden uitschakelt.
Image - Selecteer Volgende.
-
Onder Stap 1: Selecteer actie(s), selecteer het antwoord met een specifieke sjabloon checkbox.
Image -
Onder Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving (klik op een onderstreepte waarde), selecteer de een specifieke sjabloon link.
Image -
Selecteer de Look In vervolgkeuzepijl en selecteer vervolgens Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
Image -
Markeer de sjabloon die je hebt gemaakt.
Image - Selecteer Open.
- In het Rules Wizard dialoogvenster, selecteer Next.
-
Onder Stap 1: Selecteer uitzondering(en), selecteer de behalve als het een automatisch antwoord is checkbox.
Image - Selecteer Volgende.
- Typ onder Stap 1: Geef een naam op voor deze regel, typ een naam voor uw automatische antwoordregel.
-
Vink onder Stap 2: Regelopties instellen het selectievakje Deze regel inschakelen aan als u de automatische beantwoorder wilt activeren. Als u niet wilt dat het automatische antwoord nu actief is, schakelt u het selectievakje uit.
Als je meerdere e-mailaccounts hebt waarin je deze automatische beantwoorder wilt gebruiken, selecteer dan het Maak deze regel voor alle accounts checkbox.
- Selecteer Voltooien.
- In het Regels en waarschuwingen dialoogvenster, selecteer OK.
Outlook stuurt een automatisch antwoord naar het adres van elke e-mail die eenmaal per sessie is ontvangen; een tweede automatisch antwoord wordt verzonden nadat Outlook is gesloten en opnieuw is geopend.
Automatische antwoorden in- en uitschakelen voor IMAP- en POP-e-mailaccounts
Schakel voor IMAP- en POP-e-mailaccounts de automatische responder in wanneer u deze nodig hebt. Ga naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren > E-mailregels, selecteer het selectievakje naast uw automatische antwoordregel en selecteer vervolgens OK.
Om de responder uit te schakelen, schakelt u het selectievakje uit en selecteert u OK.
Automatische antwoorden voor Microsoft Exchange-accounts
Als uw e-mailaccount een Microsoft Exchange-account is (u kunt een Outlook.com-account instellen als een Exchange-account in Outlook), kunt u een automatisch antwoord bij afwezigheid rechtstreeks op de server instellen. Volg deze stappen voor Outlook 2019, 2016 en Outlook voor Microsoft 365.
- Select File > Info.
-
Selecteer Automatische antwoorden.
Image -
Selecteer Stuur automatische antwoorden. Stel uw automatische antwoordbericht op in het tekstvak.
Als u een automatisch antwoord wilt uitschakelen, gaat u naar het dialoogvenster Automatische antwoorden en selecteert u Geen automatische antwoorden verzenden. Automatische antwoorden worden niet meer verzonden.
- Stel optioneel het tijdsbestek in waarin u wilt dat het automatische antwoord actief is. Schakel het selectievakje Alleen verzenden tijdens deze periode in. Stel vervolgens de Starttijd en Eindtijd in. Alleen berichten die binnen dit bereik worden ontvangen, worden automatisch beantwoord.
-
Als je binnen een bedrijf of organisatie werkt, heb je mogelijk extra opties voor je automatische antwoorden:
- Inside My Organization: dit bericht wordt verzonden naar berichten die zijn ontvangen van anderen binnen hetzelfde bedrijf of dezelfde organisatie als u.
- Buiten mijn organisatie: het bericht wordt verzonden naar mensen buiten uw organisatie. Selecteer het Automatisch beantwoorden aan mensen buiten mijn organisatie checkbox.
Er zijn veiligheidsrisico's verbonden aan automatische antwoorden.
- Selecteer OK.
Outlook Auto-Responder Tools en Add-Ins
Gebruik in plaats van handmatig een regel in Outlook in te stellen een invoegtoepassing zoals Mail Responder voor Outlook of tools zoals Email Responder (FreeBusy) of Auto Reply Manager. Deze tools zijn slim in het verzenden van alleen noodzakelijke out-of-office-antwoorden.
Om out-of-office-antwoorden centraler op een Exchange-server te houden (inclusief sjablonen met velden die zijn samengevoegd met Active Directory), kunt u Symprex Out-of-Office Manager proberen.
Automatische antwoorden inschakelen op Outlook.com
Automatische antwoorden inschakelen op Outlook.com is een eenvoudig proces. De functie biedt niet zoveel opties als Outlook-software, maar het is gemakkelijk te gebruiken.
-
Selecteer op de Outlook.com Mail-pagina Settings > Bekijk alle Outlook-instellingen.
Image -
Select Mail > Automatische antwoorden.
Image -
Schakel de Automatische antwoorden in in.
Als u automatische antwoorden wilt uitschakelen, schakelt u de Automatische antwoorden aan uit.
Image - Optioneel: Schakel het Reacties alleen gedurende een bepaalde periode in in. Specificeer de Starttijd en Eindtijd. Automatische antwoorden worden alleen tijdens deze periode verzonden.
-
Voer het bericht in dat u wilt verzenden terwijl automatische antwoorden zijn ingeschakeld.
Image - Selecteer optioneel het Stuur antwoorden alleen naar contacten om automatische antwoorden alleen naar de mensen en e-mailadressen in uw Outlook.com-contacten te sturen.
- Selecteer Opslaan.
