Als je grote hoeveelheden gegevens hebt, kan het overweldigend zijn als het niet correct is gesorteerd in je werkmap. Leer verschillende methoden om gegevens in Excel te sorteren om productiever te worden en om uw spreadsheets gemakkelijker te beheren te maken.
Instructies in dit artikel zijn van toepassing op Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel voor Microsoft 365, Excel Online en Excel voor Mac.
Selecteer de te sorteren gegevens
Voordat gegevens kunnen worden gesorteerd, moet Excel het exacte bereik weten dat moet worden gesorteerd. Excel selecteert gebieden met gerelateerde gegevens zolang de gegevens aan deze voorwaarden voldoen:
- Er zijn geen lege rijen of kolommen in een gebied met gerelateerde gegevens.
- Lege rijen en kolommen bevinden zich tussen gebieden met gerelateerde gegevens.
Excel bepa alt of het gegevensgebied veldnamen heeft en sluit de rij uit van de records die moeten worden gesorteerd. Excel toestaan om het te sorteren bereik te selecteren kan riskant zijn, vooral met grote hoeveelheden gegevens die moeilijk te controleren zijn.
Om er zeker van te zijn dat de juiste gegevens zijn geselecteerd, markeert u het bereik voordat u begint met sorteren. Als hetzelfde bereik herhaaldelijk wordt gesorteerd, is de beste aanpak om het een naam te geven.
Sorteersleutel en sorteervolgorde in Excel
Sorteren vereist het gebruik van een sorteersleutel en een sorteervolgorde. De sorteersleutel zijn de gegevens in de kolom of kolommen die u wilt sorteren en wordt geïdentificeerd door de kolomkop of veldnaam. In de onderstaande afbeelding zijn de mogelijke sorteersleutels Student-ID, Naam, Leeftijd, Programma en Maand gestart.
Sorteer gegevens snel
Als u snel wilt sorteren, selecteert u een enkele cel in de kolom met de sorteersleutel. Kies vervolgens hoe u de gegevens wilt sorteren. Hier is hoe:
- Selecteer een cel in de kolom met de sorteersleutel.
- Selecteer Home.
- Selecteer Sorteren en filteren om het vervolgkeuzemenu met sorteeropties te openen.
- Kies hoe u de gegevens wilt sorteren. Selecteer oplopende of aflopende volgorde.
Als u Sorteren en filteren gebruikt, veranderen de sorteervolgorde-opties in de vervolgkeuzelijst afhankelijk van het type gegevens in het geselecteerde bereik. Voor tekstgegevens zijn de opties Sorteer A naar Z en Sorteer Z naar A. Voor numerieke gegevens zijn de opties Sorteer kleinst naar grootst en Sorteer grootst naar kleinst.
Sorteer meerdere kolommen met gegevens in Excel
Naast het uitvoeren van een snelle sortering op basis van een enkele gegevenskolom, kunt u met de aangepaste sorteerfunctie van Excel op meerdere kolommen sorteren door meerdere sorteersleutels te definiëren. Bij sorteren met meerdere kolommen worden de sorteersleutels geïdentificeerd door de kolomkoppen in het dialoogvenster Sorteren te selecteren.
Net als bij snel sorteren, worden de sorteersleutels gedefinieerd door de kolomkoppen of veldnamen te identificeren in de tabel die de sorteersleutel bevat.
Sorteren op meerdere kolommen Voorbeeld
In het onderstaande voorbeeld zijn de gegevens in het bereik A2 tot E12 gesorteerd op twee gegevenskolommen. De gegevens worden eerst gesorteerd op naam en vervolgens op leeftijd.
Om meerdere kolommen met gegevens te sorteren:
- Markeer het cellenbereik dat moet worden gesorteerd. In dit voorbeeld zijn de cellen A2 tot E12 geselecteerd.
- Selecteer Home.
- Selecteer Sorteren en filteren om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Selecteer Aangepaste sortering om het dialoogvenster Sorteren te openen.
- Plaats een vinkje naast Mijn gegevens hebben kopteksten.
- Selecteer onder de kop Kolom de Sorteren op pijl omlaag en kies Naam in de vervolgkeuzelijst om eerst de gegevens te sorteren door de Naam kolom.
- Laat de instelling onder het kopje Sorteren op Cell Values. De sortering is gebaseerd op de feitelijke gegevens in de tabel.
- Selecteer onder de kop Volgorde de pijl omlaag en kies Z tot A om de naamgegevens in aflopende volgorde te sorteren.
- Selecteer Niveau toevoegen om een tweede sorteeroptie toe te voegen.
- Selecteer onder de kop Kolom de Vervolgens met de pijl omlaag en kies Leeftijd om records met dubbele namen te sorteren op de kolom Leeftijd.
- Kies onder de kop Bestelling Grootste naar Kleinste in de vervolgkeuzelijst om de leeftijdsgegevens in aflopende volgorde te sorteren.
- Selecteer OK om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens te sorteren.
Als resultaat van het definiëren van een tweede sorteersleutel, zoals weergegeven in het onderstaande voorbeeld, worden de twee records met identieke waarden voor het veld Naam in aflopende volgorde gesorteerd met behulp van het veld Leeftijd. Dit resulteert in het record voor de student Wilson J., 21 jaar, voor het record voor Wilson P., 19 jaar.
De eerste rij: kolomkoppen of gegevens
Het gegevensbereik dat in het bovenstaande voorbeeld voor sortering is geselecteerd, omvatte de kolomkoppen boven de eerste rij gegevens. Deze rij bevat gegevens die verschillen van de gegevens in de volgende rijen. Excel heeft vastgesteld dat de eerste rij de kolomkoppen bevat en heeft de beschikbare opties in het dialoogvenster Sorteren aangepast om deze op te nemen.
Excel gebruikt opmaak om te bepalen of een rij kolomkoppen bevat. In het bovenstaande voorbeeld hebben de kolomkoppen een ander lettertype dan de gegevens in de rest van de rijen.
Als de eerste rij geen koppen bevat, gebruikt Excel de kolomletter (zoals Kolom D of Kolom E) als keuzes in de Kolomoptie van het dialoogvenster Sorteren.
Excel gebruikt dit verschil om te bepalen of de eerste rij een koprij is. Als Excel een fout maakt, bevat het dialoogvenster Sorteren een selectievakje Mijn gegevens hebben kopteksten dat deze automatische selectie overschrijft.
Sorteer gegevens op datum of tijd in Excel
Naast het alfabetisch sorteren van tekstgegevens of getallen van groot naar klein, omvatten de sorteeropties van Excel het sorteren van datumwaarden. Beschikbare sorteervolgorden die beschikbaar zijn voor datums zijn:
- Oplopende volgorde: van oud naar nieuw.
- Aflopende volgorde: Nieuwste naar oudste.
Snel sorteren versus sorteren dialoogvenster
Datums en tijden die zijn opgemaakt als getalgegevens, zoals geleende datum in het bovenstaande voorbeeld, gebruiken de snelle sorteermethode om op een enkele kolom te sorteren. Voor sorteringen waarbij meerdere kolommen met datums of tijden betrokken zijn, gebruikt u het dialoogvenster Sorteren op dezelfde manier als het sorteren van meerdere kolommen met nummer- of tekstgegevens.
Sorteren op datum Voorbeeld
Snel sorteren op datum in oplopende volgorde, van oudste naar nieuwste:
- Markeer het cellenbereik dat moet worden gesorteerd. Om het bovenstaande voorbeeld te volgen, markeert u de cellen G2 tot K7.
- Selecteer Home.
- Selecteer Sorteren en filteren om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Selecteer Aangepaste sortering om het dialoogvenster Sorteren te openen.
- Selecteer onder de kop Kolom de Sorteren op pijl omlaag en kies Borrowed om de gegevens eerst te sorteren op de geleende datum.
- Kies onder de kop Sorteren op Cell Values. De sortering is gebaseerd op de feitelijke gegevens in de tabel.
- Kies onder de kop Sorteervolgorde Oudste naar nieuwste in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer OK in het dialoogvenster om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens te sorteren.
Als de resultaten van het sorteren op datum niet naar verwachting zijn, kunnen de gegevens in de kolom met de sorteersleutel datums of tijden bevatten die zijn opgeslagen als tekstgegevens in plaats van als getallen (datums en tijden zijn alleen opgemaakte getalgegevens).
Gemengde gegevens en snelle sorteringen
Als bij gebruik van de snelle sorteermethode records met tekst- en cijfergegevens worden gemengd, sorteert Excel de cijfer- en tekstgegevens afzonderlijk door de records met tekstgegevens onder aan de gesorteerde lijst te plaatsen.
Excel kan ook de kolomkoppen in de sorteerresultaten opnemen, waardoor ze worden geïnterpreteerd als gewoon een nieuwe rij tekstgegevens in plaats van als de veldnamen voor de gegevenstabel.
Waarschuwing voor mogelijke sortering
Als het dialoogvenster Sorteren wordt gebruikt, zelfs voor sorteringen op één kolom, kan Excel een bericht weergeven dat u waarschuwt dat het gegevens heeft aangetroffen die als tekst zijn opgeslagen en u de keuze geeft om:
- Sorteer alles dat op een getal lijkt, als een getal.
- Sorteer nummers en nummers die afzonderlijk als tekst zijn opgeslagen.
Als u de eerste optie kiest, probeert Excel de tekstgegevens op de juiste locatie van de sorteerresultaten te plaatsen. Kies de tweede optie en Excel plaatst de records met tekstgegevens onderaan de sorteerresultaten, net als bij snel sorteren.
Sorteer gegevens op dagen van de week of op maanden in Excel
Je kunt gegevens ook sorteren op dagen van de week of op maanden van het jaar met behulp van dezelfde ingebouwde aangepaste lijst die Excel gebruikt om dagen of maanden toe te voegen aan een werkblad met behulp van de vulgreep. Deze lijsten maken het mogelijk om chronologisch op dagen of maanden te sorteren in plaats van in alfabetische volgorde.
Net als bij andere sorteeropties, kunnen sorteerwaarden op een aangepaste lijst worden weergegeven in oplopende (zondag tot zaterdag of januari tot december) of aflopende volgorde (zaterdag tot zondag of december tot januari).
In de bovenstaande afbeelding zijn de volgende stappen gevolgd om het gegevensmonster in het bereik A2 tot E12 te sorteren op maanden van het jaar:
- Markeer het bereik van de te sorteren cellen.
- Selecteer Home.
- Selecteer Sorteren en filteren om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Selecteer Aangepaste sortering om het dialoogvenster Sorteren te openen.
- Kies onder de kop Kolom Month Start in de vervolgkeuzelijst om de gegevens op maanden van het jaar te sorteren.
- Selecteer onder de kop Sorteren op Cell Values. De sortering is gebaseerd op de feitelijke gegevens in de tabel.
- Selecteer onder de kop Bestelling de pijl omlaag naast de standaard A tot Z-optie om het vervolgkeuzemenu te openen.
- Kies Aangepaste lijst om het dialoogvenster Aangepaste lijsten te openen.
- Selecteer in het linkervenster van het dialoogvenster Januari, Februari, Maart, April.
- Selecteer OK om de selectie te bevestigen en terug te keren naar het dialoogvenster Sorteren.
- De gekozen lijst (januari, februari, maart, april) wordt weergegeven onder de kop Bestelling.
- Selecteer OK om het dialoogvenster te sluiten en de gegevens te sorteren op maanden van het jaar.
Standaard worden aangepaste lijsten alleen in oplopende volgorde weergegeven in het dialoogvenster Aangepaste lijsten. Gegevens in aflopende volgorde sorteren met behulp van een aangepaste lijst nadat u de gewenste lijst hebt geselecteerd, zodat deze wordt weergegeven onder de kop Volgorde in het dialoogvenster Sorteren:
- Selecteer de pijl omlaag naast de weergegeven lijst, zoals januari, februari, maart, april om het vervolgkeuzemenu te openen.
- Selecteer in het menu de optie voor de aangepaste lijst die in aflopende volgorde wordt weergegeven, zoals december, november, oktober, september.
- Klik op OK om de gegevens in aflopende volgorde te sorteren met behulp van de aangepaste lijst.
Sorteren op rijen om kolommen in Excel opnieuw te ordenen
Zoals getoond met de vorige sorteeropties, worden gegevens normaal gesproken gesorteerd met behulp van kolomkoppen of veldnamen. Het resultaat is het opnieuw ordenen van hele rijen of records met gegevens. Een minder bekende en daarom minder gebruikte sorteeroptie in Excel is om op rij te sorteren, wat tot gevolg heeft dat de volgorde van kolommen van links naar rechts in een werkblad wordt gewijzigd.
Een reden om op rij te sorteren is om de kolomvolgorde tussen verschillende gegevenstabellen te matchen. Met de kolommen in dezelfde volgorde van links naar rechts, is het gemakkelijker om records te vergelijken of om gegevens tussen de tabellen te kopiëren en te verplaatsen.
Pas de kolomvolgorde aan
Heel zelden is het echter een eenvoudige taak om de kolommen in de juiste volgorde te krijgen vanwege de beperkingen van de oplopende en aflopende sorteervolgorde-opties voor waarden. Meestal is het nodig om een aangepaste sorteervolgorde te gebruiken, en Excel bevat opties voor het sorteren op cel- of letterkleur of op pictogrammen voor voorwaardelijke opmaak.
De eenvoudigste manier om Excel de volgorde van kolommen te vertellen, is door een rij boven of onder de gegevenstabel toe te voegen met getallen die de volgorde van kolommen van links naar rechts aangeven. Sorteren op rijen wordt dan een kwestie van het sorteren van de kolommen van klein naar groot op de rij die de getallen bevat.
Zodra het sorteren is voltooid, kan de toegevoegde rij getallen gemakkelijk worden verwijderd.
Sorteren op rij Voorbeeld
In het gegevensvoorbeeld dat voor deze serie over Excel-sorteeropties wordt gebruikt, staat de kolom Student-ID altijd eerst aan de linkerkant, gevolgd door Naam en dan Leeftijd.
In dit geval, zoals weergegeven in de afbeelding hierboven, zijn er nummers toegevoegd aan de kolommen om het werkblad voor te bereiden om de kolommen opnieuw te ordenen, zodat de kolom Programma eerst aan de linkerkant staat, gevolgd door Maand Start, Naam, Leeftijd, en student-ID.
Zo wijzigt u de kolomvolgorde:
- Voeg een lege rij in boven de rij met de veldnamen.
- Voer in deze nieuwe rij de volgende nummers van links naar rechts in, beginnend in kolom A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Markeer het bereik dat moet worden gesorteerd. Markeer in dit voorbeeld A2 tot E13.
- Selecteer Home.
- Selecteer Sorteren en filteren om de vervolgkeuzelijst te openen.
- Selecteer Aangepaste sortering om het dialoogvenster Sorteren te openen.
- Selecteer Options om het dialoogvenster Sorteeropties te openen.
- Selecteer in het gedeelte Oriëntatie Sorteer van links naar rechts om de volgorde van kolommen van links naar rechts in het werkblad te sorteren.
- Selecteer OK om het dialoogvenster Sorteeropties te sluiten.
- Met de wijziging in Oriëntatie verandert de kolomkop in het dialoogvenster Sorteren in Rij.
- Selecteer de Sorteren op pijl-omlaag en kies Rij 2. Dit is de rij met de aangepaste nummers.
- Kies onder de kop Sorteren op Cell Values.
- Kies onder de kop Volgorde Kleinste tot grootste in de vervolgkeuzelijst om de getallen in rij 2 in oplopende volgorde te sorteren.
- Selecteer OK om het dialoogvenster te sluiten en sorteer de kolommen van links naar rechts op de cijfers in rij 2.
- De volgorde van de kolommen begint met Programma gevolgd door Maandstart, Naam, Leeftijd en Student-ID.
Gebruik de aangepaste sorteeropties van Excel om kolommen opnieuw te ordenen
Hoewel aangepaste sorteringen beschikbaar zijn in het dialoogvenster Sorteren in Excel, zijn deze opties niet gemakkelijk te gebruiken als het gaat om het opnieuw ordenen van kolommen in een werkblad. Opties voor het maken van een aangepaste sorteervolgorde die beschikbaar zijn in het dialoogvenster Sorteren zijn om de gegevens te sorteren op celkleur, letterkleur en pictogram.
Tenzij op elke kolom al een unieke opmaak is toegepast, zoals verschillende lettertypen of celkleuren, moet die opmaak worden toegevoegd aan afzonderlijke cellen in dezelfde rij om elke kolom opnieuw te ordenen.
Als u bijvoorbeeld de lettertypekleur wilt gebruiken om de kolommen opnieuw te ordenen:
- Selecteer elke veldnaam en wijzig de letterkleur voor elk. Wijzig bijvoorbeeld Programma in rood, Maandstart in groen, Naam in blauw, Leeftijd in oranje en Student-ID in paars.
- Selecteer in het dialoogvenster Sorteren Sorteren op en kies Rij 2.
- Kies onder de kop Sorteren op Lettertypekleur.
- Stel onder de kop Bestelling handmatig de volgorde van de veldnamen in om overeen te komen met de gewenste kolomvolgorde.
- Stel na het sorteren de letterkleur voor elke veldnaam opnieuw in.
