Wat te weten
- Voer gegevens in de cellen in kolommen en rijen in om een basisdatabase te maken.
- Als u koppen gebruikt, voert u deze in de eerste cel van elke kolom in.
- Laat geen rijen leeg in de database.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een database maakt in Excel voor Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel voor Mac, Excel voor Android en Excel Online.
Voer de gegevens in
Het basisformaat voor het opslaan van gegevens in een Excel-database is een tabel. Nadat een tabel is gemaakt, gebruikt u de gegevenshulpmiddelen van Excel om records in de database te zoeken, sorteren en filteren om specifieke informatie te vinden.
Om deze tutorial te volgen, voert u de gegevens in zoals weergegeven in de afbeelding hierboven.
Voer snel de student-ID's in
- Typ de eerste twee ID's, ST348-245 en ST348-246, in de cellen A5en A6, respectievelijk.
- Markeer de twee ID's om ze te selecteren.
- Sleep de vulgreep naar cel A13.
De rest van de student-ID's zijn correct ingevoerd in de cellen A6 tot A13.
Gegevens correct invoeren
Bij het invoeren van de gegevens is het belangrijk ervoor te zorgen dat deze correct worden ingevoerd. Behalve rij 2 tussen de spreadsheettitel en de kolomkoppen, laat u geen andere lege rijen achter bij het invoeren van uw gegevens. Zorg er ook voor dat u geen lege cellen achterlaat.
Gegevensfouten veroorzaakt door onjuiste gegevensinvoer zijn de bron van veel problemen met betrekking tot gegevensbeheer. Als de gegevens aanvankelijk correct zijn ingevoerd, is de kans groter dat het programma u de gewenste resultaten teruggeeft.
Rijen zijn records
Elke rij met gegevens in een database staat bekend als een record. Houd bij het invoeren van records rekening met deze richtlijnen:
- Laat geen lege rijen in de tabel. Dit houdt in dat er geen lege rij tussen de kolomkoppen en de eerste rij met gegevens wordt gelaten.
- Een record mag gegevens over slechts één specifiek item bevatten.
- Een record moet ook alle gegevens in de database over dat item bevatten. Er mag geen informatie over een item in meer dan één rij staan.
Kolommen zijn velden
Terwijl rijen in een Excel-database records worden genoemd, staan de kolommen bekend als velden. Elke kolom heeft een kop nodig om de gegevens te identificeren die erin staan. Deze koppen worden veldnamen genoemd.
- Veldnamen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de gegevens voor elk record in dezelfde volgorde worden ingevoerd.
- Gegevens in een kolom moeten in hetzelfde formaat worden ingevoerd. Als je cijfers begint in te voeren als cijfers (zoals 10 of 20), ga dan zo door. Verander niet halverwege en begin getallen in te voeren als woorden (zoals tien of twintig). Wees consistent.
- De tabel mag geen lege kolommen bevatten.
Maak de tabel
Zodra de gegevens zijn ingevoerd, kunnen deze worden omgezet in een tabel. Om gegevens naar een tabel te converteren:
- Markeer de cellen A3 tot E13 in het werkblad.
- Selecteer de Home tab.
- Selecteer Format as Table om het vervolgkeuzemenu te openen.
- Kies de blauwe Table Style Medium 9 optie om het dialoogvenster Format as Table te openen.
- Terwijl het dialoogvenster open is, zijn de cellen A3 tot E13 op het werkblad omgeven door een stippellijn.
- Als de stippellijn het juiste celbereik omringt, selecteert u OK in het dialoogvenster Opmaken als tabel.
- Als de stippellijn niet het juiste celbereik omringt, markeert u het juiste bereik in het werkblad en selecteert u OK in het dialoogvenster Opmaken als tabel.
Vervolgkeuzepijlen worden toegevoegd naast elke veldnaam en de tabelrijen zijn opgemaakt in afwisselend licht- en donkerblauw.
Gebruik de databasetools
Zodra u de database hebt gemaakt, gebruikt u de hulpmiddelen onder de vervolgkeuzepijlen naast elke veldnaam om uw gegevens te sorteren of te filteren.
Gegevens sorteren
- Selecteer de vervolgkeuzepijl naast het veld Achternaam.
- Selecteer Sorteer A tot Z om de database alfabetisch te sorteren.
- Eenmaal gesorteerd, is Graham J. het eerste record in de tabel en is Wilson R het laatste.
Gegevens filteren
- Selecteer de vervolgkeuzepijl naast het veld Programma.
- Selecteer het selectievakje naast Selecteer alles om alle selectievakjes te wissen.
- Selecteer het selectievakje naast Zakelijk om een vinkje aan het vakje toe te voegen.
- Selecteer OK.
- Slechts twee studenten, G. Thompson en F. Smith, zijn zichtbaar omdat zij de enige twee studenten zijn die zijn ingeschreven voor het bedrijfsprogramma.
- Als u alle records wilt weergeven, selecteert u de vervolgkeuzepijl naast het veld Programma en selecteert u Filter wissen uit " Programma."
Breid de database uit
Om extra records aan uw database toe te voegen:
- Plaats uw muisaanwijzer op de kleine stip in de rechterbenedenhoek van de tabel.
- De muisaanwijzer verandert in een tweekoppige pijl.
- Houd de rechtermuisknop ingedrukt en sleep de aanwijzer naar beneden om een lege rij toe te voegen aan de onderkant van de database.
-
Voeg de volgende gegevens toe aan deze nieuwe rij:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: Christopher
Cel C14: A.
Cel D14: 22
Cel E14: Wetenschap
Voltooi de opmaak van de database
- Markeer cellen A1 tot E1 in het werkblad.
- Selecteer Home.
- Selecteer Samenvoegen en centreren om de titel te centreren.
- Selecteer Vulkleur om de vervolgkeuzelijst met vulkleuren te openen.
- Kies Blauw, Accent 1 uit de lijst om de achtergrondkleur in de cellen A1 tot E1 te wijzigen in donkerblauw.
- Selecteer Letterkleur om de vervolgkeuzelijst voor letterkleur te openen.
- Kies White uit de lijst om de tekstkleur in de cellen A1 tot E1 te wijzigen in wit.
- Markeer cellen A2 tot E2 in het werkblad.
- Selecteer Vulkleur om de vervolgkeuzelijst met vulkleuren te openen.
- Kies Blauw, Accent 1, Lichter 80 uit de lijst om de achtergrondkleur in cellen A2 tot E2 te wijzigen in lichtblauw.
- Markeer cellen A4 tot E14 in het werkblad.
- Selecteer Center om de tekst in de cellen A14 tot E14 te centreren.
Databasefuncties
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Waarbij D-functie een van de volgende is:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Type: Database
Databasefuncties zijn handig wanneer Google Spreadsheets wordt gebruikt om gestructureerde gegevens bij te houden, zoals een database. Elke databasefunctie, Dfunction, berekent de overeenkomstige functie op een subset van een celbereik dat als een databasetabel wordt beschouwd. Databasefuncties hebben drie argumenten:
- Database_arr is een bereik, een ingesloten array of een array die is gegenereerd door een array-expressie. Het is zo gestructureerd dat elke rij na rij 1 een databaserecord is en elke kolom een databaseveld. Rij 1 bevat de labels voor elk veld.
- Field_str|num geeft aan in welke kolom (veld) de te gemiddelde waarden staan. Dit kan worden uitgedrukt als de veldnaam (tekstreeks) of het kolomnummer, waarbij de meest linkse kolom wordt weergegeven als 1.
- Criteria_arr is een bereik, een ingesloten array of een array die is gegenereerd door een array-expressie. Het is zo gestructureerd dat de eerste rij de veldnaam(-namen) bevat waarop het criterium (de criteria) zal worden toegepast, en de volgende rijen de voorwaardelijke test(s).
De eerste rij in Criteria specificeert veldnamen. Elke andere rij in Criteria vertegenwoordigt een filter, een reeks beperkingen op de overeenkomstige velden. Beperkingen worden beschreven met behulp van Query-by-Example-notatie en bevatten een waarde die overeenkomt of een vergelijkingsoperator gevolgd door een vergelijkingswaarde. Voorbeelden van beperkingen zijn: "Chocolade", "42", ">=42" en "42". Een lege cel betekent geen beperking op het corresponderende veld.
Een filter komt overeen met een databaserij als aan alle filterbeperkingen (de beperkingen in de filterrij) is voldaan. Een databaserij (een record) voldoet aan de criteria als er ten minste één filter mee overeenkomt. Een veldnaam kan meerdere keren voorkomen in het bereik van criteria om meerdere beperkingen toe te staan die tegelijkertijd van toepassing zijn (bijvoorbeeld temperatuur >=65 en temperatuur <=82).
DGET is de enige databasefunctie die geen waarden verzamelt. DGET retourneert de waarde van het veld gespecificeerd in het tweede argument (vergelijkbaar met een VERT. ZOEKEN) alleen wanneer precies één record overeenkomt met Criteria; anders wordt een fout geretourneerd die aangeeft dat er geen of meerdere overeenkomsten zijn.
